Запустить программу ACCESS (Пуск – программы – Microsoft Office - Microsoft Office ACCESS )
1.Создать базу данных Месяц_год.mdb:
Значок Новая база данных – Имя Файла (Месяц_год) и путь к своей рабочей папке – Создать:
2.Создать таблицы «Разделы», «Переплеты», «Форматы», «Издательства», «Книги», базы данных Месяц_год.mdb. - вставить информацию из документа Месяц_год.xls
Таблицу “Книги” получить из Листа “Этап1” рабочего файла “Месяц_год.xls”
Как создавать:
Внешние данные – EXCEL – Ввести Имя Таблицы и Путь к своей рабочей папке – Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных – Выбрать лист с нужной Таблицей EXCEl (например, Форматы) – далее по тексту (Убрать метку “Создать ключевое поле автоматически”).
Для каждой Таблицы создать ключевое поле (Код формата, Код переплёта…. Оно явл-ся индексированным, Длина его – длинное целое).
Все поля в таблицах отметить поля как обязательные.
Тип поля “Цена” задать как денежный.
Если Таблица “Форматы” уже попала в базу данных без коэффициента приведения:
Вставить в базу данных Лист “Форматы_прив” из Файла “Форматы_прив.xls” папки ИСЭ_ИТЭ.
Создать в Таблице “Форматы” из БД поле “Коэф_прив” (числовое, одинарное с плавающей точкой)
Скопировать столбец с коэф.приведения из Таблицы “Форматы_прив” в столбец “Коэф_прив” Таблицы “Форматы ”.
3.Типичные ошибки при работе в access.
1)В таблице есть пустые строки – их надо удалять, иначе СУБД не даст создать ключевое поле или индексное поле.
2)Не совпадает размер связующих полей в 2-х Таблицах.
Например:
В Таблице “Книги” поле “Код формата” длинное целое, а в Таблице “Форматы” поле “Код формата” одинарное с плавающей точкой.
4.Создать схему данных – взаимосвязь всех Таблиц между собой:
Работа с Базами данных – Схема данных.
Перетащить Таблицы из перечня Таблиц в схему данных.
Типы и размеры полей должны совпадать.
Установить связи между Таблицами “Один ко многим” (Обязательно установит значок “Сохранение целостности”)
5.Запросы.
Чтобы создать Запрос, НАДО: 1)Понять задачу
А)Какую информацию надо вывести -> какие поля в итоговой Таблице должны быть и откуда их взять (из существующих Таблиц, Запросов… или вычисляемые поля)
Б)какие Таблицы (или Запросы) как исходные для этого нужны.
Запросы создавать в режиме Конструктора: Создание – Конструктор запросов – Добавить необходимые Таблицы в поле Конструктора запроса (правой кнопкой мыши по свободному полю).
В строку “Таблицы” Таблицы конструктора занести необходимые Таблицы.
В строку “Поле” ” Таблицы конструктора занести необходимые поля Таблиц и вычисляемые поля.
В строку “Условие отбора” занести необходимые условия для выбора заданной информации.
Отсортировать строки в соответствии со здравым смыслом.
Задание по запросам.
Приведённый объём = Кол-во страниц*коэф.приведения.
1 Запрос - Запрос на выборку информации.
выборку данных из таблицы Книги при следующих условиях:
· книги московских издательств (вывести названия полей, а не коды)
- по разделам Техника и технология, Компьютерная литература;
· тираж издания от 5 до 30 тыс. экз.;
· объем издания не менее 5 прив.печ.л.;
-
тип переплета “обл”.;
В данном случае необходимо использовать таблицы БД: Книги, Разделы, Издательства, Форматы, Переплеты.
Используемые функции:
-
Like - ищет текст, стоящий у неё в аргументе, в названии поля (Like”Техни*” Or Like”Комп*”)
-
OR (хотя бы одно из условий выполняется)
-
AND (все условия должны выполняться одновременно)
-
>=
-
<
-
=
-
Between (Например,Between 5 And 7 – от 5 до 7)
Как оставить n десятичный знак в величине P: INT(P*10n)/ 10n
Для вычисления приведённого объёма пользоваться построителем:
-
В строке “Поле” Таблицы конструктора ввести название нового поля “Прив_объём:”
-
Правой кнопкой по полю Таблицы построителя – Построитель (Далее выбрать Таблицу Книги поле “Тираж” и Таблицу “Формат” Поле “Коэф приведения”)
1.1 Запрос – с параметрами – Назвать “с параметрами”
Использовать в качестве основы предыдущий запрос.
Скопировать его и сохранить под названием “Перекрёстный”.
В качестве параметров выбрать (т.е. заменяем точные значения для границ тиража переменными):
-
Min – нижнее значение диапазона тиража
-
Max – верхнее значение диапазона тиража
При запуске такого запроса программа потребует ввести значения переменных запроса с параметрами:
Результат запроса:
2 запрос - Анализ распределения книг в натуральном и стоимостном выражении по разделам.
Поля:
-
Код раздела
-
Название раздела
-
количество книг по разделам
-
Средняя цена
-
Суммарный тираж
-
Общая стоимость книг
3 Запрос - Анализ распределения книг в натуральном и стоимостном выражении по типу переплета (Используются Таблицы “Книги” и “Переплёты”).
-
Код переплёта
-
Тип переплёта
-
Кол-во книг
-
Средняя цена
-
Средний тираж
-
Суммарный тираж
-
Общая стоимость книг
4 запрос - Анализ распределения книг в натуральном и стоимостном выражении по наиболее часто встречающимся форматам
-
Код формата
-
Название формата
-
Кол-во книг
-
Средняя цена
-
Суммарный тираж
-
Общая стоимость книг
5 Запрос – Запрос “Итоги” - Анализ распределения книг в натуральном и стоимостном выражении по издательствам (Поля: Код издательства, Название издательства, Количество книг, Средняя цена, Средний тираж, Средний объем, Средний и Общий приведенный объем в листах оттисках) .
6 запрос – Выбрать ведущие издательства .
Выбрать Ведущие издательства по критерию: число изданий >10.
Поля запроса:
-
Код изд-ва
-
Название изд-ва
-
Кол-во книг
-
Общий объём в прив. Листах
-
Средний прив.объём
-
Общий тираж
-
Средний тираж
-
Средняя цена
Примечания:
Число изданий=Сумма(книг)
Суммарный тираж = сумма(тираж)
Среднее кол-во страниц с учётом тиража = кол-во страниц*тираж/Сумма(тираж)
Средний тираж= сумма(тираж)/Число изданий
Общий прив. Объём= сумма (прив.объём*тираж)
Средний объём издания в прив.листах= Сумма(прив.объём*тираж)/сумма(тираж) =
=Общий прив.объём/Общий тираж
Общая стоимость изданий = сумма (цена*тираж)
Средняя стоимость изданий = сумма (цена*тираж)/сумма (тираж)
Средняя цена = сумма(цена)/кол-во изданий
(Средний тираж* средний объём) примерно равно (общий объём)
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
На языке SQL:
SELECT
Издательства.[Название издательства], Count(Книги.[Код книги]) AS [Кол-во книг],
INT(Sum(Книги.Тираж)*10)/10 AS [Общий Тираж],
Int(Sum([Форматы]![Коэффициент приведения]*[Книги]![Объем]*[Книги]![Тираж])*10)/10 AS Общий_объём,
Int(Sum([Форматы]![Коэффициент приведения]* [Книги]![объем]*[Книги]![Тираж])*10/SUM([Книги]![Тираж]))/10 AS Средний_объём, Int(Sum([Книги]![Цена]*[Книги]![Тираж])/Sum([Книги]![Тираж])*10)/10 AS СрСтоимость, Int(Avg(Книги.Тираж)*10)/10 AS [Средний тираж],
Avg(Книги.Цена) AS [Средняя цена],
INT(Sum([Книги]![Цена]*[Книги]![Тираж])*10)/10 AS Стоимость
FROM Форматы INNER JOIN (Издательства INNER JOIN Книги ON Издательства.[Код издательства] = Книги.[Код издательства]) ON Форматы.[Код формата] = Книги.[Код формата]
GROUP BY Издательства.[Название издательства]
ORDER BY Sum(Int([Книги]![Цена]*[Книги]![Тираж])) DESC;
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!