MS ACCESS №4

Создание запросов

Запрос – самый быстрый способ доступа к информации из БД. Запросы выводят только интересующие вас поля и записи. Они позволяют осуществлять вычисления по значениям полей, выполнять групповые операции и объединять поля из нескольких таблиц или запросов.

Создание запроса в режиме конструктора

Для создания простого запроса необходимо выполнить следующие действия:

1. В окне базы данных выбрать вкладку Создание и в группе Другие щелкнуть на кнопке Конструктор запросов.

2. Откроется окно диалога Добавление таблицы, в котором необходимо выбрать таблицу из которой будет выбираться нужная вам информация и нажать кнопку Добавить. Закрыть окно диалога.

3. На экране открывается окно конструктора запросов, схема данных которого содержит все выбранные вами таблицы, а бланк запроса пуст.

Для выбора полей, которые должны присутствовать в результирующей таблице, вам необходимо отобразить их в бланке запроса. Каждая строка этого бланка выполняет определенную функцию:

• Поле. В этой строке помещают те поля, которые вы используете для создания запроса, каждое в своей ячейке таблицы.

• Имя таблицы. Эта строка показывает вам, из какой таблицы выбрано данное поле.

• Сортировка. В этой строке вы указываете тип сортировки информации, если она необходима.

• Вывод на экран. Если вы хотите, чтобы Access показывал информацию, найденную в поле, пометьте эту ячейку флажком.

• Условие отбора. В этой строке вы вводите ограничения поиска, задавая определенные условия, которые принято называть критерием поиска.

Добавление полей в бланк запроса. Для добавления в таблицу отдельных полей вы можете выбрать поле таблицы на схеме данных и дважды нажать кнопку мыши.

Удаление полей из бланка запроса. Для удаления ненужного поля из запроса выделите столбец, нажав на область выбора, и нажмите кнопку Delete .

Изменение порядка полей. Порядок полей в бланке запроса определяет порядок появления их в результирующей таблице. Поля перемещаются аналогично перемещениям столбцов данных в режиме таблицы.

Запуск запроса. После того как запрос сформирован, нажмите кнопку Выполнить на вкладкеКонструктор группы Результаты. Результат выполнения вашего запроса появится в режиме таблицы. Вернуться обратно в режим Конструктора можно щелкнув на кнопке Режим вкладки Главная (группа Режимы) или щелкнуть на кнопке Конструктор в строке состояния Access.

Сохранение запроса. Созданный запрос можно использовать в дальнейшем. Для этого вы должны присвоить ему имя и сохранить его. Чтобы сохранить запрос щелкните на кнопке Сохранить панели быстрого доступа. В открывшемся окне Сохранение ввести имя нового запроса и щелкнуть на кнопке ОК.

Построение более сложных условий выбора записей

1. Точное несовпадение значений одного из полей. Предположим, что вам требуется найти в таблице записи, значения которых не удовлетворяют определенному условию. Для установки таких значений используется оператор Not, который печатается перед сравниваемым значением.

2. Условие неточного совпадения. В том случае, если вы не помните точного задания чисел или последовательности символов в качестве критерия поиска, можно использовать оператор неточного совпадения Like. Данный оператор позволяет найти требуемые записи, зная лишь приблизительное написание величины, и используется совместно с подстановочными символами.

Символ	Использование	Пример	Результат
*	Соответствует любому количеству букв, цифр или других символов.	Like “*55*”	“553-3486”, “123-5561” и “187-1355”
?	Соответствует любому текстовому символу	Like Снег?рев	Фамилия: “Снегирев” и “Снегерев”
[ ]	Соответствует любому одному сим­волу из заключенных в скобки	Like “[АС]*”	Имя: Артем, Алексей, Алла, Сергей, Света
!	Соответствует любому одному сим­волу, кроме заключенных в скобки	Like “[!А]*”	Имя: Борис, Николай, Мария, (и другие имена, не начинающие на А)
-	Соответствует любому символу из диапазона. Необходимо указывать этот диапазон по возрастанию (от А до Я, но не от Я до А)	Like “[Г-Л]*”	Фамилия: Голубев, Демин, Жуков, Иванов, Кузьмин, Леванов.

3. Выбор записей по диапазону значений

Для задания диапазона значений в окне конструктора запросов используются операторы (больше), (не менее), (меньше), (не более) и Between…And, которые вы можете использовать с текстовыми и цифровыми полями, а также полями дат.

Пример 1: Получить список клиентов, чей кредит превышает 100000.

Условие отбора – “100000”.

Пример 2: Получить сведения обо всех заказах с 1 января по 31 марта 2008 года.

Условие отбора - Between #01.01.08# And #31.03.08#

Обратите внимание, что в Access в условиях отбора значения даты необходимо выделять с обеих сторон символом #.

4. Объединение критериев нескольких полей.

Довольно часто возникает ситуация, когда задаются условия для нескольких полей таблицы или же нескольких условий для одного поля. Если запись выбирается только в случае выполнения всех условий, то условие такого выбора называется логическим И, а запрос – И-запросом. Если же запись выбирается при выполнении хотя бы одного из всех условий, то условие такого поиска называется логическим ИЛИ, а запрос – ИЛИ-запросом.

Для задания И-выражения вы должны просто задать условие в строке Условие отбора для каждого из полей, образующих критерий.

При задании ИЛИ-выражения каждое из условий выбора, образующих критерий, должно располагаться на отдельной строке бланка запроса. Например, для выбора списка клиентов из Киева и Минска нужно просто расположить первое условие в строке Условие выбора, а второе в строке Или.

5. Операторы Or и And

При вводе условия вы можете использовать операторы Or и And , которые позволяют вам формировать в одной строке сложное условие выборки, в отличии от приведенного выше способа написания условий в разных строках.