Контрольные вопросы

1. Каков порядок использования и оформления герба и эмблемы на бланках документов?

1. Изложите требования, предъявляемые к оформлению реквизита "Наименование организации".

2. Что может быть включено в состав справочных данных организации?

4. Что собой представляет регистрационный номер документа и каков порядок его оформления?

4. Каковы возможный состав реквизита "Адресат" и требования к его оформлению?

4. Опишите варианты утверждения документа и требования к оформлению соответствующего реквизита.

5. Каковы назначение реквизита "Резолюция" и порядок его оформления?

6. Как оформить реквизит "Заголовок к тексту"?

7. Каковы общие требования к оформлению текста документов и порядок использования языков в официальном делопроизводстве России?

10. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита "Отметка о наличии приложения"?

10. Что входит в состав реквизита "Подпись" и каков порядок его оформления?

10. Каковы требования к оформлению реквизитов "Гриф согласования документа" и "Визы согласования документа"?

11. Каковы назначение реквизита "Печать" и требования к простановке печати на документах?

12. Изложите требования к оформлению реквизитов, размещаемых на служебном поле ОРД.

Задания для самостоятельной работы

1. Оцените критически оформление реквизитов на бланке (бланках) для писем вашего учебного заведения, а также двух-трех организационно-распорядительных документов других предприятий и организаций, на соответствие требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

1. Спроектируйте бланки для писем и приказов с угловым и продольным расположением постоянных реквизитов для вашего учебного заведения.

2. Спроектируйте угловой бланк для писем любой организации по данным, предложенным преподавателем.

2.2. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Бланк документа - это лист бумаги стандартного формата А4 или А5 (реже - A3) с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на его составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. Бланк придает информации официальный характер.

При работе с официальным документом воспринимается в первую очередь содержащаяся в нем информация, однако внешний вид документа тоже не остается без внимания. По внешним признакам (качество бумаги, использование цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов, композиция бланка) складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности. Разрабатывая бланк, необходимо стремиться к созданию благоприятного впечатления от организации. Документы на хорошо оформленных бланках являются составной частью имиджа организации, его своеобразной визитной карточкой.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков: общий бланк (рис. 2); бланк письма (рис. 3 и 4), бланк конкретного вида документа, кроме письма (рис. 5).

Общий бланк используется для изготовления любых документов, кроме письма. Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08,09,14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

ГОСТ предусматривает два варианта расположения реквизитов бланка: продольный и угловой. При продольном варианте все реквизиты бланка располагают вдоль и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73 х 88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Для изготовления бланков используют форматы бумаги А4 (210 х х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм); допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327-60.

Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объем; использовать для таких документов бланки формата А4 нерационально.

Допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации. Распечатка бланков с компьютера очень экономична для небольших организаций, но не защищает от подделок. Типографские бланки в этом смысле более надежны. Кроме того, для защиты бланков от недобросовестного использования некоторые организации заказывают в типографиях нумерованные бланки и ведут тщательный учет их расходования. С этой же целью государственные и муниципальные учреждения используют для разных видов документов бланки разных цветов.

Бланки документов проектируют в соответствии со схемами расположения реквизитов документов, приведенных в приложении А к стандарту (ГОСТ Р 6.30-2003). В схемах сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные.

По рекомендациям Государственного стандарта бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета.

При печати бланков рекомендуется использование типографских шрифтов от 6 до 16 кегля.

Реквизит «Наименование организации» допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от «длины» (т.е. от количества знаков в наименовании организации-автора).

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке по нескольким адресам, то на бланке создают каждый экземпляр документа.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее (мм):

20 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

В ряде организаций инструкциями и правилами, регламентирующими оформление документов, были установлены размеры полей больше чем требовал стандарт.

2.3. ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТНЫХ УСТРОЙСТВ

Подготовка документов в настоящее время чаще всего ведется на компьютере, который стал основным средством составления и редактирования документов.

Использование компьютера позволяет сократить время по сбору необходимых данных, исключить многократную перепечатку в процессе подготовки документа и поднять культуру оформления документа.

В организациях должны использоваться унифицированные формы документов, которые разрабатываются в соответствии с нормативными документами. Если создаются документы, для которых нет утвержденных форм, в организации могут быть разработаны свои трафаретные тексты документов.

Набор трафаретных текстов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, и значит, облегчить восприятие документов. При создании трафаретного текста необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документов. В зависимости от назначения документа трафаретный текст создается на чистом листе бумаги (для внутренней документации) или на основе спроектированных бланков организации.

Как правило, трафаретный текст имеет заранее заданное оформление (форматирование, размер бумаги, поля, шрифты и т.п.) и другие заранее настроенные параметры оформления документа. При создании трафаретного текста необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документа.

В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются как на чистом листе бумаги (для внутренней документации), так и на базе спроектированных бланков организации, например:

Направляем справку (место для заголовка)

Приложение: на л. в . экз.

Начальник управления Г.Д. Петров

Трафаретные тексты могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить конкретную информацию. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения состава данных, но индивидуальны по содержанию.

В кадровой службе должны быть разработаны шаблоны приказов поличному составу, например, при составлении приказов о командировках, об изменении фамилии и т.д. Эти шаблоны выполняются на основе бланка приказа организации.

Использование заранее разработанных типовых и трафаретных текстов значительно ускоряет процесс составления документов и уменьшает количество возможных ошибок.

При создании формы документа рационально соблюдать определенную последовательность. Сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общие для письма, отдельных видов документов). А на их основе в свою очередь создаются формы конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и содержания документа будут повторяться во всех документах, создаваемых на основе общих форм.

При оформлении реквизитов необходимо знать:

• текст документа на бланках формата А4 печатается через полтора междустрочных интервала, на бланках формата А5 - через один междустрочный интервал; текст документа, подготавливаемого к типографскому исполнению, допускается печатать через два междустрочных интервала;

• реквизиты (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один междустрочный интервал. Остальные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 междустрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО [1,5]

Руководитель организации [1,5-2]

личная подпись Л.И.Петров

Дата

Реквизиты документа отделяются друг от друга двумя-тремя междустрочными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора:

0 - от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст документа» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;

1 - после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 - после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;

5 - после 40 печатных знаков для реквизита «Гриф утверждения»;

6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;

7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го и 5-го положений табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один междустрочный интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов «страница» («стр.») и знаков препинания.

Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р 1.5-2002 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению».

Указанный стандарт называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения:

Тематический заголовок (необязателен)

Головка	Заголовки граф
	Подзаголовки граф
						Строки (горизонтальные ряды)

Боковик Графы (колонки)

(графа для

заголовка)

Необходимо обратить внимание на то, что стандарт теперь рекомендует закрывать боковые части таблицы: «Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями». Таблицы в тексте (за исключением таблиц приложений) нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией. Таблица каждого приложения обозначается отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.

Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает его содержание. Он пишется над таблицей посередине с прописной буквы, после заголовка точка не ставится. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложении к основному документу.

Если строки или графы таблицы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы...» или «Окончание таблицы...», повторяют ее головку и боковик. При оформлении документа с помощью компьютера для размещения таблицы может быть задана альбомная ориентация на листе. Для этого надо выделить таблицу и создать ориентацию Альбомная в меню Параметры страницы, заложить Размер бумаги. При этом выделенная часть документа будет считаться отдельным разделом, и в начале и в конце выделения помещен маркер разрыва раздела. Чтобы избежать накладок в расположении всего документа, рекомендуется оформлять таблицы после создания всего документа. Следует обратить внимание на корректную нумерацию страниц и расположение колонтитулов.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной, если они имеют самостоятельное значение. Заголовки, подзаголовки граф указываются в единственном числе, в конце заголовков и подзаголовков таблиц точка не ставится.

При размещении таблицы на нескольких страницах вверху таблицы повторяются заголовки граф или, если графы пронумерованы, - номера граф. В этом случае головка таблицы копируется в колонтитул и автоматически повторяется на всех страницах раздела. Чтобы головка таблицы не выводилась на первой странице документа, в Параметрах страницы должна быть установлена опция «Различать колонтитулы первой страницы». Если таблица занимает несколько страниц в середине многостраничного документа, то для того чтобы колонтитул с головкой таблицы располагался только на страницах с таблицей, таблица должна располагаться в отдельном разделе документа. Для этого перед таблицей и после нее вставляется разрыв раздела на текущей странице (команда Разрыв в меню Вставка). Таким образом, головка таблицы будет располагаться только на тех страницах, где это необходимо.

ГОСТ не допускает включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед наименованием.

Перед числовыми значениями величин и обозначениями типов, марок, видов продукции порядковые номера не проставляют.

Персональный компьютер облегчает составление таблиц. При этом нумерация в таблице осуществляется автоматически с помощью установки функции Нумерованный список (команда Список меню Формат) или нажатием кнопки на панели инструментов Форматирование. При этом открывается дополнительное окно Нумерация в таблице. Чтобы каждая с ipo ка таблицы была пронумерована только один раз, необходимо <п мС I" I > опцию Только один номер в ячейке. В противном случае в ичейкпх i о/н р жащих несколько абзацев, все абзацы будут пронумерованы

При отсутствии данных в таблице ставится прочерк ( чип nipi > что позволяет оперативно пересчитывать данные при п imciiciiiiii ы* кого-либо показателя или при добавлении в таблицу новых ■ \\п» или ячеек. Созданную в MS Excel таблицу можно импортировать (вставить) в создаваемый документ Word, сохранив возможность обновления данных в документе в случае их изменения в исходной таблице.

Для лучшего сопоставления текстовой информации ее можно расположить в несколько столбцов таблицы с невидимыми ячейками. При необходимости такую таблицу можно преобразовать в обычный текст.

Значительно улучшает восприятие информации, прежде представленной в числовом выражении, ее оформление в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседаний коллегиальных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для восприятия в ходе публичных выступлений, то в документах, которые планируется проецировать на экран в ходе доклада или выступления, используются цветные диаграммы.

Порядок представления графического материала в документах определен ГОСТ Р 1.5-2002.

Диаграммы, таблицы, рисунки и другие элементы могут автоматически нумероваться (команда Название меню Вставка). Это позволяет осуществлять автоматическое изменение нумерации при добавлении нового элемента и вставлять в текст документа ссылки на соответствующие таблицы, диаграммы и другие элементы с автоматическим обновлением как номера элемента, так и номера страницы, на которой он находится.