2. При сокращении штатов

• работников немедленно увольняют согласно трудовому законодательству — 0;

• увольняющихся заранее предупреждают об этом — 1;

• им стараются подыскать какую-нибудь другую работу — 3;

• ищут им другую работу и обязательно по специальности — 5;

• профориентируют и в случае необходимости дают новую специальность за счет самого работника или совместно с принимающим на работу предприятием — 10.

Итого: при оценке потенциала службы управления персоналом вашей организации было набрано баллов.

Ключ к тесту (интерпретация полученных результатов): сумма баллов по всем 10 позициям покажет величину определяемого потенциала. Полученные результаты полезно сравнить с результатами оценки других организаций, это позволит выявить сильные и слабые места в деятельности службы персонала.

3.4. Документационное обеспечение службы управления персоналом

Об эффективности службы управления персоналом принято судить по тому, насколько она грамотно организует работу с документам Представленные в полном объеме, правильно оформленные и зарегистрированные документы — гарантия хороших отзывов при любой инспекционной проверке.

Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на следующие основные виды (группы):

1. локальные нормативные акты;

2. распорядительные документы;

3. документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;

4. информационно-расчетные документы;

5. официальная внутренняя служебная переписка;

6. журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. Дадим общую характеристику каждой из названных групп внутренних документе» организации.

Локальные нормативные акты. Определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить. На* пример, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в ТК РФ (штраф или лишение прав» на отпуск), то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в Гострудинспекцию, работники без труда могут оспорить неправовую норму внутреннего документа.

Следует отметить, что большинство локальных актов обязательны для всех сотрудников организации. Иные предназначены только для тех работников, чьи интересы непосредственно затрагивают. В качестве примера локального акта, который обязателен для всех, можно назвать правила внутреннего трудового распорядка. Это один из самых главных внутренних документов организации (ст. 189, 190 ТК РФ)- В качестве локального акта, действие которого распространяется только на отдельных сотрудников, можно назвать, к примеру, должностную инструкцию специалиста, перечень должностных лиц с ненормированным рабочим днем или же положение о проведении медосмотров для работников, занятых на вредных работах.

Распорядительные документы. К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью директор (генеральный директор) осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.

Распоряжения первого должностного лица организации делятся на две самостоятельные группы. Первая группа — приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации), вторая — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Во вторую группу, напротив, входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из них ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника. Речь идет о трудовой книжке, трудовом договоре, справках о трудовой деятельности, копиях приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников. Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой, страховой или непрерывный) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, ^{Так и} Для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности ^в период работы.

Так, одним из оснований для назначения трудовой пенсии по старости является пятилетний страховой стаж, наличие которого подтверждается трудовой книжкой сотрудника, а при ее отсутствии — трудовым

гонором или справкой о трудовой деятельности.

На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

Информационно-расчетные документы. Они ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. Здесь мы должны прежде всего отметить личную карточку работника, штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, график; сменности, личные дела. Форма большинства этих документов также унифицирована.

В отличие от распорядительных документов, которые идут по управленческой «лесенке» сверху вниз (от руководителя, издающего, напри мер, приказ о приеме на работу, к сотруднику, который зачисляется на основании этого приказа), информационно-расчетные бумаги движутся в обратном направлении: от работника к руководителю отдела и затем к руководителю организации. Так, при составлении графика отпусков начальник структурного подразделения спрашивает вначале у каждого работника о времени желаемого отдыха. Затем он обобщает все пожелания сотрудников и передает в отдел кадров для составлении единого графика отпусков, который утверждает руководитель организации.

Официальная внутренняя служебная переписка. Используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к директору организации с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, начальник направляет в адрес директора представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностным и лицами и руководством организации.

Журналы (книги) учета и регистрации документов. Ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Рис. 3.9. Классификация кадровой документации

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальны органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Н пример, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Кроме того, внутренние документы организации в зависимо от характера применения подразделяются на три группы (рис. 3.9).

Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в ТК РФ. Так, необходимости ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст. 57, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований главы 14 ТК РФ.

Документы, имеющие рекомендательный характер, служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Все зависит от решения директора или руководителя кадровой службы. Например, должностные инструкции специалистов, положение по оплате труда или положение о премировании ее далеко не в каждой компании.

Документы, зависящие от специфики организации, обязательно только для определенных организаций. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для нее становится обязательной разработки дополнительных инструкций, например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодически медицинских осмотров.

Контрольные вопросы

1. Что представляет собой служба управления персоналом современной организации?

2. Покажите место кадровой службы в системе управления организации в целом.

3. Каковы основные цели и функции службы управления персоналом?

4. Какие функции реализуются службой управления персоналом в вашей организации? Какие функции не реализуются и почему?

5. Какова отдача от инвестиций в развитие службы управления персоналом?

6. Как должны быть разделены обязанности по управлению персоналом между службой персонала и руководителями структурных подразделений?

7. Какие типы оргструктур службы управления персоналом вы знаете?

8. Как построена служба управления персоналом в вашей организации?

9. Что представляет собой нормативно-методическое обеспечение службы управления персоналом? Каковы задачи этого обеспечения?

10. Какие виды кадровой документации ведутся в службе управления персоналом?