2.2. Підготовка до розробки управлінського рішення

Перший блок етапів розробки управлінського рішення включає такі етапи, як одержання інформації про ситуації, визначення цілей, розробка оцінної системи, аналіз ситуації, діагностика ситуації, розробка прогнозу розвитку ситуації.

Розглянемо їхній більш детально.

1. Одержання інформації про ситуації.

Сучасні технології прийняття управлінських рішень, у т.ч. можливості експертного оцінювання, дозволяють при виробленні й прийнятті управлінських рішень особою, що приймає рішення (ЛПР), враховувати основні аспекти взаємодії «ситуація - ЛПР» за рахунок використання якісних і кількісних оцінок як формалізованих, так і неформалізованих складові ситуації, у якій ЛПР здійснює активні управлінські впливи.

Для адекватного представлення ситуації, як правило, використовуються не тільки кількісні дані, але і дані якісного характеру. Це забезпечується за допомогою широко використовуваних у процесі прийняття рішень експертних технологій.

Одержувана інформація про ситуації ухвалення рішення повинна бути достовірної і досить повної. Недостовірна або недостатньо повна інформація може приводити до прийняття помилкових і неефективних рішень. Однак не менші труднощі виникають і при наявності надлишкової інформації, оскільки виникає проблема добору інформації, що дійсно представляє інтерес і важлива для своєчасного прийняття ефективного управлінського рішення.

Доцільним при одержанні й обробці інформації про ситуації ухвалення рішення є підготовка аналітичного матеріалу, що відбиває основні особливості й тенденції розвитку ситуації. Природно, що такий аналітичний матеріал повинний готується фахівцями, що володіють достатніми знаннями й досвідом в області, до якої належить ситуація ухвалення управлінського рішення.

2. Визначення цілей.

Велике значення має визначення цілей, що коштують перед організацією. Тільки після їхнього визначення можна здійснювати визначення факторів, механізмів, закономірностей, ресурсів, що впливають на розвиток ситуації.

При прийнятті важливих рішень, наслідку реалізації яких можуть зіграти значну роль, мети, до досягнення яких прагне організація, необхідно представляти чітко.

Чітке визначення мети є невід'ємної складового процесу керування.

Велике значення має визначення пріоритетності цілей, оскільки досвід показує, що при реальному керуванні приходиться здійснювати вибір.

Важливо при визначенні цілей організації чітко представляти можливі шляхи їхнього досягнення.

Формування цілей організації може здійснюватися безпосередньо керівником, а може вироблятися колективно радою директорів, що ведуть менеджерами і т.д.

В даний час розроблені методи побудови результуючих дерев цілей і дерев критеріїв, одержуваних у результаті колективної експертизи для тих випадків, коли точки зору фахівців, що формують мети організації можуть розрізнятися.

3. Розробка оцінної системи.

У процесі вироблення управлінського рішення велике значення має адекватна оцінка ситуації, різних її аспектів, враховувати які необхідно при прийнятті рішень, що приводять до успіху.

Для адекватної оцінки того або іншого аспекту ситуації нерідко виявляється доцільним формування індексів або індикаторів, що характеризують стан ситуації у залежності від зміни значень визначальний її розвиток факторів.

Індекси можуть спеціально формуватися відповідно до мет аналізу ситуації. Утім, для того, щоб визначати стан і зміна температури повітря або прибутку компанії, формувати спеціальні індекси не треба. Для цього досить скористатися будь-якоюшкалою виміру температури або даними, що фігурують у відповідному рядку балансу компанії.

Іншим видом оцінки є розрахунок рейтингів. Так, наприклад, надійність і стійкість банків, страхових компаній, інвестиційних фондів і т.д. визначається за допомогою розрахунків регулярно і нерідко публікованих у відкритій печаті рейтингів.

За допомогою рейтингів може визначатися також ступінь впливовості політиків, бізнесменів, популярності ведучих спортсменів і т.д.

Але, мабуть одним з найбільш важливих застосувань методів оцінки є порівняльна оцінка об'єктів, представлених на конкурс або тендер, порівняльна оцінка при рішенні питання про фінансування проектів, програм, робіт, порівняльна оцінка варіантів рішень.

Визначення пріоритетів відіграє основну роль при стратегічному плануванні, при розробці стратегії й тактики розвитку підприємства і т.д.

Методи оцінювання використовуються і при оцінці нерухомості, майна, бізнесу, нематеріальних активів, у багатьох ситуаціях управління складними об'єктами, для порівняльної оцінки переваги альтернативних варіантів керуючих впливів і їхнього результату і т.д.

В основі перерахованих вище ситуацій використання оцінок різної природи лежать, як правило, ті самі методи оцінювання, яким передують побудова відповідних оцінних систем.

Оцінна система формується як для індивідуальних, так і для колективних порівняльних оцінок.

До складу оцінної системи входять:

• критерії, що характеризують об'єкт оцінки;

• шкали, із використанням яких оцінюється об'єкт по кожному з критеріїв;

• принципи вибору, по яких на підставі оцінок значень критеріїв для об'єкта визначається загальна оцінка або виробляється порівняльна оцінка переваги альтернативних варіантів.

Відповідні різновиди оцінних систем використовуються і для розрахунку індексів, і для розрахунку рейтингів, і для визначення пріоритетів, і для порівняльної оцінки сценарії дозволяють більш повно чітко визначити перспективи розвитку ситуації, як при наявності різних керуючих впливів, так і при їхній відсутності.

З іншого боку, сценарії очікуваного розвитку ситуації дозволяють вчасно усвідомити небезпеки, якими чреваті невдалі управлінські впливи або несприятливий розвиток подій.

Зіставлення й оцінка можливих сценаріїв розвитку ситуації як під дією різних керуючих впливів ЛПР, факторів сприяє прийняттю, часом єдино вірних, рішень.

Перші з розроблених сценаріїв носили переважно описовий характер.

Згодом метод сценаріїв був у значній мірі розвитий за рахунок використання більш точних якісно-кількісних моделей.

Метод сценаріїв припускає створення технологій розробки сценаріїв, що забезпечують більш високу імовірність вироблення ефективного рішення в тих ситуаціях, коли це можливо, і більш високу імовірність зведення очікуваних утрат до мінімуму в тих ситуаціях, коли втрати неминучі.

В даний час відомі різні реалізації методу сценаріїв такі, як:

• одержання погодженої думки;

• повторювана процедура незалежних сценаріїв;

• використання матриць взаємодії й ін.

Метод одержання погодженої думки є, власне кажучи, однією з реалізацій методу Дельфі, орієнтованої на одержання колективної думки різних груп експертів щодо великих подій у тій або іншій області в заданий період майбутнього.

До недоліків методу можна віднести недостатню увагу, що приділяється взаємозалежності і взаємодії різних факторів, що впливають на розвиток подій, динаміці розвитку ситуації.

Метод повторюваного об'єднання незалежних сценаріїв складається в складанні незалежних сценаріїв по кожному з аспектів, що роблять істотний вплив на розвиток ситуації, і повторюваному ітеративному процесі узгодження сценаріїв розвитку різних аспектів ситуації.

Достоїнством цього методу є більш заглиблений аналіз взаємодії різних аспектів розвитку ситуації.

До його недоліків можна віднести недостатню розробленість і методичну забезпеченість процедур узгодження альтернативних варіантів рішень у всьому різноманітті ситуації ухвалення рішення.

4. Аналіз ситуації.

Основною задачею аналізу ситуації є виявлення факторів, що визначають динамікові її розвитку.

Спочатку проводиться змістовний аналіз і на якісному рівні встановлюються основні моменти, що дозволяють виявити фактори, до зміни ступеня й характеру впливу яких ситуація чуттєва.

Щоб мати можливість установити динамікові розвитку ситуації під впливом тих або інших факторів, необхідно перейти до кількісних методів, вводячи в розгляд кількісні представлення факторів у виді перемінних, значення яких можуть змінюватися в тім або іншому діапазоні в залежності від зовнішніх або внутрішніх впливів.

Для виявлення факторів, що визначають розвиток ситуації, можуть бути також використані, спеціально розроблені методи: такі, як факторний і кореляційний аналіз, багатомірне шкалирування й ін.

Методи, що дозволяють виявити фактори, що порівняльної вагомості при формуванні динаміки розвитку ситуації, а також характеру визначають розвиток ситуації, можуть бути також використані, як правило, і для встановлення їхньої порівняльної важливості, їхнього впливу.

При наявності індексів або перемінних доцільно також визначення граничних значень, перевищення або наближення до яких повинно викликати відповідні управлінські рішення й дії з боку ЛПР.

Корисний аналіз і оцінка стійкості ситуації до зміни значень факторів, що роблять найбільш значний вплив на її розвиток або ті фактори, на зміну значень яких буде спрямований управлінський вплив.

5. Діагностика ситуації.

При аналізі ситуації важливо виділити ключові проблеми, на які необхідно в першу чергу звернути увагу при цілеспрямованому управлінні процесом, а також характер їхнього впливу. У цьому і складається задача діагностики ситуації.

На підставі проведеного аналізу ситуації визначаються найбільш чуттєві моменти, що можуть привести до небажаного розвитку подій і виникаючі у зв'язку з цим проблеми.

Рішення цих проблем необхідно для запобігання небажаного розвитку ситуації.

Досягнення поставлених перед організацією цілей, якщо це тільки не підтримка рівня вже досягнутих результатів, як правило, вимагає цілеспрямованих управлінських впливів для забезпечення розвитку ситуації у бажаному напрямку.

Це може бути і збільшення прибутковості підприємства, завоювання нових ринків збуту, запровадження в дію нових технологічних ліній і т.д.

Необхідно правильно оцінити стан ситуації ухвалення рішення, характер її зміни для того, щоб були прийняті рішення і початі дії, що забезпечують досягнення бажаного стану ситуації.

Адекватному розумінню ситуації сприяє:

• визначення основних виникаючих проблем;

• закономірностей, відповідно до яких відбувається її розвиток;

• механізмів, за допомогою яких може бути зроблений цілеспрямований вплив на її розвиток;

• ресурсів, необхідних для приведення цих механізмів у дію;

• активні складові ситуації, як зовнішніх, так і внутрішніх, котрі можуть зробити істотне, а часом і вирішальне, вплив на її розвиток.

Адекватна діагностика ситуації багато в чому сприяє прийняттю ефективних управлінських рішень.

6. Розробка прогнозу розвитку ситуації.

Особливу роль при прийнятті рішень грають проблеми, зв'язані з оцінкою очікуваного розвитку аналізованих ситуацій, очікуваних результатів реалізації передбачуваних альтернативних варіантів рішень.

Не прогнозуючи хід розвитку подій неможливо керувати. Оскільки при використанні експертної інформації велике значення мають не тільки кількісні, але і якісні оцінки, традиційні методи розрахунків прогнозів далеко не завжди можуть бути застосовані.

До того ж у багатьох складних ситуаціях далеко ми не завжди маємо досить достовірну статистичну інформацію, необхідної для розробки прогнозу.

Перераховані вище причини роблять актуальної проблему застосування методів експертного прогнозування, у більшому ступені, що орієнтуються на роботу як із кількісними, так і з якісними експертними оцінками.

Перспективними є, зокрема, можливості використання методу експертних кривих, що розвивається, за допомогою яких може бути описана динаміка прогнозованого розвитку об'єкта експертизи.