19. Ms Office Project Professional в управлении проектами

Microsoft Office Project Professional— это настольная система для планирования и управления корпоративными проектами, используемая в сочетании с Microsoft Office Project Server и Microsoft Office Project Web Access.

Приложение Project Professional предоставляет мощные возможности для управления портфелем проектов, проектами и ресурсами в рамках организации, при подключении к серверу Project Server.

Microsoft Office Project Server обеспечивает поддержку функций управления корпоративными проектами и ресурсами, а также возможности совместной работы в рамках решения для корпоративного управления проектами. Пользователи подключаются к серверу Project Server через Project Professional или Project Web Access для получения и обновления проектных данных.

Microsoft Office Project Web Access — это технология, предоставляющая пользователям доступ к данным по проектам и ресурсам, хранящимся на сервере Project Server. Пользователи, которым необходим доступ к Project Server, но не требуются средства планирования Project Professional, пользуются компонентом Project Web Access через веб-обозреватель для просмотра и обновления данных.

Приложение Project Professional предназначено для руководителей проектов и линейных менеджеров, осуществляющих проектное планирование, назначающих исполнителей из центрального пула ресурсов для выполнения различных задач и сохраняющих необходимые данные на сервере Project Server, делая их доступными для других сотрудников.

Преимущества

Управление портфелем проектов в соответствии с корпоративной стратегией

Управление портфелем проектов — это непрерывный процесс отбора, приоритизации и инвестирования в проекты в соответствии с корпоративной стратегией.

Решение для управления корпоративными проектами предоставляет руководителям возможность выбирать проекты с максимальной отдачей, оптимизировать распределение ресурсов и видеть сводную картину по всему портфелю проектов, включая наборы ключевых показателей эффективности, отчеты и детализированный анализ.

Принятие обоснованных бизнес-решений на основе анализа портфеля проектов:

• Анализ портфеля проектов обеспечивает гибкий контроль над тем, в каком виде предоставляется и используется проектная информация.

• Просмотр сводных данных по проектам и ресурсам позволяет анализировать проекты по выбранным в компании показателям эффективности (отставание от расписания, превышение рамок бюджета).

• Изучение подробных сведений о проектах позволяет прогнозировать результаты принимаемых решений и отслеживать возможные проблемные зоны портфеля проектов.

Оценка рисков выполнения проектов на основе моделирования портфеля проектов:

• Моделирование портфеля проектов предоставляет качественную оценку риска выполнения выбранных проектов, с учетом загрузки имеющихся в организации ресурсов.

• При моделировании портфеля проектов используется сценарий «что — если», позволяющий оценить возможность добавления проектов в портфель и воздействие производимых изменений на расписание работ и загрузку используемых ресурсов.

Управление проектами и ресурсами

Управление планированием и контроль исполнения поставленных задач позволяет достигнуть четкого определения приоритетов и согласованности в работе, обеспечивая успешную реализацию проектов в рамках бюджета и графика.

Планирование и контроль выполнения проектных работ

• Удобные инструменты для календарного планирования, отслеживания хода выполнения работ, бюджетирования проекта и ведения отчетности обеспечивают высокую производительность и централизованное управление проектами.

Единая методология управления процессами в организации

• Выстраивание процессов управления проектами является ключевым моментом для качественного выполнения проектов.

• Организация может внедрять стандартные методологии проектного управления или адаптированные под специфику бизнеса процессы, используя Интерактивный консультант, интегрированный в клиентскую часть решения.

• Интерактивный консультант представляет собой легко настраиваемую пошаговую помощь в планировании, позволяющую новичкам и опытным менеджерам придерживаться единой методологии управления процессами.

Удобное ведение отчетности

• Набор готовых шаблонов и удобные инструменты для создания отчетов обеспечивают своевременное предоставление руководству сведений о ходе выполнения проектов.

• Используя табели рабочего времени, сотрудники могут быстро вводить данные о ходе выполнения задач, сохранять их, и, в соответствии с регламентом, периодически высылать менеджеру.

• Менеджер централизованно просматривает полученные обновления и может принять их или отклонить.

Оптимизация ресурсов предприятия

Решение позволяет вести список всех ресурсов предприятия (сотрудников и оборудования), в котором учитывается, как тот или иной сотрудник задействован в проектах.

Централизованное управление ресурсами

• Централизация ресурсного планирования обеспечивает ведение комплексного учета занятости сотрудников в проектах.

Создание эффективных проектных команд

• Решение для корпоративного управления проектами обеспечивает оптимальное распределение ресурсов по проектным задачам в зависимости от требуемых навыков, доступности каждого из ресурсов и других поставленных критериев.

• Несколько вариантов назначения ресурсов на проекты:

• Используя стандартную функциональность решения для назначения ресурсов на проектные задачи «вручную» или автоматическое назначение ресурсов на задачи, которое удобно при создании нового проекта из шаблона.

• Назначение ресурсов на проект через веб-интерфейс, используя Microsoft Office Project Web Access, просматривая всю базу ресурсов и выбирая сотрудников с необходимыми навыками.

Анализ загрузки ресурсов

• Функциональность решения позволяет оценить загрузку конкретного ресурса, отдела и всех ресурсов в организации за определенный выбранный момент времени.

• Удобное графическое представление доступности ресурсов позволяет оценить возможности организации по соответствию текущим и будущим проектным требованиям.

Совместная работа над проектами

Решение для управления корпоративными проектами предоставляет проектной команде удобный инструментарий для полноценного участия в проекте и обмена информацией между участниками проекта.

Центр проектов

• Обеспечивает участникам проектных групп, руководителям и партнерам возможность удобного использования проектных данных, хранящихся на сервере Project Server 2003.

Своевременное определение и разрешение возникающих проблем

• Важной составляющей эффективного проектного управления является возможность своевременного определения и разрешения возникающих проблем.

• Интеграция Project Server со службами Microsoft Windows Share Point Services обеспечивает проектным командам возможность организовывать проектные порталы, на которых хранится документация по проекту, вопросы, возникающие в ходе работы, описание существующих рисков, отчеты.

• Для использования Windows Share Point Services необходим Windows Server.

Интеграция с корпоративными информационными системами

Для получения полноценной картины деятельности организации решение по управлению корпоративными проектами предусматривает возможность интеграции с имеющимися базами данных организации и бизнес-системами, такими как SAP, Siebel, 1C, используя стандарты XML и SOAP.