Утверждено

приказом председателя

правления банка

от 01.04.2005 № 82

Гриф утверждения располагается в правой верхней части документа (на месте реквизита «адресат» в бланке письма).

Реквизит 17 - резолюция.

Резолюция - это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции. Следовательно, ее можно рассматривать как определенную разновидность управленческого решения, как распорядительный документ.

Текст резолюции в полном его варианте должен содержать следующие структурные части:

- кому поручается: должность, инициалы и фамилия исполнителя (безадресная резолюция считается неверно оформленной);

- что поручается: характер и порядок решения вопроса. Способ решения задачи выбирается в зависимости от должностного положения и квалификации исполнителя. Если исполнителю можно доверить самостоятельный выбор способа решения, то в резолюции можно его не указывать. Если самостоятельный выбор способа решения задачи самим исполнителем нежелателен, следует конкретизировать, что и как он должен делать;

- срок исполнения (сроки должны быть реальными);

- личная подпись руководителя и дата подписания. Пример оформления резолюции:

Менеджерам А.В. Зайцевой, П.С. Никитину

Прошу подготовить проект

соглашения с фирмой «ХИТЭК»

к 21.12.2005

Подпись

05.11.2005

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, ответственно за исполнение документа и организует работу других исполнителей.

Если же порядок исполнения документов уже известен и не требует никаких дополнительных указаний, то в резолюции может быть указан только исполнитель (или исполнители) и срок исполнения, например:

А.С. Черняеву

к 12.08.2005

Подпись

07.08.2005

Если срок исполнения документа является типовым или указан в тексте самого документа и, следовательно, не требуется его специальное указание в резолюции, то руководитель в резолюции может проставить только инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), подпись и дату, например:

А.Б. Веберу, А.А. Галкину

Подпись

03.12.2005

Наиболее типичная ошибка при оформлении резолюции - наличие самых общих указаний по исполнению документов (например: К исполнению; Рассмотрите; К руководству; Примите необходимые меры; Для ответа; Прошу переговорить и т.п.). Подобные резолюции, не несущие полезной информационной нагрузки, порождают многочисленные возвратные движения документа.

Реквизит «резолюция» проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах резолюция располагается между реквизитами «адресат» и «текст». Иногда резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к нему листке-поручении с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция.

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и служит основанием для постановки документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

Реквизит 18 - заголовок к тексту.

Заголовок, выступающий неотъемлемой частью документа, с максимальной полнотой раскрывает его содержание.

Реквизит «заголовок к тексту» значительно облегчает обработку документа: не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа и направить его на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля.

Он не должен превышать пяти строк длиной в 28 знаков. Допускается отсутствие заголовка на документах, оформленных на бумаге формата А5.

Заголовок размещается от левой границы правого поля документа.

Заголовок на бланках с продольным расположением реквизитов выравнивается по центру.

Заголовок составляется исполнителем документа. В конце заголовка точка не ставится.

В заголовке должна быть отражена самая главная информация. При его составлении нельзя допускать двоякого толкования. Если в тексте излагается несколько вопросов, то заголовок должен формулироваться обобщенно.

В документах большого объема при необходимости составляются подзаголовки. При формулировании заголовка нежелательно использовать конструкции со словом «вопросы» (например: Вопросы работы ревизионной комиссии) в тех случаях, когда можно более четко определить содержание документа. Более полным и точным в данном случае будет, например, заголовок: Об утверждении отчета ревизионной комиссии.

Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица, по поводу которого издается документ, без указания его должности и характера предписываемых действий (например: О Н.К. Петрове).

Заголовок согласуется с наименованием вида документа и отвечает на вопросы:

а) о чем? (о ком?) - предложный падеж: письмо о сроках поставки продукции; приказ об увольнении И.И. Иванова; акт о списании продукции;

б) чего? (кого?), чей? - родительный падеж: протокол общего собрания акционеров; правила техники безопасности; должностная инструкция кассира.

Перенесенный на регистрационную карточку заголовок определяет рубрику информационно-справочной картотеки и тем самым дает возможность находить и использовать документ в период его пребывания в учреждении.

Реквизит 19 «Отметка о Контроле»

Проставляется на документах, требующих исполнения и взятых на контроль, в виде буквы «К», слова «Контроль» или контрольной даты.

Отметка о контроле наносится в верхнем правом углу документа. Такое расположение реквизита экономит время секретаря, исполнителя и руководителя организации при работе с документами.

Может наноситься резиновым штемпелем или от руки красным, синим, зеленым карандашом.

Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе.

20 - Текст документа

Текст является основным реквизитом делового документа. Качество составления и оформления текста отражают уровень профессиональной подготовки составителя и управленческой культуры в организации.

Тексты документов пишутся на русском языке при направлении их:

а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

В других случаях в соответствии с законодательством Российской Федерации и ее субъектов документы могут составляться на государственных языках субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации (ГОСТ Р 1.5-2002 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению»).

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

Нормы и правила оформления названных структур (таблиц, анкет), а также структурных составляющих связного текста (датирование документов, сокращения слов и словосочетаний, написание чисел и физических величин, математических формул и др.) были изложены в главе 2. О стиле текста отдельных видов документов будет сказано в главе 5.

Реквизит 21 - отметка о наличии приложения.

Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в основном тексте документа.

Приложение является частью текста и оформляется после основного текста.

Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы, прямо от левого поля, всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие.

При наличии нескольких приложений их нумеруют. Под словом «Приложение» ничего не пишут, номера помещаются друг под другом.

Между названиями приложений делается 1,5 - 2 междустрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один междустрочный интервал.

Существует несколько вариантов оформления данного реквизита.

1. Если приложения упомянуты в тексте, то отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на ... л. в ... экз.

2. Если приложения в тексте не названы, их наименования указываются в отметке о приложении.

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 7 л. в 2 экз.

3. Если при направлении документа в несколько адресов приложение отсылается не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес посылаются приложения, например:

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.

4. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается, например:

Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в 3 экз.

5. Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа документа соответствующую отметку. При этом допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами (или Приложение), а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к приказу директора

института

от 15.06.2005 № 319

6. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: Заключение постоянной комиссии по здравоохранению от 25.04.2005 № 15 и приложение к нему, всего на 21 л. в 2 экз.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

7. Если к сопроводительному письму прилагается большое количество приложений, в самом письме их не перечисляют, а составляют на отдельном листе опись приложений по следующей форме:

ОПИСЬ

приложений к письму № _______________ от _________

Наименование документа Кол-во листов Кол-во экземпляров

1.

2.

3.

Секретарь Подпись И.О. Суханова

Дата

Реквизит 22 - подпись.

Подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Формой выражения законности документа и ответственности за его содержание является его освидетельствование. Главные способы освидетельствования - подпись, утверждение и приложение печати. Таким образом, с наличием необходимых подписей связывается наличие юридической силы документа.

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на копиях документов, остающихся в делах организации - автора документа.

Право подписания документов должностным лицам организации может быть предоставлено учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации, о делегировании полномочий; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.

Реквизит «подпись» представляет собой собственноручную подпись полномочного должностного лица. На различных видах документов ставится разное количество подписей. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом.

Документы информационно-аналитического характера (доклады, докладные записки, справки и т. п.), предоставляемые на имя руководителя организации, подписываются автором - составителем документа.

Во всех случаях подпись обязательно ставится на первом экземпляре документа. Для некоторых видов документов (например, для доверенности) требуется нотариальное освидетельствование подлинности подписи.

Реквизит располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложений.

В состав подписи входят:

- наименование должности подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);

- личная подпись;

- расшифровка подписи.

Необходимо помнить, что данный реквизит не включает дату, так как дата подписания документа проставляется на бланке рядом с регистрационным номером.

Расшифровка подписи оформляется без скобок и косых линий строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки в наименовании должности.

Инициалы располагаются перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается. В реквизите «подпись» допускается центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Можно привести следующие варианты оформления реквизита «подпись».

1. Документ оформлен на бланке организации:

Директор Подпись Н.И. Медведев

2. Документ оформлен на бланке должностного лица (должность этого лица не указывается):

Подпись З.Р. Кузнецов

3. Документ оформлен не на бланке:

Генеральный директор

ОАО «Лидер» Подпись Н.А. Федотов

4. Документ подготовлен несколькими организациями или предприятиями. В этом случае его подписывают соответственно их руководители. Подписи лиц с одинаковыми должностями располагают на одном уровне (подобное расположение характерно для совместных распоряжений, гражданско-правовых договоров, трудовых договоров и др.):

Начальник Начальник организационно-

управления делами контрольного управления

Подпись И.О. Осокин Подпись И.В. Федотов

5. В ответственных документах одной организации ставятся две подписи: например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям, ставится подпись главного бухгалтера предприятия (без его подписи денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению), а также директора предприятия.

Подписи ставятся одна под другой в той последовательности, которая соответствует занимаемой должности:

Директор предприятия Подпись А.В. Ковалев

Главный бухгалтер Подпись В.Л. Петрова

6. Документы коллегиальных органов (например, решения) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем:

Председатель Подпись Л.Ю. Морозова

Секретарь Подпись Г.З. Воронова

7. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Подписи членов комиссии располагают в алфавитном порядке:

Председатель комиссии Подпись Н.В.Куликов

Члены комиссии Подпись К.М. Артемьев

Подпись В.А. Матвеев

8. При оформлении документов с несколькими подписями (в частности, договоров купли-продажи, договоров на поставку продукции и др.) этот реквизит сопровождается рядом дополнительных сведений:

Юридические адреса сторон

Продавец: Покупатель:

Фирма «Энергия» Торговый дом «Модус»

ул. Лежена, 10 ул. Советская, 40

г. Москва, 344007 г. Москва, 344007

р/с 4070281060000000015 р/с 40702810100000000654

АКБ «Сигма» АКБ «Бетта»

Директор Подпись А.В. Жук Директор Подпись СЮ. Ковенко

МП МП

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

9. В случае отсутствия должностного лица, подпись которого требуется на документе с соответствующей записью, документ обычно подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, при этом обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ.

Косая черта перед указанием должности или предлог «за» являются ошибкой. Не допускается также подпись от руки «зам».

Перед наименованием должности можно написать от руки «И. о.» (исполняющий обязанности) и расписаться (если есть приказ об исполнении обязанностей директора, расшифровка подписи не переписывается; если такого приказа нет, то от руки пишется наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи подписывающего, напечатанные данные о руководителе организации остаются без изменений).

В ряде случаев возможно использование факсимиле при подписании документов. Организации самостоятельно определяют состав документов, на которых проставляется факсимиле. Как правило, это приглашения, извещения, справки и тому подобные документы, за безусловным исключением документов финансового характера. При совершении сделок использование факсимильного воспроизведения подписи, электронно-цифровой подписи допускается в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон.

В соответствии с требованиями Федерального закона от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» юридическая сила документа, передаваемого с помощью автоматизированных и телекоммуникационных систем, подтверждается электронной цифровой подписью (ЭЦП), которая признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдение установленного режима их использования.

ЭЦП - это криптографический механизм, позволяющий подтвердить авторство и подлинность электронного документа. По своей структуре ЭЦП представляет собой функцию, зависящую от двух аргументов: текста документа и секретного ключа. Секретный ключ служит для расшифровывания получаемых пользователем сообщений и должен быть известен только непосредственному владельцу. Его сохранность и недоступность для третьих лиц дают гарантию от подделки ЭЦП. Записанный на диске файл с секретным ключом должен быть защищен паролем и (по возможности) специальными аппаратными средствами. Желательно хранить ключ на диске, к которому нет доступа через компьютерную сеть (например, на гибком или локальном жестком диске). На основе секретного ключа создается открытый ключ, используемый для проверки подлинности подписи заверяющего.

Таким образом, по причине сложности привязки к нескольким факторам ЭЦП (в отличие от обычной подписи) теряет силу даже в случае незначительного изменения какой-либо ее части, поэтому ее невозможно подделать.

Правила пользования ЭЦП определяются Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Реквизиты 23 - Гриф согласования документа

Согласование документа используется для внешнего согласования проекта документа с заинтересованными организациями.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А. Г. Грязнова

23.04.2006

Зона для реквизита "Гриф согласования документа" размещается ниже реквизита "Подпись". Слово СОГЛАСОВАНО печатается без кавычек прописными буквами от границы левого поля. Непосредственно под ним печатается наименование должности, ниже - личная подпись с расшифровкой. Дата согласования указывается под личной подписью также от границы левого поля.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.2006 № 451-805

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

правления страховой

компании "Планета"

от 21.06.2006 № 10

Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне - слева и справа. При большем количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами.

В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться лист согласования. В этом случае на документе перед подписью, на месте реквизита "Отметка о наличии приложения", делается запись "Лист согласования прилагается". При этом на листе согласования в правом верхнем углу указывается, к какому документу этот лист относится.

Согласование документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими и общественными организациями, организациями государственного и ведомственного контроля, вышестоящими организациями. Согласование документа относится к так называемому внешнему согласованию.

24 - Визы согласования документа

Визирование документа является формой его внутреннего в пределах одной организации согласования.

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Внутреннее согласование документа проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Внутреннее согласование обычно оформляют визой. Она включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости - наименование должности визирующего, например:

Начальник

юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов

25.01.2006

Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему.

Виза ставится на документе непосредственно у границы левого поля документа ниже грифа согласования. Визируется документ исполнителем, ответственными должностными лицами, заместителем руководителя организации юристом. Состав должностных лиц, визирующих документ, устанавливается нормативными актами организации (положениями, инструкциями). Отказ от визирования не допускается.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического

отдела Личная подпись А. С. Орлов

25.01.2006

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

По образцу визы оформляется и отметка об ознакомлении с документом (ознакомительная виза).

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Если при визировании в проект документа вносятся существенные изменения, он после перепечатывания подлежит повторному визированию. Несущественные изменения редакционного характера повторного визирования документа не требуют.

В учреждении должен быть разработан перечень важнейших документов с указанием лиц, проставляющих необходимые для оформления документов визы. Такой перечень целесообразно дать в приложении к Инструкции по делопроизводству.

Реквизит 25 - оттиск печати.

Печать - вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или треугольной формы в целях засвидетельствования, удостоверения чего-либо. Печати подразделяются на следующие виды:

- гербовые;

- печати организаций и индивидуальных предпринимателей, не наделенных правом иметь гербовые печати;

- простые (печати с надписями «отдел кадров», «общий отдел», «для пакетов» и т.д.).

Гербовая печать является круглой по форме, в центре изображен Государственный герб РФ, по окружности указывается полное название учреждения.

Гербовая печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иным нормативным актом, например на трудовых книжках. Кроме того, применение гербовой печати необходимо:

- во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц;

- при установлении фактов, вызывающих получение или расходование денежных средств и материальных ценностей;

- на уставах, положениях организаций и предприятий;

- на доверенностях, договорах, удостоверениях.

Печать организации должна содержать наименование данной организации и указание на ее местонахождение. Так, общество с ограниченной ответственностью должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества.

Печать общества может включать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) на иностранном языке. Также общество вправе иметь штампы со своим фирменным наименованием (ст. 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

На печати любого юридического лица должны находиться в качестве обязательных следующие реквизиты: организационно-правовая форма (например, ООО), местонахождение, ОГРН, полное наименование.

Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать:

- фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя;

- указание на местонахождение;

- словосочетание «индивидуальный предприниматель»;

- регистрационный номер, указанный в свидетельстве о государственной регистрации;

- номер в Реестре печатей регистрационной палаты.

Простые печати бывают различной геометрической формы - круглые, прямоугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации, например: Секретариат; Для справок; Отдел кадров и т.д. Их используют для самых различных целей - от проставления на копиях документов до применения при опечатывании дверей, пакетов и пр. Для внутреннего делопроизводства пользователей могут изготавливаться и штампы - это вид печати прямоугольной формы.

Виды и порядок применения печатей и штампов устанавливаются в распорядительных документах организации, регламентах, инструкциях по делопроизводству, в них утверждаются списки документов, на которых проставляются гербовая и другие печати.

Большинство служебных документов не требует особого удостоверения печатью. Так, обычно не ставится печать на служебных письмах (кроме гарантийных, финансовых и международных писем).

Ряд документов для придания им юридической силы заверяется печатью обязательно:

- Печать проставляется на документах организационно-правового характера (положение, штатное расписание и др.);

- на документах, содержащих разрешение заниматься определенным видом деятельности (лицензия);

- на документах, удостоверяющих права отдельных лиц (доверенность);

- на документах, подтверждающих сведения личного характера (справка);

- на документах, оформляющих соглашение двух или нескольких лиц (договор);

- на документах, содержащих обязательства по выполнению определенных действий (гарантийное письмо);

- на документах, фиксирующих факты приема-передачи денежных средств и материальных ценностей (платежное поручение, акт), и др.

Печатью заверяют копии документов и выписки из документов, предназначенные для представления в другие организации. Все указанные виды документов, не заверенные печатью, не имеют юридической силы.

Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и хорошо читался. Форма документа может иметь пометку «Место для печати» или «МП». На финансовых документах печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать другие реквизиты (в противном случае проверка подлинности документа затрудняется).

В целях контроля за использованием и хранением печатей приказом руководителя организации должна быть назначена комиссия, которая не реже одного раза в год обязана проводить проверку наличия и правильности хранения печатей.

Реквизит 26 - отметка о заверении копии.

В некоторых случаях необходимо заверить не сам документ, а его копию или часть документа, называемую выпиской из документа.

Копия документа (или выписка из документа) полностью воспроизводит информацию подлинного документа и все его внешние признаки (или их часть). Копия (выписка) воспроизводится на бланке данного учреждения и заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику.

Отметка о заверении копии используется для удостоверения верности выписок из таких документов, как постановления, приказы, протоколы и т. п.

Если копия (выписка) изготавливается не на бланке организации, при ее снятии полностью воспроизводится текст бланка подлинника.

Реквизит «отметка о заверении копии» включает:

- заверительную надпись «Верно» без двоеточия (не следует писать «Копия верна», поскольку и так понятно, что это копия, а не оригинал);

- должность лица, заверившего копию (секретаря, менеджера по персоналу);

- его личную подпись;

- расшифровку подписи;

- дату заверения.

Пример оформления реквизита:

Инспектор

отдела кадров

Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Допускается заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

Печать также ставится на рассылаемых документах, обладающих юридическим статусом (приказы, распоряжения, нормативные документы). Используются при этом простые печати (канцелярии, общего отдела, управления делами).

27 - Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникших вопросов.

Указанный реквизит имеют только исходящие документы - справки, заключения, письма и т.д.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В. А. Петров

924 45 67

При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например: (495) 924 45 67.

Если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копию двух сторон листа).

Для документов с грифом ограниченного доступа указываются и адресаты всех экземпляров, например:

Семенова

925-83-54

Экз. 1 - в адрес

Экз. 2 - в отдел 04

Экз. 3 - в отдел 06

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве справочного материала.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

В дело 24/5.

Ответ 03-05/88

от 07.02.2006 08.02.2006

личная подпись И. Иванко

Или

Решено протоколом

согласования 12.02.2006

В дело 03-05.

16.02.2006 личная подпись М. Черняк

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе. Пример оформления:

Возможные варианты реквизита: "Отправлен факс от 01.12.2006 № 131"; "Издан приказ от 06.04.2006 № 12 "О создании комиссии"; "Вопрос решен по телефону 16.12.2006" и т. д.

29 - Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (она является началом отсчета срока исполнения полученного документа), при необходимости - часы и минуты.

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Проставляется при получении документа и располагается в нижнем правом углу первой страницы.

Отметка о поступлении должна, как правило, содержать сокращенное наименование организации, получившей документ, дату поступления документа и его регистрационный номер (индекс).

Вх. №0001 03.02.2005 19 ч 50 мин

30 - Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу - электронной копии документа, включая имя файла и расширение.

Установление требований к присвоению имени файлу регламентируется в методических материалах организации.