Тема 5. Інформаційне забезпечення користувачів

1. Види інформаційного забезпечення

Найпоширенішими видами довідково-інформаційного забезпечення є:

• Інформування про матеріали, які надійшли в ДІФ;

• Система «запит-відповідь»;

• Система «ВПІ»;

• Видавнича діяльність;

• Інформаційне забезпечення керівників.

Інформування про матеріали які надходять у ДІФ. Методи реалізації такої інформації зводяться до наступного: повідомлення про нові надходження шляхом складання та видання бібліографічних вказівників, списків нових надходжень; підготовки оглядових доповідей за матеріалами нових надходжень, організації нових надходжень; індивідуального інформування працівників підприємств (організацій); пропаганда нових джерел НТІ шляхом телерадіоінформування тощо.

Система «запит-відповідь». Перевага забезпечення користувача в цьому режимі полягає в тому, що досягає диференційного та строгого індивідуального розподілення інформації, й причому інформації тільки потрібної, оскільки вона надає відповідь на разовий запит користувача, а з цього випливає результат вибору окремих видів інформації з об’ємного потоку інформаційних матеріалів. Запити користувача, які забезпечують в цьому режимі, бувають трьох видів:

1. Запити на видачу копій документів, про які користувач уже проінформований.

2. Запити на ретроспективний пошук інформації за темою, сформульованою користувачем на відомій йому професійній мові.

3. Запити конкретних відомостей із заданими параметрами.

Запити в режимі «запит-відповідь» надходять у вигляді заявок (письмових, усних, за телефоном). Для їх задоволення вимагаються операції різного змісту та об’єму, інколи достатньо знайти документи на полиці або сховищі мікрофльмів, особливо, якщо користувач повідомив адресу документу. Для задоволення запитів на ретроспективний пошук або видачу конкретних відомостей розробляються складні синтетичні комплекси: створюють формалізовані мови тощо.

Серед усіх видів довідково-інформаційного забезпечення найефективнішим вважають вибіркове поширення інформації - режим, в якому працює ІПС дескрипторного типу, реалізована за допомогою комп’ютерної техніки.

Видавнича діяльність органів НТІ забезпечує створення системи інформаційних видань. На основі видань органів НТІ розвиваються прогресивні форми та методи індивідуального та групового обслуговування за принципом вибірковості (ВПІ, ДЗК тощо).

Систему інформаційного забезпечення керівництва характеризують значними розбіжностями у вимогах, які висувають керуючі органи та методами підготовлення інформаційних документів, що обумовлено різними рівнями та спеціалізацією, як інформаційних так і керівних органів.

Інформація, яка надходить до керівників повинна мати оцінювання даних з відповідними висновками та рекомендаціями, достатніми для прийняття рішення. Основними формами доведення інформації є: огляд, тематична добірка, експрес-інформація, аналітичні довідки (доповіді).

2. Система інформаційного забезпечення

Одним з найважливіших напрямів НІД і найважливішою задачею Державної системи НТІ є довідково-інформаційне забезпечення, яке являє собою сукупність процесів збирання, опрацювання, зберігання і пошуку інформації в довідково-інформаційному фонді (ДІФ) з метою доведення її до користувачів шляхом підготовлення та передавання інформації, яка відповідає ІП і вимогам вчених і фахівців.

У практиці НІД існують терміни: «інформаційне забезпечення», «інформаційне обслуговування». Зручніше користуватися терміном «ІЗ», оскільки інформаційне обслуговування - це епізодичний процес видачі інформації користувачу. Інформаційне забезпечення - це організований науковий процес, що передбачає безперервне підготовлення та видання інформації користувачу в потрібний час та у зручній для нього формі.

Система інформаційного забезпечення складається з підсистем: виявлення ІП; комплектування та використання ДІФ; аналітико-синтетичного опрацювання документів; бібліотечно-бібліографічного інформування, ВПІ; наукового аналізу та синтезу інформації; ретроспективного пошуку інформації; організації вихідних потоків інформації.

У процесі розроблення інформаційного забезпечення слід визначити:

• Склад інформації (перелік інформаційних одиниць або сукупностей, необхідних для розв’язування комплексу задач);

• Структуру інформації та закономірності її перетворення, тобто правила формування показників і документів;

• Характеристики руху інформації (обсяг та інтенсивність потоків, маршрути руху, часові характеристики);

• Характеристики якості інформації (система кількісних оцінок корисності, значущості, повноти, своєчасності, вірогідності інформації);

• Способи перетворення інформації.

Основною функцією інформаційного забезпечення є надійне збереження необхідних даних для розв’язання задач користувачів і зручний доступ до цих даних.