Проверка вводимых в поле значений

Самый надежный способ обезопасить таблицу от ввода ошибочных или ложных данных – обеспечить их проверку на соответствие определенным требованиям непосредственно при вводе. Некоторую часть работы по проверке допустимости значений данных программа Access выполняет автоматически.

Однако ограничиваться только этими проверками не стоит, и для обеспечения целостности данных следует предусмотреть хотя бы простейшие операции контроля. Эффективнее всего использовать их для числовых, денежных полей и данных типа Дата/время. Характер проверки задается в поле Условие на значение области Свойства поля, и если требования условия на значение не соблюдаются, выдается сообщение об ошибке. Текст такого сообщения можно определить в поле Сообщение об ошибке.

Условие на значение вводится в виде выражения (команды для вычисления значений). В выражениях используются обычные симво­лы арифметических действий: + (сложение), - (вычитание), * (умножение), / (деление). Такие символы называются операторами. Значения, над которыми производятся действия, называются операндами.

Кроме математических, для сравнения числовых величин используются операторы сравнения: > (больше чем), < (меньше чем), = (равно), <> (не равно), <= (меньше или равно) и >= (больше или равно). Для операций с логическими величинами предусмот­рены логические операторы, например And, Or, Not. Логические операторы позволяют так­же соединять атомарные условия, например для числового поля могут быть заданы такие условия, как: >0 (должно быть больше нуля), <>0 (не равно нулю) или >=10 And <=100 (в диапазоне от 10 до 100 включительно). Для текстовых значений существуют оператор конкатенации &, с помощью которого можно объединить несколько строк символе в одну строку, и оператор Like, который проверяет соответствие строкового объекта заданному шаблону.

В выражениях также могут использоваться различные функции, например математические, статистические или получения даты и времени (функция Date()). До и после дат в выражениях ставятся символы #. Вот примеры таких выражений: >=Date() (не ранее сегодняшней даты), >=#01.01.95# And <=Date() (между 1 января 1995 года и сегодняшней датой включительно). Последнее выражение можно записать и в несколько иной форме: Between #01.01.95# And Date(), воспользовавшись другим оператором, Between...And.

Программа Access позволяет задавать проверку значений как на уровне поля, так и на уровне всей таблицы – тогда определенным условиям должны соответствовать значения из рат­ных полей одной записи.

Условие на значение введенных в поле данных срабатывает при выходе пользователя из поля. К таким условиям могут быть отнесены все те примеры, которые были указаны выше.

Условие на уровне таблицы применяется при сохранении всей записи. Например, в каче­стве условия на значение для таблицы Выдача товара можно указать выражение: [ДатаВыдачи]>=[ДатаОформления]. Условие на значение записи указы­вается в области Окно свойств: Свойства таблицы, открыть которую можно в режиме конструктора (вкладка Конструктор), выбрав команду Страница свойств в группе Пока­зать или скрыть (рис. 7).

Рис. 7. Окно Свойства таблицы

Рассмотрим еще один полезный пример, необходимый при работе с базой данных. В таблице Товары для текстового поля Ед_измерения определены только два допустимых значения: кг и шт. Каким образом можно сформулировать условие проверки вводимых в это поле данных? Ограничить набор допустимых значений только двумя элементами можно с помощью следующего условия: "шт" Or "кг". Если набор допустимых значений достаточно большой, то на практике вместо подобного нагромождения опера­торов Or при условии выбора возможных значений из фиксированного набора использу­ется другой оператор, In. В этом случае в поле Условие на значение указывается сле­дующее выражение: In ("шт";"кг").

Также, ограничить набор допустимых значений можно с помощью свойства Ограничиться списком (вкладка Подстановка). В нем необходимо указать значение Да.

задание

№1. Задайте для каждой таблицы следующие свойства полей:

Таблица Товары

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
КодТ	Счетчик	Подпись – Код товара
Наименование	Текстовый	Размер поля – 15 Формат поля – > Обязательное поле – Да
Ед_измерения	Текстовый	Условие на значение – In ("шт";"кг") Сообщение об ошибке – Можно лишь шт, кг
ЦенаТовара	Денежный	Формат поля – Денежный Условие на значение – >0 Сообщение об ошибке – Цена >0!
Наличие	Логический	Формат поля – ;"Имеется"[Синий];"Отсутствует"[Красный]

Таблица Поставщики

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
КодП	Счетчик	Подпись – Код поставщика
Фирма	Текстовый	Размер поля – 20 Формат поля – > Обязательное поле – Да
Адрес	Текстовый	Размер поля – 30
Телефон	Текстовый	Размер поля – 13 Маска ввода – !\(999\)000\-0000;;_
Счет	Текстовый	Размер поля – 14 Маска ввода – 0000\.000\.00000

Таблица Клиенты

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
КодК	Счетчик	Подпись – Код поставщика
Фирма	Текстовый	Размер поля – 20 Формат поля – > Обязательное поле – Да
Адрес	Текстовый	Размер поля – 30
Телефон	Текстовый	Размер поля – 13 Маска ввода – !\(999\)000\-0000;;_
Счет	Текстовый	Размер поля – 14 Маска ввода – 0000\.000\.00000

Таблица Поступление товара

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
КодТ	Числовой	Размер поля – Длинное целое Обязательное поле – Да
КодП	Числовой	Размер поля – Длинное целое Обязательное поле – Да
Дата	Дата/время	Формат поля – Средний формат даты Значение по умолчанию – =Date()
Количество_товара	Числовой	Размер поля – Длинное целое Условие на значение – >0 Сообщение об ошибке – Ошибка ввода! Обязательное поле – Да
ЦенаПоставки	Денежный	Формат поля - # ##0,00" руб." Условие на значение – >0 Сообщение об ошибке – Цена >0! Обязательное поле – Да

Таблица Выдача товара

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
КодТ	Числовой	Размер поля – Длинное целое Обязательное поле – Да
КодК	Числовой	Размер поля – Длинное целое Обязательное поле – Да
ДатаОформления	Дата/время	Формат поля – ddd", "dd\ mmm", "yyyy
ДатаВыдачи	Дата/время	Формат поля – ddd", "dd\ mmm", "yyyy Маска ввода - 00\->L<LL\-0000;0;_
Количество_товара	Числовой	Размер поля – Длинное целое Условие на значение – >0 Сообщение об ошибке – Ошибка ввода! Обязательное поле – Да
СостояниеЗаказа	Числовой

№2. Задайте условие на значение для таблицы Выдача товаров: [ДатаВыдачи]>=[ДатаОформления].

№3. Заполните все таблицы данными (не менее 10 записей в каждой).

№4. Повторить пункты 1-3 на индивидуальной БД.

СОДЕРЖАНИЕ И ОФОРМЛЕИНЕ ОТЧЕТА

ПО ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЕ

Отчет оформляется в текстовом редакторе MS Word в формате А4 и должен содержать:

1. Титульный лист.

2. Цель работы.

3. Таблицы БД с указанием имен полей, типа данных и всех свойств, накладываемые на каждое поле.

4. Таблицы с заполненными данными

ВОПРОСЫ для самоконтроля

1. Какие разновидности форматов предусмотрены в Access?

2. Какие специальные символы форматирования используются для текстовых и MEMO-полей?

3. Сколько разделов могут включать специальные форматы для текстовых и МЕМО-полей?

4. Назовите встроенные форматы для числовых и денежных полей.

5. Сколько разделов может включать специальный формат для числового (денежного) поля?

6. Какие символы используются в специальных форматах для числовых и денежных полей?

7. Назовите символы, используемые в специальных форматах для полей Дата/время.

8. Сколько разделов включает специальный логический формат?

9. Назовите символы, общие для специальных форматов любого типа данных.

10. Какие разделы может содержать маска ввода?

11. Назовите символы, используемые для создания масок ввода.

12. Как создать маску ввода с помощью мастера?

13. Какие операторы используются в выражениях для задания условия на значение?

14. Как задать проверку значений на уровне всей таблицы? Чем она отличается от проверки значений на уровне поля?

15. Каким образом можно ограничить набор допустимых значений в поле со списком?

ВРЕМЯ, ОТВЕДЕННОЕ НА выполнение

ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЫ

Подготовка к работе – 1,0 акад. часа

Выполнение работы – 1,0 акад. часа

Оформление работы – 0,5 акад. часа

ЛИТЕРАТУРА

1. Вейскас Дж. Эффективная работа с Microsoft Access 97. – СПб.: Питер, 1999.

2. Золотова С.И. Практикум по Access. – М.: Финансы и статистика, 2003.

3. Кузнецов А. Microsoft Access 2003. Русская версия. Учебный курс. – СПб.: Питер; Киев; Издательский дом BHV, 2006.

4. Тимошок Т.В. Microsoft Office Access 2007. Самоучитель. – М.: ООО «И.Д. Вильямс», 2008.

5. Microsoft Access 2000. Шаг за шагом: Практ. Пособ./Пер. с англ. – М.: ЭКОМ, 2000.