Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Саратовский государственный технический университет

Балаковский институт техники, технологии и управления

Форматирование и контроль данных в microsoft access 2007

Методические указания к выполнению лабораторной работы

по курсу «Информационное обеспечение систем управления»

для студентов специальности 210100

дневной и вечерней форм обучения

Одобрено

редакционно-издательским советом

Балаковского института техники,

технологии и управления

Балаково 2010

Цель работы: научиться пользоваться такими свойствами полей как Формат поля, Маска ввода и Условие на значение.

Основные понятия

Общая цель, которая преследуется при выполнении форматирования данных и при контроле ввода информации, - обеспечить достоверность и корректность данных в таблицах, а также представить их в максимально удобном для эффективной работы виде. Ключевая роль в решении этой задачи принадлежит таким свойствам полей, как Формат поля, Маска ввода и Условие на значение.

Такой инструмент, как форматирование данных, позволяет определить способ отображения на экране вводимых данных. Изменив формат, можно представить данные в более привлекательном, информативном и доступном виде.

Несмотря на пугающее разнообразие форматов в Access, все они имеют свою «типовую» принадлежность (т.е. применяются строго для определенных типов данных). Форматы доступны для полей любого типа, за исключением типов Поле объекта OLE и Вложение. В Access используется две разновидности форматов: встроенные (как наиболее распространенные) и специальные. Последние создаются с помощью специальных символов. Для каждого типа полей существуют свои настройки форматирования и свои специальные символы.

Форматирование текстовых и мемо-полей

Форматы для текстовых и МЕМО-полей создаются с помощью четырех специальных символов (таблица 1).

Специальные форматы для текстовых и МЕМО-полей могут включать два раздела, каждый из которых описывает различные данные, вводимые в поле. Такой формат реализует принцип “2 в 1”: первый раздел задает формат отображения текста, а второй – пустых строк и пустых (Null) значений. Так, например, указав для текстового поля формат @; “Не введено”, можно обеспечить заполнение ячеек вашей таблицы подобными примечаниями, если данные не будут введены или введена пустая строка. Если же в такое поле вводится текст, он будет отображаться без изменений.

Таблица 1

Символы форматирования для текстовых и МЕМО-полей

Символ	Описание	Примеры форматов (вводимые данные – вид на экране)
> (больше чем)	Вся текстовая информация, содержащаяся в этом поле, будет выводиться на экран прописными буквами	примерввода — ПРИМЕРВВОДА ПРИМЕРВВОДА — ПРИМЕРВВОДА Примерввода — ПРИМЕРВВОДА
<(меньше чем)	Содержимое поля отображается на экране строчными буквами	примерввода — примерввода ПРИМЕРВВОДА — примерввода Примерввода — примерввода
@	В поле необходимо ввести символ или пробел	Формат (@@@)@@@-@@-@@ 0445554433 — (044)555-44-33
&	Формат по умолчанию. Необязательный текстовый символ	примерввода — примерввода примерввода — примерввода Примерввода — Примерввода

Символы > и < относятся ко всему полю, а @ и & - соответствуют каждому символу поля.