Короткі теоретичні відомості

Припустимо, що у вашому розпорядженні знаходиться дрібнооптова фірма, яка купує товар за однією ціною і продає її за іншою. Прибутки фірми складаються з різниці між ціною продажу та купівлі, включаючи власні витрати. При цьому, має місце швидке обертання обігових коштів. Товар, який ще не знайшов свого покупця зберігається тимчасово на складі.

Припустимо, що на певному етапі виникла потреба у автоматизації обліку товарних залишків. Користуватися послугами програміста ─ дуже дорого, а купівля відповідної системи складського обліку на ринку вас не цікавить, оскільки подібні системи мають певні недоліки. Проте пакет електронних таблиць Ехсеl завжди "під рукою". От його потенціальними можливостями ми і скористаємося.

Порядок виконання роботи

Ми повинні завжди знати про стан на своєму складі, тобто, скільки і якого товару у нас є в наявності, і при цьому, скільки товарів було закуплено та продано за певний період.

Для початку, згідно з варіантом контрольного завдання, слід набрати певний перелік товарів 30-40 найменувань (табл. 18. (Лист1) ─ для надходження товару та відповідно табл. 19. (Лист2) ─ для вибуття товару).

Таблиця 18

	A	B	C	D	E
1	Найменування товару	Кількість	Дата надходження	Ціна за одиницю	Ціна партії
2					=B2*D2

Таблиця 19

	А	В	С	D	Е
1	Найменування товару	Кількість	Дата продажу	Ціна за одиницю	Ціна партії
2					=В2*D2

1. Перше, що слід зробити, це у стовпець "Ціна партії" записати формулу: =В2*D2, тобто кількість товару перемножується на ціну за його одиницю. Після цього проводимо копіювання відповідної формули на весь діапазон даних (до кінця таблиці).

2. Надамо таблицям привабливого зовнішнього вигляду, тобто окреслимо їх кордони.

3. Зробимо фінансовий формат для колонок D та Е у таблицях на Лист1 та Лист2. Для чого слід виділити їх, увійти в меню "Формат ячейок", обрати фінансовий формат, наприклад, без десятинних знаків після коми, і обрати відповідну грошову одиницю і натиснути клавішу ОК.

4. З метою полегшення запам’ятовування змісту аркушів, задамо їм нові імена:

Лист1 ─ «Надходження товару (з подробицями)» (Рис. 1). Лист2 ─ «Продаж товару» (з подробицями). Водночас, назвемо: Лист3 ─ «Надходження товару»; Лист4 ─ «Продаж товару». Для цього двічі натиснемо ярлик "Лист" та введемо відповідні зміни з клавіатури.

5. Розробимо зведені таблиці з надходження (Лист3) та продажу (Лист4) товару.

Робимо активною клітинку А1 на аркуші "Надходження товару", входимо в меню "Данные", обираємо пункт "Сводная таблица", з'являється вікно майстра побудови зведених таблиць (Рис. 2).

1-й крок: обираємо пункт “Создать таблицу”, використовуючи дані, що знаходяться у "Списке или базе данных Місrosoft Ехсеl" і тиснемо на кнопку "Далее".

Рисунок 1 – Лист1 ─ «Надходження товару (з подробицями)»

Рис. 2 – Побудова зведених таблиць

2-й крок: обираємо діапазон, згідно з яким будемо будувати зведену таблицю. Для цього, переходимо на Лист "Надходження товару (з подробицями)", при цьому діапозон виділяємо таким чином, щоб скільки б у нас не було рядків у таблиці, усі зони були виділеними, тобто виділяємо діапазон по стовпцях. Тиснемо на кнопку "Далее".

3-й крок: "Найменування товарів" переносимо в "строку". У поле «Данные» переносимо «Кількість товарів», «Ціна партії».

При цьому активізуємо кнопку "Количество значений по полю Кількість" та переводимо на операцію "Сумма", при цьому одночасно вносимо зміни при записі у відповідному вікні на "Загальна кількість товару" (формат "Общий"). Аналогічну операцію проводимо з кнопкою "Количество значений по полю Ціна партії" і вносимо назву "Загальна вартість товару" (формат "Финансовый"). Тиснемо на кнопку "Далее".

4-й крок: Тиснемо на кнопку "Готово". І через певний час ми отримуємо нашу першу зведену таблицю (у разі необхідності привести таблицю в належний вигляд шляхом вирівнювання стовпців по ширині).

6. Після перегляду таблиці можна побачити, що у нас з'явилася непотрібна графа "Пусто", якої слід позбутися. Переходимо на початок таблиці, активізуємо кнопку "Найменування товару", при цьому у нас з'являється відповідне контекстне меню й обираємо елемент "Пусто" та задаємо команду "Скрыть". Переглянемо підсумки роботи (команда "Предварительный просмотр" у меню "Файл"). Наша таблиця матиме вид:

7. Аналогічні операції (пункти 5-6) зробимо на аркуші Лист4 "Продаж товару" за винятком процедури прибирання графи "Пусто".

8. Проте цього замало, оскільки ми повинні завжди мати можливість додавати товари і вносити відповідні записи при їх продажу, тобто, створити динамічну систему. З цією метою, ми напишемо макрос і призначимо йому спеціальну функціональну клавішу. Для початку зробимо це на аркуші Лист4 "Продаж товару".

9. Активізуємо меню "Рисование", обираємо меню малювання "Клавиша", розміщуємо її на нашому аркуші й одночасно має з'явитися вікно "Назначить макрос об’єкту" (в електронних таблицях Місrosoft Ехсеl відповідна, тобто потрібна, команда "Кнопка" може знаходитися на панелі налаштування зображення в категорії "Формы", причому напис Кнопка має висвітитися виключно російською мовою, а не англійською CommandButton). Тиснемо на кнопку "Запись". З'являється вікно "Запись макроса". Вносимо в поле "Имя макроса" назву "Новий продаж", а у полі "Описание" ─ текст "Додати запис стосовно нового продажу". Тиснемо на кнопку ОК.

10. Перше, що ми повинні зробити, це перейти на Лист2 "Продаж товару (з подробицями)". Розташувати курсор у будь-якому місці таблиці, наприклад, клітинка А3, та звернутися до меню "Данные", обравши рядок "Форма". Водночас з'являється відповідне вікно і Ехсеl пропонує самостійно попрацювати з формою та внести необхідні зміни. (Характерна поправка. Тільки-но відповідне вікно форми з'явилося на екрані, запис макроса тимчасово припиняється, тобто, всі ті дії, що ми будемо виконувати, ні в якому разі не увійдуть у запис макроса. Лише операція закриття цього вікна здатна поновити запис макроса).

Після внесення змін, тиснемо на клавішу "Добавить", а після цього ─ на клавішу "Закрыть". Робимо перехід на аркуш, де розташована відповідна зведена таблиця. Активізуємо будь-яка клітинка всередині зведеної таблиці, тиснемо на праву кнопку "миші" і обираємо функцію "Обновить данные". Повертаємося вгору таблиці і тиснемо на клавішу "Остановить запись макроса".

11. Наступним кроком буде присвоєння нового імені кнопці. Підводимо до кнопки вказівну стрілку "миші", тиснемо на праву кнопку і задаємо процедуру перейменування з ім'ям: "Новий продаж". Проглянемо, як реально працює наша програма.

12. Повторюємо всі аналогічні дії (пункти 9-11) для Лист3: "Надходження товару", ім'я макросу "Нові_надходження_на_склад", коментар: "Надходження на склад нових партій товару".

13. Ще одним недоліком нашої складської системи є хаотичне розташування даних. Тому краще їх упорядкувати (за датою продажу (надходження) та згідно з назвою).

Наводимо курсор у довільне місце таблиці, входимо у меню "Данные", обираємо операцію "Сортировка" з'являється вікно "Сортировка диапазона". При цьому, вся таблиця автоматично виділяється. Обираємо у вікні "Сортировать по": Дата продажу ("по убыванию"), у вікні "Затем по": Найменування товарів "по возрастанию" і тиснемо на кнопку ОК. Проте, постійне внесення подібних змін не є досить приємною процедурою, тому слід внести певні зміни в раніше створені макроси.

14. Активізуємо Лист4: "Продаж товарів". Входимо у меню "Сервис", обираємо функцію "Макрос", обираємо макрос "Новий_продаж" і тиснемо на кнопку "Изменить". З'являється текст запису програми макроса і нам слід зробити зміни у відповідному місці (перед переходом на аркуш "Продаж товару").

ActiveWindow.ScrollWorkbookTabs Sheets:=1

{вставка}

Sheets ("Продаж товару"). Select;

Додамо новий запис "Сервис" ─ "Запись макроса" ─ "Отметить позицию". Повертаємося знову на аркуш "Продаж товару" і починаємо запис макроса. "Сервис" ─ "Запись макроса" ─ "Записать с отметки".

Робимо перехід на аркуш "Продаж товару (з подробицями)" ─ меню "Данные", обираємо операцію "Сортировка"; з'являється вікно "Сортировка диапазона". При цьому, вся таблиця автоматично виділяється. Обираємо у вікні "Сортировать по": Дата продажу ("по убыванию"), у вікні "Затем по": Найменування товарів "по возрастанию" і тиснемо на кнопку ОК. повертаємося на аркуш "Продаж товару" і тиснемо на кнопку "Остановить запись макроса". Таким чином, ми внесли відповідні зміни у раніше записаний макрос. Перевіряємо його роботу.

15. Виконуємо аналогічні дії (пункт 14) і для "Надходження товару" .

16. Не дивлячись на всі ті переваги, що вже є, наша система складського обліку не дозволяє робити аналіз стосовно поточного стану на складі. Тобто, нам необхідно зробити відповідну зведену таблицю залишків товару на складі (різниця між надходженням та продажем товару). Сама проблема полягає в тому, що Ехсеl не дозволяє виконувати операції побудови зведених таблиць, побудованих на різниці діапазону даних. Тому на аркуші "Продаж товару (з подробицями)" додамо ще один стовпець (відразу після стовпця А) табл. 20.

Таблиця 20

	А	В	С	D	E	F
1	Найменування товару	Кількість	Кількість	Дата продажу	Ціна за одиницю	Ціна партії
2		=-С2

Назвемо його аналогічно наступному і внесемо формулу, яка б показувала реальну кількість товару, але зі знаком "-" (= -С2 ). Зробимо копію на весь діапазон значень. Залишимо поки що все без змін і почнемо побудову зведеної таблиці наявності товару на складі.

Перейдемо на Лист5 і назвемо його "Усього товарів на складі". Звертаємося до майстра зведених таблиць. "Данные" ─ "Сводная таблица", з'являється вікно майстра побудови зведених таблиць.

Крок 1-й: обираємо пункт «Создать таблицу» на основі даних, що знаходяться у "В нескольких диапазонах консолидации" (у нашому випадку їх два) і тиснемо на кнопку "Далее".

Крок 2а: обираємо діапазон, згідно з яким будемо будувати зведену таблицю. "Создать одно поле консолидации". Тиснемо на кнопку "Далее".

Крок 2б: Обираємо діапазон, згідно з яким будемо будувати зведену таблицю.

Для цього переходимо на Лист1 «Надходження товару (з подробицями)», при цьому виділяємо лише діапазон по стовпцям А та Б. Тиснемо на кнопку "Добавить".

Переходимо на Лист2 «Продаж товару (з подробицями)», при цьому виділяємо також лише діапазон по стовпцях А та В (як правило система робить це автоматично). Тиснемо по черзі на кнопки "Добавить" та "Далее".

3-й крок: "Страница" в нашій таблиці буде зайвою, тому ми її видаляємо. При цьому активізуємо кнопку "Количество значений по полю Кількість" та переводимо на операцію "Сумма", при цьому одночасно вносимо зміни при записі у відповідному вікні на "Усього на складі" (формат "Общий"). Тиснемо на кнопку "Далее".

4-й крок: Знімемо позначку з параметрів сторінки "Общие итоги по столбцам". Тиснемо на кнопку "Готово". І через певний час ми отримуємо нашу першу зведену таблицю. (За необхідності привести таблицю у належний вигляд шляхом видалення графи "Пусто").

17. Наступною нашою дією буде збереження початкового вигляду на аркуші "Продаж товару (з подробицями)". Для цього перейдемо на відповідний аркуш, зробимо процедуру виділення стовпця В (меню "Формат" ─ "Столбец" ─ "Скрыть"). Доведемо вигляд аркуша "Всього товарів на складі" до завершеного, придатного для користування вигляду. Тобто, необхідно додати певний макрос (Перерахувати_товарні_підсумки, і коментар: Перерахувати підсумкову таблицю згідно із загальною кількістю товарів на складі), за допомогою якого ми мали б змогу робити перерахунки значень цієї зведеної таблиці.

Рисуємо кнопку, пишемо для неї відповідний макрос (активізуємо клітинку у полі таблиці, натиснемо праву кнопку "миші" та обираємо пункт "Обновить данные" ─ "Остановить запись макроса"). Задамо нове ім'я для клавіші "Перерахувати підсумок". Перевіримо новий макрос у дії. При цьому ми не будемо переписувати цей макрос на предмет автоматичного перерахунку підсумкової таблиці після внесення будь-яких змін у Лист1 та Лист2, оскільки виконання подібної операції може зайняти багато часу. Проте певні зміни потрібні.

18. Створений раніше макрос "Продаж товару" на даному етапі буде працювати не правильно, оскільки ми змінили діапазон закладений під час його створення. Слід виправити цю помилку шляхом заміни зведеної таблиці.

Перейдемо на Лист4: "Продаж товару". Виділяємо повністю всю таблицю (при цьому має бути в наявності рядок "Пусто" і бажано згадати його назву (якщо не проводилося ніяких змін, це має бути "Сводная Таблица2"), оскільки посилання на цю назву закладено під час запису у відповідному макросі команди з оновлення даних у зведеній таблиці. Тобто, у цьому випадку макрос переписувати не варто (натиснемо на кнопку “Del”). Починаємо побудову нової зведеної таблиці на місці ліквідованої (кроки 1 та 2 аналогічно пункту 5).

3-й крок: "Найменування товарів" переносимо в "строку". У поле "Данные" переносимо "Кількість товарів 2", "Ціна партії".

При цьому активізуємо кнопку "Количество значений по полю Кількість 2" та переводимо на операцію "Сумма", при цьому одночасно вносимо зміни при записі у відповідному вікні на "Загальна кількість товару" (формат "Общий"). Аналогічну операцію проводимо з кнопкою "Количество значений по полю Ціна партії" і вносимо назву "Загальна вартість товару" (формат "Финансовый"). Тиснемо на кнопку "Далее". І бачимо, що Ехсеl автоматично пропонує назву зведеної таблиці, яка аналогічна попередній. У разі виникнення протилежної ситуації слід було б це зробити самостійно.

4-й крок: Тиснемо на кнопку "Готово", і через певний час ми отримуємо нашу зведену таблицю. (За необхідності привести таблицю у належний вигляд шляхом вирівнювання стовбців по ширині). І заради аналізу перевіримо роботу нашого, створеного раніше для попередньої зведеної таблиці макрос.

19. І на завершення розробки нашого проекту додамо декілька наочних графічних об'єктів, які дозволили б проаналізувати тенденції надходження та продажу товару, як у кількісному, так і у вартісному вираженні. При цьому, нам слід передбачити можливі зміни в діапазоні зведених таблиць (додавання нових видів товару, або вибуття старих). Тому наше завдання ─ побудова діаграми, здатної самостійно та автоматично оновлюватися у змінному діапазоні.

Для початку, змінимо формат зведеної таблиці Лист3: "Надходження товару". Для чого розташуємо дані не по рядках, а по стовпцях. Потім на вільному полі розташуємо довільну діаграму, яка не нестиме ніякого смислового навантаження і назвемо її Diagr1 запис робиться у відповідному полі. На цьому підготовчий етап до написання макроса завершено.

Виконуємо далі наступні дії:

Меню "Сервис" ─ "Запись макрос" ─ опція "Относительные ссылки";

Меню "Сервис" ─ "Запись макрос" ─ "Начать запись".

Назвемо макрос "Поновити_діагр_надходження" (коментар: "Поновити діаграму Надходження товару").

1. Виділяємо саму діаграму, натискаємо на клавішу Delete (знищуємо старий запис) і починаємо робити новий запис.

2. Оскільки посилання у нас відносні, то в клітинці С2 вказуємо ім'я ("Загальна вартість товару") ─ Enter.

3. Розташовуємо курсор наприкінці діапазону (клавіша End + ). Підіймаємося на одну клітинку клавішею  вгору, і ми отримали клітинку, що буде задавати обмеження при побудові діаграми (Загальний підсумок нам не потрібен). І тепер починаємо будувати саму діаграму.

4. Звертаємося до "Мастера диаграмм", пересуваємося до початку діаграми та вказуємо місце, де планується побудувати діаграму. Перед нами з'являється "Окно мастера диаграмм".

Крок 1: На першому кроці майстра вказуємо вручну діапазон, який потім буде змінюватися в тексті VBA (наприклад = А3:С13). Тиснемо на кнопку "Далее".

Крок 2: Обираємо тип діаграми (наприклад, для простоти, що графік). Тиснемо на кнопку "Далее".

Крок 3: Обираємо тип графіка. Тиснемо на кнопку "Далее".

Крок 4: Отримуємо перший проект діаграми із зазначенням по осях відповідно суми та кількості товарів. Тиснемо на кнопку "Далее".

Крок 5: Знімемо вказівник з позначки "Легенда" та введемо у відповідне поле назву діаграми "Звіт стосовно надходження товару". Тиснемо на кнопку "Готово" і дивимося на результат. Отримана таблиця може бути відформатована з метою отримання найбільш придатного для перегляду вигляду.

5. Знову дамо діаграмі ім'я, для чого в клітинці запишемо ім'я Diagr1 ─ Enter. Зміщуємо курсор у поле Лист 3. І на цьому, запис нашого макроса можна зупинити ("Остановить запись макроса"). Переглянемо роботу нашої системи. Залишається виправити текст самого макроса.

6. "Сервис" ─ "Макрос" ─ обираємо макрос "Поновити_діагр_надходження" ─ "Изменить". Добавимо два оператори, а потім знайдемо те місце, де ми вказуємо діапазон і змінимо його на:

(А3 відповідно на First

С13 відповідно на Last);

ActiveWindow. SallScroll Djwn:=-1

Range (“a3”). Name = “First”

ActiveCell. Name = “Last”

ActiveSheet. ChartJbjects. Add (269.25, 39, 171, 126). Select

Application. CutCopyMode = False

ActiveChar. ChartWizard Source: = Range ("А3 :С13"), Gallery: = далі йде продовження тексту макроса.

Ми закінчили вносити зміни в текст макроса і тепер бажано подивитися, чи буде працювати він узагалі. Для цього повертаємося до листа "Надходження товару" і перевіряємо систему на дієздатність шляхом внесення декількох нових видів товару.

20. Слід зазначити, що нова діаграма буде автоматично оновлюватися у випадку, коли зміни вноситимуться у вже існуючі дані під час автоматичного оновлення зведеної таблиці. Але в тому випадку, коли ми додаємо нову категорію товарів, такі зміни не відбуватимуться. Тому більш раціонально та надійно вставити виклик макроса в наш "старий" макрос "Нові_надходження".

Активізуємо Лист3: "Надходження товарів". Входимо в меню "Сервис", обираємо функцію "Макрос", обираємо макрос "Нові_надходження_на_склад" і тиснемо на кнопку "Изменить". З'являється текст запису програми макроса і нам слід зробити зміни у відповідному місці (у самий кінець цього макроса перед End Sub).

Додамо новий запис "Сервис" ─ "Запись макроса" ─ "Отметить позицию". Повертаємося знову на аркуш "Надходження товару" і починаємо запис макроса. "Сервис" ─ "Запись макроса" ─ "Записать с отметки". Потім виконуємо операції:

Меню "Сервис" ─ "Макрос" ─ "Поновити_діагр_надходження" -"Выполнить" - "Остановить запись макроса". Таким чином, ми повністю виконали всі необхідні операції. Перевіримо правильність роботи відповідних макросів.

21. Для зведеної таблиці "Продаж товару" слід виконати аналогічні дії, вносячи при цьому відповідні зміни.

Наприкінці роботи слід перевірити дієздатність розробленої системи, а за бажанням студенти можуть розробити ще Лист6: "Виторг від роботи фірми".

Підсумковий звіт з виконання практичної частини контрольної роботи здається на кафедру у вигляді роздрукування з 5 (п'яти) кінцевих зображень відповідних таблиць з Лист1 по Лист5, скріплених разом з роздруківкою теоретичної частини, а також у вигляді відповідного файлу на дискеті 3,5".

Зміст звіту

1. Застосовувати статистичні функції для розв'язання задачі складського обліку.

2. Побудувати зведені таблиці, графіки та макроси.

3. Після виконання лабораторної роботи необхідно оформити і захистити звіт.

Література: [2, 3, 9, 10, 14, 15, 19]

Лабораторна робота № 13 Розрахунок чисельності працівників та фонду заробітної плати (на прикладі Державної податкової інспекції)

Мета: за допомогою математичних, фінансових функцій ЕХСЕL уміти розраховувати заробітну плату, будувати графічні об'єкти, моделі залежності заробітної плати від зміни в часі, розраховувати фонд заробітної плати.

Завдання до лабораторної роботи. Необхідно зробити комплексний розрахунок заробітної плати на прикладі працівників Державної податкової інспекції, та фонд заробітної плати, використовуючи дані Додатки М, Н.

За результатами задачі побудувати графік (Додаток Н). Навести приклад копії екрана з виконаним завданням.