- •Примерный тематический план
- •Методические рекомендации по изучению разделов, тем программы введение
- •Вопросы для самоконтроля
- •Документирование управленческой деятельности
- •Понятие о делопроизводстве. Виды и значение документов.
- •Вопросы для самоконтроля
- •Общие требования к служебным документам. Формуляры и бланки документов.
- •Практическое занятие № 1.
- •Вопросы для самоконтроля
- •2. Особенности составления организационно-распорядительных документов
- •2.1. Делопроизводство по общим, административным и трудовым вопросам
- •Практическое занятие № 2.
- •Вопросы для самоконтроля
- •2.2. Делопроизводство по финансово-расчетным, кассовым операциям, вопросам планирования
- •Практическое занятие № 3
- •Вопросы для самоконтроля
- •2.3. Делопроизводство по снабжению, сбыту, перевозкам
- •Практическое занятие № 4
- •Вопросы для самоконтроля
- •2.4. Правила составления и оформления докладных записок, справок.
- •Вопросы для самоконтроля
- •4.2. Обработка и движение внешних и внутренних документов. Контроль и проверка исполнения документов.
- •Практическое занятие № 10
- •Вопросы для самоконтроля
- •Задания для домашних контрольных работ и методические рекомендации по их выполнению
- •220034, Г. Брест
- •15 Августа 2009 г., 09.12.2009.
- •220023, Г.Брест
- •23.06.2009; 1 Августа 2009 г.
- •Литература Основная
- •Нормативная
Вопросы для самоконтроля
-
Что понимается под документооборотом?
-
Назовите основные этапы документооборота.
-
Что понимается под объемом документооборота?
4.2. Обработка и движение внешних и внутренних документов. Контроль и проверка исполнения документов.
Работа с документами на предприятии заключается в получении документов, их регистрации, контроле за исполнением, систематизации, формировании и оформлении дел, подготовке их к передаче в архив предприятия.
Регистрация документов является составной и наиболее важной частью делопроизводственного процесса.
От знаний правил регистрации зависит учет, поиск, контроль исполнения и сохранность документов.
Уясните, что регистрация документов – это не только фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему порядкового номера, но и запись установленных сведений о нем в одной из регистрационных форм.
Изучив основные правила регистрации документов, обратите внимание на индексацию. Важно усвоить, что индекс входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из индекса дел по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера (понятие о номенклатуре дел дается в следующей теме, поэтому достаточно усвоить, что номенклатура дел – это систематизированный список наименований дел, с указанием сроков их хранения). Например, 01-6/17, где 01-6 – индекс дела по номенклатуре дел (01 – структурное подразделение, 6 – номер дела), 17 – порядковый регистрационный номер документа. Исключение составляют индексы постановлений, приказов, распоряжений, протоколов, обращений граждан.
Выясните, когда регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
Работа по контролю за исполнением документов заключается в содействии своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечении получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.
Принято выделять две группы операций по контролю: контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и контроль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов их содержанию и своевременности исполнения.
Форма контроля может выбираться исходя из возможностей учреждения. Фактически, технология ведения контроля за исполнением определяется принятой в организации системой регистрации документов.
[ 1; 2; 3; 4 ]
Практическое занятие № 7
Регистрация входящих документов в регистрационных журналах и регистрационно-контрольных карточках.
Практическое занятие № 8
Регистрация исходящих документов в регистрационных журналах и регистрационно-контрольных карточках.
Практическое занятие № 9
Регистрация внутренних документов в регистрационных журналах и регистрационно-контрольных карточках.
Вопросы для самоконтроля
-
Дайте определение понятия «регистрация документа».
-
Назовите основные регистрационные формы.
-
В чем заключаются общие правила регистрации документов?
-
В чем заключаются задачи и правила контроля за исполнением документов?
-
Назовите виды контроля за исполнением документов.
4.3. Систематизация документов. Номенклатура дел. Формирование дел, подготовка их в архив для хранения.
Изучив основные этапы документооборота, переходим к ознакомлению с номенклатурой дел, перечнями документальных материалов, формированием дел.
Номенклатура дел – систематизированный список наименований дел с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам.
Номенклатура дел делится на индивидуальную, примерную и типовую. Основное внимание необходимо уделить индивидуальной номенклатуре дел.
Изучите, какие требования предъявляются к составлению номенклатуры дел, ее оформлению.
При составлении номенклатуры дел важнейшим справочным пособием являются перечни документов с указанием сроков их хранения.
После завершения работы по составлению номенклатуры дел начинается этап группировки документов в деле в соответствии с номенклатурой. Этот процесс называется формированием дел.
[ 2; 3 ]