Правила подготовки письма

Любое сообщение электронной почты состоит из двух частей:  заголовка и содержимого. Заголовок  содержит такую информацию, как отправителя сообщения,  время/дату отправления и адрес получателя.  Содержимое – это то, что набирается в самом сообщении.

В заголовке отправляемого письма поле КОМУ (ТО) является обязательным. Через запятую без пробелов может быть перечислено несколько адресов. Кроме этого поля предлагаются для заполнения следующие поля: копия CC (Carbon Copy) и реже BСС (Blind Carbon Copy). Различие двух последних заключается в том, что основной получатель письма увидит адрес того, кому вы отправляете копию письма (СС), но не увидит адреса скрытой копии (BCC).

Поле ТЕМА (Subject) – желательно заполнять. В нем весьма кратко указывается основное содержание письма. Кстати, услуги, оказываемые многими коммуникационными фирмами, предполагают возможность передачи содержимого этого поля на пейджеры и сотовые телефоны. Иногда это может быть не только содержание поля ТЕМА, но и нескольких первых строк письма. Заполнение поля ТЕМА позволит вашему адресату быстрее сориентироваться в случае, если приходит много писем.

Дата и время (Date) отправки письма  проставляются почтовой программой автоматически. Получатель письма получит информацию об адресе отправителя (поле From), дате отправки Date, Subject и др. По вашему усмотрению можно просмотреть расширенный (технический) заголовок. В нем указываются подробный маршрут (имена серверов), по которому было доставлено письмо, тип кодировки, наименование почтовой программы и массу другой сопутствующей информации. Расширенный заголовок просматривают крайне редко.

Теперь перейдем к самой главной части любого письма (в том числе и электронного) – его содержанию. Поле для набора текста письма вы найдете без проблем. Там может находиться только текст. Одна из немногих настроек этого поля – количество символов в строке. Если длина текстовой строки превышает эту цифру, то не поместившееся слово целиком перенесется на новую строку. Это позволяет избавить получателя от дополнительных манипуляций, поскольку в его почтовой программе может быть установлено другое значение длины строки.

Почтовую программу можно настроить таким образом, чтобы в конце каждого письма автоматически записывались ваши реквизиты или какая-либо часто повторяющаяся информация.

Правила использования кодировок шрифтов

Шрифт, которым отображается набираемый текст, – не более, чем настройка вашей почтовой программы – у получателя могут быть другие настройки. Здесь уместно вспомнить о моноширных и пропорциональных шрифтах.

Основная проблема при работе с e-mail – это кодировки шрифтов. Даже при работе с отечественными серверами могут возникнуть сбои при пересылке электронного письма, а уж при работе с зарубежными – тем более. Дело в том, что при отправке почтовые сервера автоматически перекодируют текст письма в кодировку, которую определил администратор, а сервер получателя считывает служебную информацию заголовка письма и перекодирует, как считает нужным ему. При этом не всегда получается читаемый результат. Стандартов для перекодировки несколько типов. Подсчитано, что вариантов перекодировок может быть от 12 (перекодировки только в пределах отечественных стандартов) до 8 тысяч. Для избежания этой неприятной ситуации есть следующие способы.

Первый способ – не допустить самого факта перекодировки, т.е. использовать только символы основной ASCII таблицы – буквы латинского (английского алфавита). Можно, конечно, поупражняться в английском, но при этом мы можем потерять основное преимущество e-mail – оперативность. Со словарями, даже компьютерными, написание письма может занять достаточно существенное время. А где гарантия, что у получателя уровень английского как минимум не ниже вашего? И знает ли он английский вообще?

Второй способ также использует только основную ASCII таблицу, но он основан на так называемом транслитеральном переводе, т.е. буквы одного языка будут преобразованы в буквы другого. Проблема национальных шрифтов стояла уже на заре телеграфии. В 1880 г. баварец Иоганн Шлейер предложил международный язык ВОЛАПЮК (Воляпюк – от англ. World – мир + Speak – говорить). По этому стандарту буквы национальных алфавитов переводятся в буквы или сочетания букв английского алфавита. Текст при этом выглядит ужасно, но вполне «читабельно». Проблема возникает с обратным переводом, когда приходится распознавать сочетания букв, но это не так уж и сложно для современных программ. Пример: Problema voznikaet s obratnym perevodom, kogda prikhoditsa raspoznovat’ sochetaniia bukv, no eto ne tak uzh I slozhno dlia sovremennickh programm.

Третий способ заключается в том, чтобы письмо прикреплять в виде заранее подготовленного файла, лучше заархивированного, поле ТЕМА (Subject) писать по-английски или транслитерально, а остальные поля просто не заполнять. Почтовые сервера никогда не перекодируют Attachment. В этом случае у получателя возникает проблема только со шрифтами, а не с кодировками.

Наконец, вы получили нечто ужасное, с которым не могут справиться ни настройки шрифтов, ни возможные варианты перекодировки, которые вам предоставляет почтовая программа. В безысходной ситуации можно обратиться к автоматическому почтовому декодеру www.design.ru/free/decoder/ index.html. или воспользоваться программой-перекодировщиком, распознающей самые каверзные ситуации и позволяющей автоматически преобразовывать в ВОЛАПЮК и обратно (например, SHTIRLITZ (Shtirlitz for Windows), TOT-Recoder).

И еще одна полезная рекомендация. Поля электронного письма можно не заполнять вручную, а использовать для копирования буфер обмена (clipboard). То же самое относится и к содержанию письма, но будьте готовы к тому, что в письмо перенесется только текст, а все шрифты и форматирование, которые вы использовали в редакторе, будут проигнорированы почтовой программой.