1. Наименование организации;

2. Вид документа;

3. Дата;

4. Номер;

5. Место составления;

6. Адресат;

7. Текст;

8. Подпись;

9. Отметка о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов, лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственно исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, список учреждений-адресатов и номеров телефонов прилагается.

Акт - это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Разновидности актов определяются их содержанием и назначением:

1. сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов),

2. обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности),

3. испытаний (образцов, систем, технологий),

4. приема-сдачи (материальных ценностей, документов),

5. приема-передачи (дел),

6. ревизии, инвентаризации,

7. расследования аварий, несчастных случаев,

8. ликвидации организации и т. д.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально назначаемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации, новой деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Акт составляется несколькими лицами с целью объективного фиксирования фактов или определенной ситуации (авария, хищения и т. п.). Однако возможно составление акта и одним, но специально уполномоченным лицом (ревизор, инспектор).

Акты готовятся по результатам ревизий при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, сдаче документов на уничтожение и т. д. В некоторых случаях акты подлежат утверждению вышестоящими организациями.

Характерной особенностью текстов актов является то, что акты содержат выводы и предложения по фиксируемому факту. В них указываются документы, определяющие полномочия лиц-составителей. Число экземпляров акта определяется нормативными документами или практической необходимостью.

Лицо, имеющее замечания по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мнение на отдельном листе-приложении. Небольшое по объему замечание можно поместить ниже подписей лиц, составивших акт.

В том случае, если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме, с указанием сроков исполнения предписываемых действий, акт представляется руководителю для визирования.

Акт является основанием для издания администрацией предприятия соответствующих распорядительных документов.

После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

Акт содержит следующие реквизиты:

1. Реквизиты штампа общего бланка;

2. Код предприятия по ОКПО;

3. Код формы документа по ОКУД;

4. Наименование организации;

5. Наименование вида документа;

6. Дата;

7. Номер;

8. Место составления или издания;

9. Гриф утверждения

10. Заголовок к тексту;

11. Текст;

12. Отметка о наличии приложения (если оно имеется);

13. Подписи;

14. Отметка о визировании;

15. Отметка о контроле;

16. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии: председатель, члены комиссии.

Текст акта, как правило, состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата, или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка, или событие, факт, послужившие основание для составления акта. Далее перечисляется состав комиссии: председатель (должность, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы) в алфавитном порядке. Также указываются и те лица, которые не являются членами комиссии, но присутствовавшие при проведении проверки.

Если акт составлен комиссией, то вместо слова «присутствовали» указывают председателя комиссии, затем членов комиссии, их должности, инициалы и фамилии. Фамилии членов комиссии указывают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами и пишут через 1,5 интервала.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты, даются предложения по устранению выявленных недостатков.

Текст акта излагается от третьего лица единственного числа (комиссия установила и т.д.)

Как правило, акт составляют в трех экземплярах; первый направляется в вышестоящие организации, второй - руководителю организации, а третий подшивается в дело.

Доверенность - это документ, признающий письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность является односторонней сделкой.

Доверенность содержит следующие реквизиты:

1. наименование документа;

2. место и дата выдачи;

3. полное наименование доверителя и поверенного;

4. содержание полномочий;

5. подпись доверителя;

6. отметка о заверении.

В зависимости от того, какие действия должны будут совершаться по доверенности, законодательство устанавливает две формы - простую письменную (на получение заработной платы, вкладов граждан в банках, вознаграждений авторов и изобретателей) и нотариальную (военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении; лиц, находящихся в местах лишения свободы и т.д.).

Справки отражают основную (производственную) деятельность организации или подтверждают сведения о ее работниках.

Справка служебного характера содержит следующие реквизиты: