5.3 Редактирование шаблона
Для внесения изменений в шаблон нужно:
- выбрать команду Открыть в меню Файл, а затем выбрать шаблон, который требуется изменить. Если в диалоговом окне Открытие документа нет списка шаблонов, выбрать значение Шаблон документа в поле Тип файла;
-изменить любые из имеющихся в шаблоне надписей, рисунков, стилей, форматов, макросов, элементов списка автотекста, панелей инструментов, настроек меню и сочетаний клавиш.
-закрыть шаблон, сохранив изменения.
Примечание. Внесенные в содержание и форматирование шаблона изменения отразятся на всех новых документах, которые будут созданы на основе данного шаблона; существующие документы не изменятся. Измененные стили будут обновлены в существующих документах, только если установлен флажок Автоматически обновлять стили документа. Установите этот флажок в окне Шаблоны и надстройки, которое вызывается при выборе команды Шаблоны и надстройки в меню Сервис.
5.4 Защита шаблона от изменений
После создания шаблона его следует защитить для того, чтобы при заполнении формы можно было вводить данные только в предназначенные для этого поля. Для защиты шаблона необходимо в меню Сервис выбрать команду Установить защиту. Затем установить переключатель Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм и при необходимости ввести пароль для защиты в поле Пароль. Пользователи, не знающие пароля ,смогут вводить данные в поля форм, но не смогут изменить саму форму. Для защиты всей формы нажать кнопку ОК.
Для установки или снятия защиты формы во время её разработки или изменения можно также использовать кнопку Защита формы на панели инструментов формы.
6 Методические рекомендации
6.1 Для создания постоянной части шаблона необходимо в меню Файл выполнить команду Создать, в диалоговом окне Создание документа задать установку Шаблон и подтвердить установленный по умолчанию тип шаблона - Обычный.
Ввести название формы шаблона (см. приложение А), для чего необходимо использовать шрифт Times New Roman, 14 пт, разряженный (2 пт), полужирный.
Ввести в документ неизменяемый текст (см. приложение А) и отформатировать его.
Для заполнения модифицируемой части документа выполнить размещение полей типа Текст, типа Список, типа флажок.
Для этого вывести на экран панель инструментов Форма командой Вид/Панели инструментов, затем установить курсор в место вставки поля и использовать соответствующую кнопку панели Форма для вставки поля в документ.
Для того чтобы вставить дату как поле в качестве поля необходимо установить курсор в место вставки поля и выполнить вставку поля командой Вставка/Дата и Время/Дата.
6.2 Для защиты шаблона от изменений выполнить команду Сервис / Установить защиту... При этом задать установку разрешения Ввода только в Поля форм.
6.3 Для сохранения шаблона документа в файле выполнить команду Файл/Сохранить как, указать имя файла, а расширение файла оставить установленным по умолчанию для шаблона (.dot), (диск и папку размещения файла с шаблоном оставить без изменений).
6.4 Для создания документа на основе шаблона исполнить команду Файл/Создать, в окне Создание документа установить флажок Создать в положение Документ и в перечне названий шаблонов выбрать имя только что созданного шаблона. Заполнить справку на одного конкретного студента, например, Иванова Ивана Ивановича, студента очной формы обучения и т.д.