Условия отбора записей

Условия отбора записей — это набор предопределенных в Access или задаваемых вами правил. Они указывают Access, какие записи вы хотите просмотреть в динамическом наборе данных. Иначе говоря, с помощью условий отбора записей вы создаете ограничивающие фильтры, чтобы указать, какие записи следует найти, а какие — оставить за пределами динамического набора данных.

Условия задаются в строке свойства Условие отбора (Criteria) бланка запроса с помощью выражения. Выражение может задаваться по образцу или использовать сложные функции выбора.

Для текстового поля можно вводить условия символьного типа. Подобные условия задаются по образцу. Обратите внимание, что вы не вводили знак "равенства" и не заключали текст в кавычки, хотя Access автоматически взяла слово в двойные кавычки. (Это пример ее мощности и гибкости.)

Обычно при работе с символьными данными приходится вводить равенства, неравенства или перечислять все допустимые значения.

При вводе простого выражения в поле текстового типа Access берет образец из ячейки свойства Условие отбора (Criteria) и интерпретирует его таким образом, чтобы показать все записи, в которых содержится такой же образец данных.

Это средство является довольно мощным инструментом. Учтите, что вы лишь задали образец данных, a Access не только интерпретировала его, но и использовала для создания динамического набора данных запроса. Это как раз то, что называют запросом по образцу (query by example): вы вводите образец и выполняете запрос на его основе.

Для удаления критерия из ячейки выделите ее содержимое и либо нажмите клавишу <Delete>, либо выберите команду Правка►Удалить (Edit►Delete).

Условия можно также задавать для полей с данными типа Числовой (Numeric), Дата/время (Date/Time) и Логический (Yes/No).

Access может сравнивать значение поля типа Дата/время (Date/Time) с заданным значением, используя следующие операторы сравнения:<, >, = и их комбинацию. Обратите внимание, что Access автоматически размещает значения даты между разделителями (символами #). Разделители позволяют Access отличать данные типа Дата/время (Date/Time) от данных типа Текстовый (Text). Так же, как при вводе текстовых образцов, вам необязательно вводить знаки #, поскольку Access понимает, что вам нужно, и сама преобразует формат ввода.

Резюме

• Запросы обращаются к данным и предоставляют ответ в виде собранной информации.

• Существуют следующие типы запросов: на выборку, групповой, перекрестный, SQL, запрос на изменение и запрос с ограничением.

• Запросы позволяют выбирать таблицы, поля, порядок сортировки и условия отбора записей.

• Запросы создают виртуальное представление данных, известное как динамический набор данных. Данные отображаются в виде таблицы.

• Динамический набор данных — это временная таблица, созданная на основе результатов выполнения запроса. Запросы сохраняют инструкции, а не данные.

• В окне конструктора запроса есть две области: в верхней отображаются таблицы, а нижняя используется как бланк запроса.

• Когда вы добавляете в запрос все поля, используя пункт "звездочка", запрос автоматически изменяется при внесении изменений в таблицу, на которой он основан.

• Имена полей можно переопределять в таблице динамического набора данных, вводя новые имена с двоеточием перед существующими.

• Отобранные запросом записи можно фильтровать с помощью условий отбора записей.

• Таблицы динамического набора данных используются в формах, отчетах и других запросах так же, как и любые другие таблицы.

Выражения

В компьютерной терминологии выражение обычно определяется как набор символов, знаков и чисел, которые составляют функцию или набор алгебраических операторов. В Access выражение может использоваться для интерпретации каких-либо данных и получения заданной информации. Попросту говоря, выражение — это набор элементов, которые объединены операторами. Выражения являются основой выполняемых в Access операций.

Выражения могут задавать условия отбора записей в запросах или фильтрах, управлять последовательностью действий в макросах или выступать как аргументы в определенных пользователем функциях.

Access вычисляет значение выражения при каждом его использовании. Если выражение находится в форме или отчете, Access вычисляет значение при каждом обновлении формы (например, при изменении записей). Таким образом, обеспечивается точность результатов. Если выражение используется в качестве условия для отбора записей в запросе, Access вычисляет его при каждом выполнении запроса. Это гарантирует, что в полученных данных будут отражены все изменения, дополнения или удаления записей, сделанные после последнего выполнения запроса.

Ниже приведены некоторые примеры выражений.

=[Общая сумма]-([Общая сумма]*[Скидка])

[Тип животного]="Кот" And [Вид]="Персидский"

[Дата рождения] Between 1/91 And 12/93