Когда следует использовать Microsoft Access

Используйте Microsoft Access, если:

• Для хранения данных требуется реляционная база данных (несколько таблиц).

• В будущем может потребоваться добавить новые таблицы в первоначальный набор простых (нереляционных) данных.

Например, если вы собираете такие сведения о клиентах, как имена, фамилии, адреса и номера телефонов, но в дальнейшем предполагаете включить в эти данные такую информацию, как сведения о заказах, рекомендуем создать проект в Microsoft Access.

• Имеется очень большой массив данных (тысячи записей).

Например, если вы работаете в крупной компании и хотите создать хранилище данных о персонале, используйте Microsoft Access.

• Среди данных преобладают длинные строки текста (а не числа или другие данные, описанные как числовые).

• Для получения и анализа требуемых данных используется несколько внешних баз данных.

Например, если вам приходится регулярно импортировать данные в базы данных Microsoft Access или экспортировать их оттуда, имеет смысл работать в Microsoft Access — это гарантирует максимальную совместимость.

• Необходимо иметь постоянный доступ к большой внешней базе данных, например созданной в Microsoft SQL Server.

• Требуется выполнять сложные запросы.

Например, предположим, что вы работаете в крупной компании, принимающей заказы от клиентов, и при внесении новых заказов в базу данных Microsoft Access необходимо искать имена клиентов в базе данных SQL Server. Можно установить подключение к базе данных SQL Server из режима таблицы Microsoft Access. При добавлении или поиске имени клиента происходит обращение к базе данных SQL Server, но только что полученные сведения о новом заказе хранятся локально в таблицах Microsoft Access.

• С базой данных работает много пользователей, и требуются надежные средства обновления данных.

Например, технически подготовленные пользователи могут пользоваться страницами доступа к данным Microsoft Access, а остальным будет достаточно форм с более дружественным интерфейсом.

Когда следует использовать Microsoft Excel

Используйте Microsoft Excel, если:

• Данные представлены в простой, нереляционной форме (не требуется реляционная база данных с несколькими таблицами).

В первую очередь это относится к данным преимущественно числового типа, например к содержимому финансового бюджета за текущий год.

• Данные в основном используются в расчетах и статистических сравнениях — например при анализе бюджетных затрат организации.

• Объем данных не слишком велик (не более 15 000 строк).

Защита данных в программах Microsoft Access и Microsoft Excel

Независимо от используемой программы, важно обеспечить защиту данных. Воспользуйтесь следующими советами.

• При каждом обновлении данных создавайте резервную копию файла.

• Не допускайте наличия пустых ячеек в строках и столбцах, содержащих данные.

• По возможности всегда скрывайте важные данные от просмотра с помощью средства скрытия/отображения данных.

• Примите необходимые меры по контролю доступа пользователей для защиты данных. К таким мерам безопасности относятся:

  • Шифрование

  • Доступ по паролю

  • Разрешения уровня пользователя

  • Цифровые подписи

  • Полномочия доступа только для чтения

Более подробные сведения о защите данных можно найти в справке каждой из этих программ.

16. Применение форм и разработка отчетов в Microsoft Access.

17. Запросы, виды запросов. Создание запросов в Microsoft Access.

18. Проектирование структуры базы данных. Типы данных и свойства полей СУБД.

19. Пакет подготовки презентаций Power Point. Режимы работы. Разметка и демонстрация слайдов.

20. Понятие макрокоманды (макроса). Создание и запуск макрокоманд в приложениях MS Office.

21. Работа с Microsoft Excel как с базой данных.