Создание таблиц

Создание таблиц в MS Access осуществляется в окне базы данных.

1. Выберите категорию Таблицы на панели в левой части окна

2. Нажмите кнопку Создать

3. Откроется окно диалога «Новая таблица», в правой части которого находится список вариантов дальнейшей работы:

• Режим таблицы – создать новую таблицу в режиме таблицы,

• Конструктор - создать новую таблицу в режиме конструктора,

• Мастер таблиц - создать новую таблицу с помощью мастера,

• Импорт таблиц – позволяет осуществить импорт таблиц из внешнего файла в текущую базу данных,

• Связь с таблицами - позволяет осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.

4. Выберите вариант создания таблицы (для данной работы Конструктор) и нажмите кнопку ОК.

5. Создайте структуру таблицы с помощью выбранного Вами средства.

Создание таблиц в режиме конструктора

Для того, чтобы перейти в конструктор таблиц, выберите из списка возможных вариантов в окне диалога «Новая таблица» опцию Конструктор и нажмите кнопку ОК. В результате выполнения этих действий откроется окно конструктора таблиц.

В верхней части окна диалога находится таблица, которая содержит следующие атрибуты создаваемой таблицы: наименование поля, тип данных и описание. Кроме основных атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части окна конструктора и определяющими условия ввода данных.

Наименование поля вводится в столбце Имя поля. При задании наименований полей необходимо следовать следующим правилам:

• наименование поля может содержать до 64 символов.

• наименование поля может содержать буквы, цифры и специальные символы, за исключением «.», «!», «(», «)», «[», «]», «`».

• наименование поля не может начинаться с пробела.

• два поля в одной таблице не могут иметь одинаковые имена.

Для определения типа хранимых данных используется тип данных. Тип данных поля вводится в столбце Тип данных. В MS Access допустимыми являются данные следующих типов:

• Текстовый

• Числовой

• Денежный

• Счетчик

• Дата/Время

• Логический

• Поле МЕМО

• Поле объекта OLE

• Гиперссылка

• Мастер подстановок

Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в разделе «Свойства поля» окна конструктора.

Свойства	Назначение
Размер поля	Задает максимальное число символов для ввода в заданное поле
Новые значения	Определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей
Формат поля	Задает формат ввода значений данного поля
Число десятичных знаков	Определяет число десятичных знаков, используемых при отображении числа
Маска ввода	Задает маску ввода, облегчающую ввод данных
Подпись	Определяет текст, который выводится в качестве подписи поля
Значение по умолчанию	Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи
Условие на значение	Определяет требования к данным, вводимым в поле
Сообщение об ошибке	Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве
Обязательное поле	Указывает, требует ли поле обязательного ввода
Пустые строки	Определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк («»)
Индексированное поле	Определяет индекс, создаваемый по одному полю

Столбец Описание представляет пояснение, которое дается полям. При дальнейшей работе с таблицей это описание будет появляться в нижней части экрана при выборе соответствующего поля, и напомнит назначение данного поля.

При описании структуры таблицы необходимо определить первичный ключ.

Первичный ключ содержит информацию, которая однозначно идентифицирует запись.

Чтобы установить первичный ключ, выберите поле, которое предполагается использовать в качестве первичного ключа, а затем нажмите на панели инструментов кнопку Ключевое поле. В области маркировки выбранного поля появится пиктограмма с изображением ключа. Для того, чтобы определить в качестве первичного ключа комбинацию двух полей, необходимо нажать клавишу Ctrl и щелкнуть мышью каждое из полей, а затем нажмите кнопку Ключевое поле.