Методические рекомендации по изучению разделов, тем программы введение

В понятие «делопроизводство» включаются все процессы, связанные с деятельностью аппарата управления по созданию документов (документированию) и организации работы с ними.

Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих их движение, поиск и хранение.

Делопроизводство как функция управления реализуется в любом органе управления, где создаются и обрабатываются документы.

В результате деятельности аппарата управления создаются две группы документов: организационно-распорядительные и специальные.

Организационно-распорядительные документы (ОРД) свойственны всем органам управления, характерны для любой из управляющих систем.

Специальная документация (документация по учету, снабжению, финансированию и т.д.) специфична для каждой функции управления. Отсюда и деление делопроизводства на специальное (бухгалтерское, нотариальное и т.д.) и административное. Следует учитывать, что приведенная классификация делопроизводства условна.

[ 2; 4 ]

Вопросы для самоконтроля

1. Назовите, что является предметом изучения делопроизводства.

2. Определите, как связано делопроизводство с работой аппарата управления.

3. Назовите, какие виды делопроизводства существуют.

1. Документирование управленческой деятельности

1. Понятие о делопроизводстве. Виды и значение документов.

Понятие «делопроизводство» в настоящее время заменяется на более точное – документационное обеспечение управления (ДОУ).

Различие между этими понятиями заключается в том, что ДОУ предполагает более широкое применение информационных технологий обработки информации. Его следует рассматривать как промежуточную стадию при переходе от традиционного делопроизводства к управлению документацией.

Важно, что понятие ДОУ охватывает не только организационно-распорядительные документы, с которыми в основном имеет дело традиционное делопроизводство, но и управленческие (расчетно-денежные, плановые, статистические, договорные и т.д.), научные, технологические и другие виды документации.

Понятие ДОУ включает и новые виды документации, определяемые как «информационные ресурсы» – реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.д.

Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. Материальными носителями фиксируемой информации являются документы.

Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве. Документы классифицируются по различным признакам (способу изготовления, юридической силе, подлинности, срокам хранения и т.д.).

Следует особое внимание уделить классификации документов в зависимости от того, какую функцию управления они выполняют. В процессе выполнения каждой из функций управления создается система документации (совокупность взаимосвязанных документов).

Основные функции управления – планирование, организация, контроль и др. Указанные функции свойственны всем органам управления.

Специальные функции – снабжение, учет, финансирование – могут реализовываться в органе управления полностью или частично.

Документация, обеспечивающая организационно-распорядительную функцию аппарата управления, называется организационно-распорядительной. Она и является предметом нашего изучения.

Условно организационно-распорядительные документы можно подразделить на три группы: организационные (положения, уставы, инструкции, правила); распорядительные (постановления, распоряжения, приказы, решения); справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.).

[ 2; 4 ]