Гарантия

- Оплату гарантируем.

- Фирма гарантирует качество продукции.

Предложения

- Мы рады предложить Вам...

- Предлагаем Вам...

- Мы можем рекомендовать...

- Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...

Отказ

- К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...

- К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за....

- К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за...

Приглашение

- Просим Вас принять участие...

- Приглашаем Вас...

- Мы рады пригласить Вас...

Письма обычно заканчивают фразами с пожеланиями продолжения сотрудничества: - Надеемся на Вашу заинтересованность в продолжении связей.

- Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества.

- Надеемся, что наша просьба не будет затруднительной.

- С уважением.

- С наилучшими пожеланиями.

Эмблема
Наименование предприятия		Адресат: Наименование предприятия почтовый адрес Должность, ИОФ получателя
Полный юридический адрес
Дата_________ №___________
На № _____ от ___________
Заголовок к тексту
Обращение
Причины написания письма
Основная часть
С уважением (или другие фразы)
Должность	Подпись	И.О. Фамилия

Рисунок 1. Структура письма

Содержание основных реквизитов. Требования к оформлению реквизитов.

1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право.

02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Эмблема организации (логотип) или товарный знак (знак обслуживания).

Эмблема предприятия – условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. При угловом расположении реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном - в середине верхней части листа. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и располагают в правом верхнем углу документа. Реквизит служит для ускорения передачи документа по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных.

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Наименование (код) формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) и располагают в правом верхнем углу документа под кодом организации.

08. Наименование организации, являющейся автором документа.

Этот реквизит записывается в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах.

Сокращенное наименование организации или аббревиатура размещается на бланках после полного наименования и помещается в скобках. Организации, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны помещать их наименования перед своими собственными. Реквизит Наименование организации располагается под реквизитом Эмблема организации.

09. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Реквизит располагается на нижнем поле документа или в левом верхнем углу под реквизитом Наименование организации.

10. Наименование вида документа.

Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме факсов и писем (исключение составляют гарантийные письма).

Название вида документа печатают заглавными буквами.

Реквизит Наименование вида документа помещают в заголовочной части документа после реквизита Наименование организации и адресных данных предприятия и располагают в центре страницы на продольных бланках и непосредственно от границы левого поля на угловых бланках.

11. Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Этот реквизит проставляется непосредственно от границы левого поля под реквизитом Наименование вида документа.

Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа.

Датой документа является:

• дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

• дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

• дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Если число или месяц состоит из одной цифры перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2003 г., а также оформление даты в следующей последовательности:

год, месяц, день месяца, например: 2003.01.05.

12. Регистрационный индекс – условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации.

Индекс документа проставляется рядом с реквизитом Дата.

Составные части индекса разделяются косой чертой, например 125/1-7, где: 125 – номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих документов; 1 – структурное подразделение; 7 – номер дела в этом подразделении.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Дата и номер для ссылки берутся из полученного письма и оформляются следующим образом: На № 12/1-5 от 03.05.2002.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам Наименование организации и Справочные данные об организации.

Этот реквизит оформляется непосредственно от границы левого поля, например:

г. Переславль-Залесский.

Если в название фирмы уже входит наименование населенного пункта, то вторично его можно не указывать, например: Московский Институт Электронной Техники (МИЭТ ТУ).

15. Реквизит Адресат. Документы направляются в адрес организаций, их структурных подразделений или конкретным должностным лицам. В качестве адресата могут быть физические лица. При направлении документов в адрес организации реквизит оформляется следующим образом:

Министерство финансов РФ

Управление налоговой реформы

При направлении документов должностному лицу реквизит оформляется следующим образом.

ОАО "Юпитер"

Бухгалтерия

Старшему экономисту

А.С. Николаеву

При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата. Например:

Генеральному директору издательства

“Бизнес и компьютер”

И.П. Матвееву

Реквизит Адресат оформляется в правой верхней части документа с отступом 8 см от границ левого поля.

При необходимости в состав реквизита “адресат” может входить почтовый адрес, например

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д.82. Москва, 117393