26 Документы и их роль…..

Документ (от латинского – свидетельство, доказательство, образец) – это письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции и объеме тех средств, состояние которых изменилось при ее осуществлении. Для того чтобы документ полностью отражал все стороны хозяйственной операции и стал основой для ведения бухгалтерского учета, он должен удовлетворять целому ряду требований. Требования к первичному документу должны предъявляться бухгалтером при их приемке от материально ответственных лиц.

Основные требования к содержанию и форме первичных документов излагаются в Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и других нормативных актах. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания.

Форма первичного документа выбирается из существующих типовых форм. Типовые формы бланков документов разрабатываются и печатаются органами государственного управления в виде специальных альбомов.

Учетный бланк представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк, граф (колонок, клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами.

Реквизит (от латинского – нужное, требуемое) – это единая, неделимая, строго оговоренная часть документа. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку.

Действующим законодательством предусматривается составление первичных документов не только на бумажных, но и на машинных носителях информации – магнитных лентах, дисках, дискетах. Документы на машинных носителях должны отвечать следующим требованиям: возможность визуального просмотра, возможность получения бумажных копий, своевременность составления, соответствие типовым формам, возможность длительного хранения, возможность перемещения в пространстве, возможность идентификации личностей участников операции, ограничение доступа к информации.

Независимо от назначения все бухгалтерские документы должны содержать следующие основные реквизиты:

1. Наименование документа и его номер.

2. Дата составления и место его составления.

3. Содержание операции, отраженной в документе.

4. Измерители операции.

5. Подписи лиц, ответственных за совершенную хозяйственную операцию и правильность ее оформления.

Если документ не имеет каких-либо обязательных реквизитов, он теряет свою доказательную силу и не может служить основанием для записи в бухгалтерском учете.

В документах может приводиться и ряд других сведений. При необходимости в документ могут быть внесены исправления, однако они должны быть дополнительно оговорены и подтверждены повторно подписями всех лиц, подписавших документ изначально. В кассовых и банковских документах никаких исправлений не допускается. При наличии ошибки в таких документах они выписывается на новом бланке.

28 Порядок сост док-в и орг-ция

Документооборотом называют движение первичных документов от места их получения или выписки, последующей обработки и использования в бухгалтерских и других подразделениях, до сдачи в архив на хранение. Разработка или проектирование документооборота является одной из основных составных частей проектирования всей системы бухгалтерского учета в организации и должно осуществляться одновременно с проектированием всех других сторон деятельности организации при ее создании.

При проектировании документооборота, прежде всего, определяют места выписки или получения документов, объекты учета, возможные операции и учитываемые показатели. Форму бланка документа выбирают из существующих типовых форм или на их основе разрабатывают и утверждают индивидуальную форму.

Прием первичных документов в бухгалтерии осуществляют по форме и по существу операции. Прием по форме заключается в проверке соответствия бланка документа установленному, проверке наличия всех реквизитов, отсутствия неоговоренных исправлений, подчисток, своевременности оформления и сдачи в бухгалтерию.

Проверка по существу – это проверка законности и обоснованности самой операции. При этом проверяется наличие распорядительных документов или подписей на право осуществления хозяйственной операции.

Отдельные первичные документы содержат значительный цифровой материал и арифметические действия. В таких случаях документация подвергается и арифметической проверке.

Документы, не соответствующие предъявляемым требованиям, возвращаются на дооформление, а документы по незаконным хозяйственным операциям направляются руководству для принятия мер. В спорных случаях документы принимаются к исполнению только при наличии письменного распоряжения руководителя организации.

Принятые и проверенные первичные документы в бухгалтерии подвергаются бухгалтерской обработке. Она включает в себя группировку, таксировку, контировку, сводку, регистрацию и архивирование. Последовательность и количество отдельных операций бухгалтерской обработки документов зависит от организации документооборота, численности сотрудников бухгалтерии, наличия вычислительной техники и других причин.

Группировку документов, т.е. деление на группы по отдельным признакам производят по объектам учета (основные средства, материалы, кассовые операции, расчеты по оплате труда), по виду операции (приход, расход), по месту осуществления, по времени, по отчетным периодам и по другим признакам.

После группировки осуществляется расценка (таксировка) показателей документов, т.е. показатели, которые приведены только в натуральных или трудовых измерителях переводят в стоимостные измерители. Для этого в документе проставляются цены, тарифные ставки, расценки; количество умножается на цену и определяется объем операции в стоимостном выражении. Расценку, различные вычислительные и печатные работы могут выполнять специализированные вычислительные подразделения организации.

Затем по первичным документам производят контировку. Контировка – это запись на документе корреспондирующих счетов данной операции. Для этой записи в типовых первичных документах отводится специальное место (графа или строка). Если в документе отсутствует графа или строка для корреспондирующих счетов, то их необходимо ставить на отдельном документе.

При значительном количестве однотипных первичных документов в пачке бухгалтерская проводка может составляться на отдельном сопроводительном сводном документе к этой пачке.

Данные бухгалтерских проводок по документу или в сгруппированном виде записываются в бухгалтерские регистры аналитического и синтетического учета. В дальнейшем бухгалтерия работает с этой обобщенной (синтезированной) информацией в регистрах. Сами первичные документы передаются для хранения в архив.

Основными требованиями правильной организации документооборота являются:

1. Полнота и своевременность учета всех хозяйственных операций при ликвидации дублирования данных.

2. Устранение ненужных инстанций при прохождении документов у руководителей, исполнителей, учетных работников.

3. Обеспечение контроля сохранности средств и законности хозяйственных операций.

4. Обеспечение своевременности составления отчетности.

5. Равномерная загрузка работой сотрудников бухгалтерии и исполнителей, а также технических средств учета.

Организация работы архива, порядок и сроки хранения документов определяются действующим законодательством по архивному делу.