2. Предметная область автоматизации

2.1. Описание предметной области

Предметной областью автоматизации является задача учёта малоценных материальных запасов хозяйственной части Михайловского экономического колледжа-интерната комендантом и заключение договора со студентами, проживающими в общежитии.

Процесс решения задачи вручную выглядит следующим образом: комендант ведет учет малоценных материальных запасов и выдаёт их студентам, проживающим в общежитии, а также заключает договор со студентами, вселяющимися в общежитие. Для этого он составляет «Заявку» на имя директора, в которой указываются наименование необходимых материалов, количество штук и номер блоков, в которые они будут установлены. После получения материалов по «Требованию-Накладной» комендант производит их выдачу, и данные о выдаче заносит в «Книгу учета», которая ведется по каждому виду материалов на отдельной странице. После каждого поступления комендант заполняет «Акт о списании материальных запасов», в котором списывает все израсходованные материалы, их цену и направление расхода. В конце месяца составляется «Оборотная ведомость по материальным запасам, учитываемым по Фактической (партийной) цене», в которой подсчитываются остатки на начало месяца.

2.2.2. Входные документы

В результате исследования предметной области были выявлены входные документы содержащую входную информацию. Документы заполняются комендантом общежития, проверяются комиссией по списанию Михайловского экономического колледжа-интерната.

Документ «Акт о списании материальных запасов», содержит все данные о списанных материалах. Вид документа представлен в приложении 3, характеристики – в таблице 2.1.

Документ «Требование-накладная» содержит данные о необходимых материалах. Вид документа представлен в приложении 4, характеристики – в таблице 2.1.

Документ «Книга учета» содержит данные о приходе, расходе и оставшихся материалах. Вид документа представлен в приложении 5, характеристики – в таблице 2.1.

В документе «Книга учета» есть вычисляемый реквизит: «Остаток материала», который рассчитывается по формуле 2.1.:

Выражение1: [ПОСТУПИВШИЕ_МАТЕРИАЛЫ]![КолПрих]-

-[РАСХОД]![КОЛР] (2.1.)

Где:

КолПрих – количество прихода;

КОЛР – количество расхода.

В документе «Акт о списании материальных запасов» есть вычисляемые реквизиты: «Сумма фактически израсходованных материалов» (формула 2.2.), «Общая сумма списанных материалов по настоящему акту» (формула 2.3.):

Сумма фактически израсходованных материалов =

=(Sum([КолСпис])*Sum([Цен])) (2.2.)

Где:

КолСпис – количество списанного;

Цен – цена.

Общая сумма списанных материалов по настоящему акту = =Sum([КолСпис]) (2.3.)

Где:

КолСпис – количество списанного.

В документе «Требование-накладная» есть вычисляемый реквизит: «Сумма», который рассчитывается по формуле 2.4.:

Сумма=ОТП*ЦЕН (2.4.)

Где:

ОТП – отпущено;

ЦЕН – цена.

Таблица 2.1. Характеристики входных документов

Документ	Форма документа	Вид	Информационный объём	Количество экземпляров в год
Акт о списании материальных запасов	Табличная	Разовый	20	255
Требование-накладная	Табличная	Разовый	18	255
Книга учета	Табличная	Накопительный	1000	1