Третє навчальне питання:

“Заходи речової служби військової частини по підготовці до складання звітних документів”

Процес складання речової звітності по речовій службі можна умовно поділити на три періоди:

1. Підготовчий;

2. Безпосереднє заповнення форм звітних документів;

3. Подання звітності постачальному органу.

Звітність, як правило, подається у постачальний орган раз на рік, тому необхідна ретельна обробка кожного розділу.

Допущені помилки по витребуванню речового майна може привести до значних недоліків по забезпеченню особового складу військової частини на протязі року.

Заходи по складанню звітності повинні бути передбачені у річному господарському плані і місячному плані роботи начальника речової служби з указівкою стоку виконання і відповідальних осіб.

Підготовчий період:

Підготовчий період є важливим етапом складання звітності. Від заходів підготовчого періоду залежить якісне і своєчасне складання звітності, точної межі початку підготовчого періоду провести неможливо, так як до складання звітності у військових частинах готуються на протязі усього періоду діяльності служби.

Заходи, які проводяться речовою службою у підготовчий період у підрозділах:

1. Особовий склад підрозділів дозабезпечується предметами речового майна згідно норм забезпечення;

2. Здійснюється підгонка обмундирування і взуття солдатам та сержантам строкової служби та його таврування;

3. Проводиться здавання на речовий склад частини надлишкового майна, яке залишається після звільнення солдат і сержантів у запас, а також після сезонної заміни майна та інвентарне майно, яке непридатне до подальшої експлуатації;

4. Здійснюються облікові записи по книгах обліку підрозділів;

5. Проводиться звірка облікових даних підрозділів з даними діловодства служби та усуваються виявлені розпорядження;

6. Перевіряється наявність і якісний стан речового майна на особовому складі і у кімнаті для зберігання майна роти та особистих речей солдат і сержантів.

На речовому складі військової частини:

1. Проводиться прийом від підрозділів надлишкового майна, його сортування по видах ремонту;

2. Проводиться вибракування, розпорювання предметів речового майна, яке вислужило встановлені строки неносіння та його списання.

Необхідно враховувати, що інвентарні речі, які вислужили строки експлуатації, але придатні до подальшої експлуатації на протязі одного року можуть бути зараховані у забезпеченість частини у наступному році. У цьому разі скорочується відпускання нових предметів, які призначаються на заміну тих, які вислужили встановлені строки експлуатації.

3. Доотримуються все виписане речове майно зі складу постачального органу. Проводиться дозабеузпечення згідно норм всього особового складу частини. Не допускається такого положення, при яркому нове речове майно зберігається на складі, а особовий склад не забезпечений по нормах постачання.

4. Здійснюється здача на речовий склад постачального органу майно, яке потребує капітального ремонту та нові предмети, які не можуть бути використані на планове забезпечення у наступному році.

5. Виявляється наявність майна, яке знято з постачання і приймаються міри до його подальшої організації.

6. Проводяться облікові записи по книгах і картках обліку складу.

7. Виконані прибутково-витратні документи передаються у діловодство речової служби.

8. Проводиться звірка облікових даних складу з даними обліку діловодства служби.

9. Проводиться інвентаризація речового майна силами внутрішньої перевірочної комісії.

У діловодстві речової служби:

1. Проводиться по книгах основного обліку прибутково-витратні документи.

2. Списується майно, яке вислужило встановлені строки носіння по картках обліку матеріальних засобів особистого користування ф.45 офіцерів, прапорщиків та солдат і сержантів, які проходять службу за контрактом.

3. Вивірюється кількість мірних матеріалів, які передані в ательє для пошиття обмундирування офіцерам і прапорщикам по ордерах.

Складається відомість по кожному виду тканини на недовитрати матеріалів в ательє по ордерах, які не здані офіцерам за станом на 01.01 в ательє.

4. У книгах і картках обліку виводяться річні дані по прибутку, витраті і залишкам за станом на 1 січня поточного року.

5. Проводиться звірка облікових даних зі складом, майстернею з ремонту речового майна, ательє з пошиття обмундирування і підрозділами.

6. Визначається кількість офіцерів і прапорщиків, які забезпечуються по першій і окремо по другій групі постачання, а також уточнюється по картках ф.45 ростово-повнотні дані військовослужбовців на підставі медичного обміру.

7. Перевіряються запаси у картках ф. 45 по предметам речового майна, які видані офіцерам, прапорщикам у звітному році на підставі витратних документів.

8. На підставі карток обліку ф. 45 офіцерів і прапорщиків складається відомість майна, яке рахується за ними за станом на 1 січня поточного року, а також проводиться вибірка предметів речового майна, строки носіння яких вичерпуються у поточному і наступному роках.

9. Вивчаються вказівки постачального органу по складанню звітно-заявочних документів в поточному році.

В штабі військової частини начальник речової служби уточнює:

1. Кількість офіцерів за військовими званнями, прапорщиків, солдатів і сержантів, які проходять службу за контрактом, солдат і сержантів по роках і періодах призову.

2. Списочну чисельність фахівців, яким належить спец. одяг за нормами забезпечення.

3. Ліжкову мережу у медичному пункті.

4. Кількість зовнішніх постів варти.

Другий період - безпосереднє заповнення форм звітних документів включає:

1. Заповнення граф звіт-заявок по кожному розділу.

2. Аналіз цифрованих показників по графах з встановленням взаємозв’язку між графами звіт-заявки.

3. Складання пояснювальної записки по окремих питаннях.

Звітно-заявочні документи заповнюються чорнилами чисто, охайно, без виправлень. Самостійно дописувати або зміняти номенклатуру і порядкові номери забороняється.

третій період - подання звітності постачальному органу.

Подання звітності постачальному органу включає:

• Перевірку правильності повноти заповнення всіх граф звітів;

• Оформлення звітних документів відповідними підписами посадових осіб і затвердження їх.

Звітно – заявочні документи підписуються заступником командира частини по тилу і начальником речової служби. Затверджуються командиром частини. Підпис командира частини завіряється гербовою печаткою.

Відправлення звітних документів постачальному органу проводиться відповідно таємною і нетаємною поштою. За окремими вихідними номерами.

ВИСНОВОК: Своєчасне і правильне складання звітних документів є підставою забезпечення особового складу речовим майном на протязі року.

Завершальна частина

Речове майно, яке видається для забезпечення особового складу військової частини повинне використовуватись з максимальною ефективністю та економно.

Організація забезпечення військ можлива при правильному і чіткому плануванні, а також добре організованої звітності про використання отриманого майна.

Звіт з речової служби є одночасно і заявкою на майно, яке необхідне для забезпечення особового складу в наступному році.

Звітність є підставою для планування, контролю господарської діяльності, а також є обліковим документом для узагальнення даних про наявність і рух речового майна.

Начальнику речової служби необхідно знати порядок складання звітності та правильно визначати потребу військової частини у речовому майні.

Тема наступного заняття: “Складання і оформлення звіту”.

Завдання - підготуватись до складання звітів.

Доцент кафедри підготовки офіцерів запасу

ПРАЦІВНИК ЗС України А.І.Клименко

15