5

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 2

Способы оформления деловых писем.

Правила составления документов и размещения реквизитов.

Способы оформления писем 1

Таблица 1. Виды писем 2

Письма 2

Задание 1. Создание делового письма 11

Задание 2. Работа с реквизитами документов 12

Задание 3. Создание бланка организации 12

Задание 4. Создание гарантийного письма 12

Задание 5. Исправление ошибок при оформлении реквизитов 12

Приложение 1. Образец оформления письма 14

Приложение 2. Состав реквизитов документов. 15

Приложение 3. Расположение реквизитов документов 16

17

Приложение 4. Образец сопроводительного письма 18

Приложение 5. Образец рекомендательного письма (с продольным расположением реквизитов бланка) 18

Приложение 6. Примеры неправильного оформления реквизитов 19

Приложение 7. Образцы герба Российской Федерации 19

Приложение 8. Образец бланка МИЭТ 20

Приложение 9. Образец гарантийного письма 21

Приложение 10. Образец объяснительной записки 22

Цель работы:

• Освоение правил составления документов;

• Освоение правил размещения основных реквизитов;

• Составление документов в соответствии с требованиями стандартов.

• Продолжительность работы: 4 часа.

Войдите в локальную сеть и на рабочем диске Н: создайте папку под именем Делопроизводство. Все создаваемые документы и последующие операции с ними выполняйте только в этой папке! Скопируйте в свою папку файл Лаб_2_ОТ.doc, который находится на общем сетевом диске I:\Methodic\ИПОВС\Офисные_технологии и ознакомьтесь с содержимым этого документа.

Способы оформления писем

Одним из важнейших документов, обеспечивающих внешние связи предприятия, является письмо.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письмо должно составляться в том случае, если невозможно решить вопрос другими, более оперативными методами (личная беседа, телефонный разговор). Все многочисленные виды служебных писем делятся на две группы: письма, требующие ответа, и письма, не требующие ответа. В табл.1 приведены условные названия таких писем.

Таблица 1. Виды писем

Письма
Требующие ответа	Не требующие ответа
письмо-просьба	письмо-предупреждение
письмо-обращение	письмо-напоминание
письмо-предложение	письмо-отказ
письмо-запрос	письмо-распоряжение
письмо-требование	сопроводительное письмо
письмо-претензия	письмо-извещение
письмо- приглашение	гарантийное письмо
письмо-претензия	информационное письмо инструкционное письмо

Из названия в целом ясна направленность содержания документа. Поясним лишь некоторые виды писем.

Сопроводительное письмо прилагается к основному документу в тех случаях, когда он требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указы- вается, с какой целью направлен основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки.

Гарантийное письмо содержит обязательство оплаты какого-либо вида работ, сроков выполнения и качества продукции. Если в гарантийном письме речь идет о денеж- ных операциях, то его обязательно подписывает главный бухгалтер организации.

Инструкционные (директивные) письма исходят из органов государственной вла- сти различного уровня и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяс- нения руководителю предприятия по вопросам отчетности, налогов, экологии.

Для составления письма используется специальный бланк для внешних документов. Основное отличие его в том, что он содержит в заголовочной части полный перечень реквизитов предприятия: название, почтовый адрес, телефон, факс, адрес электронной почты, а в гарантийных письмах еще и банковские реквизиты. Заголовочная часть письма содержит правую и левую части.

В левой части указываются реквизиты: эмблема, название предприятия, полный юридический адрес, дата, номер, ссылка на номер и дату входящего документа, если письмо является ответом — заголовок к тексту. Название документа не указывается. В правой части указываются составные части реквизита «Адресат». Реквизит «Адресата содержит:

-наименование фирмы, в которую направляется документ (в именительном падеже);

-наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

-должность, инициалы, фамилия лица, которому направляется документ (в да- тельном падеже).

Не все составные части реквизита могут быть указаны. Например, почтовый ад- рес не указывается, если письмо направляется в правительственное учреждение или постоянным адресатам. Если письмо направляется частному лицу, то, есте- ственно, не будут указаны названия предприятия, должность.

Если письмо направляется двум-трем адресатам, то сначала указывается адрес основного получателя, а затем остальных. В случае, если письмо направляется многим адресатам, то составляется список рассылки и на каждом экземпляре ука- зывается только один получатель.

Составные части реквизита «Адресат» располагаются в правой стороне заголовочной части, не менее чем в 8 см от левой границы документа.

Примеры оформления реквизита «Адресат».

Пример 1 Директору ОАО «Авангард» г-ну А.В. Полякову 190330, Санкт-Петербург, ул. Партизана Германа, 14 Пример 2 ЗАО «Стимул» Начальнику отдела рекламы г-ну Б.Г. Гончарову 190023, Санкт-Петербург, ул. Гороховая, 50

Пример 3

Директору школы № 200

копия:

Главврачу детской поликлиники № 106

Текст письма должен быть кратким, ясным, последовательным, убедительным, корректным, не содержать эмоциональной окраски. Для большинства писем ха- рактерны повторяющиеся обороты речи, используемые в различных ситуациях.

Текст письма состоит из вступительной, основной и заключительной части.

Вступительная часть содержит обращение различной степени официальности, от строго официального до личного:

- Господин Вешняков;

- уважаемый господин Вешняков;

- уважаемый Владислав Викторович;

- Владислав Викторович;

- уважаемые господа( употребляется в случае коллективного обращения, или когда неизвестны имена получателей письма).

Если письмо является ответом, то далее можно привести слова благодарности за сотрудничество:

- подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма;

- большое спасибо за письмо.

Вводная часть основного текста письма содержит причины, вызвавшие составление письма. Здесь приводятся ссылки на факты, даты и документы, например: В связи с тем, что при проведении ремонта кровли здания (договор №17 от 20.03.2000), было обнаружено нарушение технологии проведения работ (акт №2 от 08.09.2000)..

Основные, обороты вводной части:

-В связи с...

-Согласно контракту (предварительной договоренности..) от...

-В соответствии с... и т. д.

В зависимости от темы письма используются следующие обороты: Отправка груза, документа (сопроводительное письмо) - Направляем Вам,

- Отправляем Вам,

- Высылаем Вам.

Напоминание, предупреждение

- Напоминая Вам, что

- По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу....

- Фирма оставляет за собой право обратиться..., если Вы...

- Задержка поставок может привести к...

- Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены...

Извещение

- Сообщаем Вам, что...

- Ставим Вас в известность, что...

- Извещаем Вас, что...