3 Документооборот организации

3.1 Схема документооборота ооо «Юргинский машзавод»

Пояснения к схеме:

1. В Торговый дом поступает заявка на серийное изделие или разовый заказ. Разовый заказ содержит техдокументацию, чертежи и др.

2. Проработка разового заказа (для серийного изделия опускается). Технологический центр (ТЦ) и Особое конструкторское бюро (ОКБ), при необходимости, даёт заключение о возможности изготовления с соблюдением технологии указанной в сопроводительной техдокументации. Если изготовление возможно, ведётся дальнейшая проработка.

3. ОКБ направляет в Отдел материалов и расцеховок (ОМНиР) конструкторскую документацию, сведения о производственной специфике изготовления изделия. ТЦ также направляет необходимую ОМНиР информацию, при необходимости разрабатывает техпроцесс.

4. В ООТиЗ из ОКБ направляется документация, необходимая для нормирования трудовых затрат.

5. ОМНиР направляет в ООТиЗ производственную спецификацию, определяющую состав изделия, материал (сортамент), укрупнённый маршрут, специфику изготовления, сведения о виде заготовке, особенностях обработки и другие сведения, необходимые для нормирования трудозатрат. (Внедряется сетевой вариант производственной спецификации).

6. Торговый дом составляет договор (для разовых заказов только после согласования возможности изготовления).

7. Согласование договора с Юротделом (визирование).

8. ООТиЗ предоставляет в Планово-экономическое управление (ПЭУ) предварительную трудоемкость – расшифровку трудовых затрат в нормо-часах (н/ч) по видам работ с разбивкой по цехам, а также с учётом замены материала.

Расчёт производится на основе сборника нормативов, содержащего расценки на все виды работ, Приказа №211, предусматривающего применение повышающих коэффициентов при переработке (% выполнения плана), Положения о формировании и использования ФОТ.

Более точный расчёт заработной платы делают нормировщики в цехах. Фактический фонд оплаты труда формируется в процессе производства и может значительно отличаться от планового.

9. ОМНиР предоставляет в ПЭУ предварительную расшифровку материальных затрат на изготовление, т.к. реальные размеры купленного материала неизвестны и точного раскроя произвести нельзя.

10. Т.к. Управление материально-технического снабжения (УМТС) старается закупить материал по минимальной цене, то иногда нужный по техпроцессу сортамент материала не может быть предоставлен цехам, поэтому необходимо согласование при закупке схожего по свойствам материала с ОКБ. На этом этапе составляются т.н. карточки разрешения на замену материала.

11. ПЭУ составляет на основе полученных данных плановые калькуляции.

12. Если заказ разовый, то ПЭУ оценивает целесообразность его исполнения и отправляет эти сведения в Торговый дом.

13. На основе заключённых договоров и запланированных продаж ПЭУ составляет годовое или квартальное номенклатурно-плановое задание и направляет его в Диспетчерский отдел (ДО).

14. Сроки исполнения номенклатурно-планового задания берутся из договоров.

15. Диспетчерский отдел более детально прорабатывает маршрут изготовления деталей и сборочных единиц и спускает задания цехам.

16. В (УМТС) от цехов поступают текущие заявки на материалы.

17. В свою очередь, УМТС ежедневно направляет в ДО сведения о закупленных материалах.

18. Цены на закупаемый материал дважды проходят согласование в ПЭУ: первый раз – при предварительном выставлении счёта поставщиком, а во второй раз – при окончательном контроле цены поставки в оплаченном счёте-фактуре.

19. Финансовый отдел (ФО) оплачивает счёт-фактуру и приходует материал.

20. Если не возникает острой нехватки материала в цехах, то материал выгружается на складе, где приходуется заведующим складом по счёту-фактуре из ФО. Если же возникла необходимость прямого завоза материала в цех, то приходование материала на складе происходит одновременно с его списанием по требованиям начальников цехов. При этом на складе или в цехе должен происходить контроль качества и количества материалов.

21. Номенклатурные номера материалов присваиваются бухгалтерией в зависимости от сортамента и цены материала. Эти сведения направляются в ОМНиР.

22. При оприходовании материала на складе происходит заполнение первичных бухгалтерских документов на складах (приходный ордер, карточки учёта материалов).

23. Уточнение раскроя материала исходя из точного размера и номенклатуры.

24. Отпуск материалов со складов производится на основании требований, подписанных начальником и бухгалтером цеха. Также на требовании есть подписи представителя отдела снабжения, лица, отпустившего груз и лица, получившего груз. Требование составляется в 2-х экземплярах.

25. Материал на участки распределяется под материальную ответственность лиц, передающих эти материалы непосредственно исполнителю. Отпуск производится по лимитным картам, требованиям, актам.

26. Готовые изделия цехов учитываются по сдаточной накладной (в 3-х экземплярах: ДО, сдатчику и получателю).