2.Основы автоматизированной обработки экономической информации в системе «1с Предприятие»

Система программ "1С Предприятие" предоставляет широкие возможности ведения автоматизированного учета на предприятиях, в организациях и учреждениях, независимо от их вида деятельности и формы собственности, с различным уровнем сложности учета. "1С Предприятие" позволяет организовать эффективный бухгалтерский, кадровый, оперативный торговый, складской и производственный учет, а также расчет заработной платы. Платформа 1С: Предприятие 7.7 обладает огромными возможностями по настройке под нужды любого предприятия. Зачастую, организации с особенностями учета высоко оценивают достоинства типовых решений на базе 1С и, стремясь к максимальной пользе от автоматизации учета, заказывают настройку программы под свои нужды. Наиболее популярные настройки выпускаются в виде готовых решений с описаниями и централизованной поддержкой разработчика. Предлагаем посмотреть прайс-лист на программные решения на базе платформы 1С Предприятие 7.7. Система программ "1С Предприятие 8.0" включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу. Предлагаем посмотреть прайс-лист на программные решения на базе платформы 1С Предприятие 8.0. За более чем десятилетие существования продуктов "1С" было разработано несколько сотен отраслевых решений, охватывающих различные сферы предпринимательства. Чтобы облегчить выбор пользователя, мы попытались выбрать из них самые популярные и классифицировать по отраслям, для которых они предназначены.

Концепция системы 1С Предприятие

1С Предприятие является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности система 1С Предприятие может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам и т. д.

Краткое описание понятий системы 1С Предприятие

Информация, изложенная ниже, представляет собой краткое описание тех понятий системы 1С Предприятие, которыми оперирует пользователь в процессе эксплуатации системы. Среди перечисленных ниже можно выделить базовые (общие) понятия системы 1С Предприятие, а также понятия, относящиеся исключительно к той или иной компоненте 1С Предприятия.

Базовые понятия 1С Предприятия

Константы. Как правило, константы используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представлять собой и периодически изменяемые данные. В основном это наиболее общая информация об организации, в которой ведется учет: «Наименование предприятия», «Размер НДС», «ФИО главного бухгалтера» и т. д. Справочники. Предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, которые используются при ведении аналитического учета и для заполнения документов. Обычно справочниками являются списки основных средств, материалов, организаций, валют, товаров, сотрудников и другие. 1С Предприятие поддерживает работу с многоуровневыми справочниками и подчиненными справочниками. Перечисления. Перечисления используются в системе для описания наборов постоянных (не изменяемых пользователем) значений. Типичными примерами перечислений являются виды оплаты (наличная, безналичная, бартер), тип учредителя (юридическое лицо, физическое лицо), типы сотрудников предприятия (штатный, совместитель) и т. д. Документы. Для отражения любых событий, происходящих на предприятии, а также для управления расчетами и данными в 1С Предприятии могут использоваться документы. Как правило, набор документов в 1С:Предприятии совпадает с набором реальных первичных документов, используемых в организации, которые требуется вводить в информационную базу: платежное поручение, счет, приходная и расходная накладная, кассовые ордера и т. д. Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму) и может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части, которые заполняются при его выписке (вводе в систему). Кроме того, документ обычно имеет печатную форму, которая представляет собой его «бумажный» эквивалент. Важным свойством документа является его возможность автоматически формировать бухгалтерскую операцию. Такая операция будет принадлежать документу. Операции, введенные вручную, тоже, фактически, являются документами специального вида, который так и называется — «Операция». Журналы. Для просмотра документов в 1С Предприятии предусмотрены журналы. Журнал документов позволяет просмотреть список документов, разделенных по видам документов, или всех документов сразу. Отчеты и обработки. Отчеты применяются для получения различной информации, содержащей итоги или детальную информацию, подобранную по определенным критериям. Отчеты используются как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и т. д.), так и для формирования данных для налоговых инспекций и других инстанций (баланс, налоговая отчетность, отчеты во внебюджетные фонды). Обработки используются для выполнения различных сервисных или регламентных действий, например, индексации цен в справочниках товаров.

Конфигурируемость 1С Предприятия

Основной особенностью системы 1С Предприятия является ее конфигурируемость. Собственно система 1С Предприятие представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Конкретный набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации определяет конкретная конфигурация. Вместе с конфигурацией система 1С Предприятие выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определенные типы предприятий и классы решаемых задач. Конфигурация создается штатными средствами системы. Конфигурация обычно поставляется фирмой «1С» в качестве типовой для конкретной области применения, но может быть изменена, дополнена пользователем системы, а также разработана заново.

Компонентная структура 1С Предприятия

Система 1С Предприятие имеет компонентную структуру. Часть возможностей, предоставляемых системой для решения задач автоматизации, являются базовыми, то есть поддерживаются в любом варианте поставки системы. Это, прежде всего, механизмы поддержки справочников и документов. Другие возможности реализуются компонентами системы: например, ведение списка бухгалтерских счетов. Таким образом, состав установленный компонент определяет функциональные возможности системы. Всего существуют три основных компоненты: «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет». Каждая компонента расширяет возможности системы своим механизмом обработки информации. Эти механизмы нельзя однозначно сопоставить с конкретными задачами автоматизации предметной области, однако, они имеют достаточно четкую направленность, которая определяет выбор состава необходимых компонент, для создания конкретной конфигурации. Компонента «Бухгалтерский учет» реализует отражение хозяйственных операций, происходящих на предприятии в бухгалтерском учете. Она манипулирует такими понятиями, как бухгалтерские счета, операции и проводки. Возможности компоненты «Бухгалтерский учет» позволяют вести учет параллельно в нескольких планах счетов, вести многомерный и многоуровневый аналитический учет, количественный и валютный учет. Компонента «Бухгалтерский учет» предоставляет возможность ведения бухгалтерского учета для нескольких предприятий в одной информационной базе. Компонента «Оперативный учет» предназначена для автоматизации оперативного учета наличия и движения средств. Возможности компоненты «Оперативный учет» позволяют регистрировать движения и получать информацию о движениях и остатках товарных, материальных, денежных и других средств предприятия в реальном времени в самых различных разрезах. Компонента «Оперативный учет» поддерживает механизм регистров, который и обеспечивает запись движений и получение остатков в различных разрезах. Использование этого механизма позволяет автоматизировать учет взаиморасчетов с клиентами, учет складских запасов товаров, и многое другое. Одна из главных областей применения данной компоненты — автоматизация учета складских и торговых операций. Компонента «Расчет» предназначена для автоматизации сложных периодических расчетов. Возможности этой компоненты позволяют выполнять расчеты различной сложности, в том числе — с пересчетом результатов «задним числом», и вести архив расчетов за прошедшие периоды. Эти возможности реализуются журналами расчетов, поддерживаемыми данной компонентой. Одна из основных областей применения компоненты — расчет заработной платы.

Принципы функционирования системы 1С Предприятие

Функционирование системы 1С Предприятие делится на два разделенных во времени процесса: настройку (конфигурирование) и непосредственную работу пользователя по ведению учета или выполнению расчетов. Таким образом, всю работу с системой можно разделить на два этапа, которые могут произвольно чередоваться:

конфигурирование;

непосредственная работа пользователя с информационной базой.

Кроме упомянутых режимов запуска 1С Предприятия, существует режим запуска «Отладчик», предназначенный для отладки алгоритмов обработки данных, созданных в режиме конфигурирования. Подробно этот режим запуска описан в книге «1С Предприятие. Конфигурирование и администрирование». Конфигурирование. На этане конфигурирования системы 1С Предприятие выполняется настройка различных режимов системы в соответствии с особенностями конкретного предприятия. При этом определяются структуры и свойства справочников и документов, описываются формы и алгоритмы построения отчетов, разрабатываются виды расчетов, настраивается ведение синтетического, аналитического, количественного и валютного учета. Возможности конфигурирования подробно описаны в Руководстве по конфигурированию и администрированию. При конфигурировании системы разработчик конфигурации или администратор системы может также создать наборы прав доступа к данным, соответствующие пользователям разного уровня. Количество и структура наборов прав определяется конкретной конфигурацией системы. Для того чтобы интерфейс конкретной конфигурации системы полностью отражал настроенные структуры данных, в системе в рамках Конфигуратора предусмотрена возможность настройки общих интерфейсных компонент системы: меню, панелей инструментов, комбинаций клавиш. Кроме того, на этапе конфигурирования может быть создано несколько пользовательских интерфейсов для разных типов пользователей (менеджеров, бухгалтеров, кадровиков и т. д.), а также список пользователей создается для конкретной организации. Работа пользователя. Работа пользователя с информационной базой осуществляется при запуске системы в режиме «1С Предприятие». При этом выполняется собственно функционирование системы в предметной области: осуществляется ввод документов и операций, заполнение справочников, формирование различных отчетов, выполнение различных регламентных расчетов и т. д. Пользователю предоставляется возможность ввода и обработки информации описанной в конфигурации структуры с использованием алгоритмов, созданных на этапе конфигурирования. В настоящем Руководстве содержится общее описание порядка работы пользователя при работе с системой 1С Предприятие в различных режимах: ведение справочников, ввод документов, операций, ведение расчетов, получение отчетов и другое. При этом указывается, какие свойства системы и как могут меняться в зависимости от используемой конфигурации. Пояснение особенностей работы с конкретными режимами (документами, операциями, справочниками, отчетами), которые зависят от конфигурации, могут содержаться в описании самой конфигурации. В этом случае их можно получить, обратившись к режиму пользовательского описания. Перечислим основные особенности поведения системы 1С Предприятие, которые определяются конкретной конфигурацией:

набор констант;

состав, структура и свойства справочников;

формы просмотра списков справочников и ввода элементов справочников;

состав и набор значений перечислений;

формы ввода документов и операций;

формы журналов документов, операций и проводок;

набор планов счетов и их свойства;

формы списков счетов и ввода счетов;

бухгалтерские счета (только те, которые заданы в конфигурации, см. ниже);

формы и алгоритмы отчетов и обработок;

интерфейс пользователя (главное меню, набор панелей инструментов);

права пользователя на доступ к различным объектам и режимам программы.

Изменение размеров форм

Теперь пользователи теперь могут увеличивать размеры формы, а общая структура формы при этом будет сохраняться. Это достигается механизмом привязок, которые при необходимости могут быть настроены в Конфигураторе. При изменении размеров формы часть элементов управления сдвигается, другие — изменяют свои размеры, третьи — остаются на своих местах. При этом общая структуры формы остается прежней, и максимально используется все доступное пространство формы для отображения информации.

Например, на приведенном скриншоте показана приходная накладная, но с увеличенными размерами формы. Поля номера и даты документы остались на своем месте, поля для ввода реквизитов шапки удлинились, табличное поле увеличилось в размерах, нижняя командная панель сдвинулась вправо и вниз.

В некоторых формах между двумя списками или табличными полями часто располагается разделитель, позволяющий менять размеры этих элементов внутри формы. Разделители могут быть видимыми или невидимыми, во втором случае их расположение интуитивно понятно.

Типы и положение окон

У окон могут быть разные состояния, определяемые его ролью в системе. Для важных и неотложных вопросов применяются модальные окна, которые надо обязательно закрыть, чтобы продолжить работу. Некоторые окна можно прикрепить к границам главного окна или другим окнам, чтобы они не исчезали, а все время были в поле зрения. Но если понадобится, то окно можно сделать прячущимся и оно будет автоматически скрываться и появляться при наведении курсора мыши на его ярлык.

Положение и размеры окон, появляющихся на экране, так же, как и в версии 7.7, запоминаются для каждого пользователя. После некоторого периода работы система подстраивается под пользователя, или можно даже сказать, «запоминает его привычки», в результате чего пользователь при работе с системой чувствует себя комфортно, как дома.

При максимизации (распахивании) любого окна его заголовок не исчезает, что удобнее для пользователя, чем стандартное поведение окон в других многооконных приложениях. Причем, максимизация окна действует только на данное окно и не затрагивает другие окна. Это означает, что если у вас открыт документ и отчет, а вы развернули окно отчета на весь экран, то в этом случае окно документа останется прежним, что, согласитесь, более естественно.

Работа со списками

Часто пользователю приходится работать со списками, например, справочниками и журналами документов. Система «1С:Предприятие 8.0» имеет полезные возможности, повышающие удобство работы пользователя с такими списками.

Пользователь может настроить колонки списка «для себя» и система запомнит эти настройки. Он может включить или выключить колонки, изменить размер или поменять их местами. Так как настройки сохраняются для каждого пользователя в отдельности, то при следующем открытии списка пользователь увидит точно такую же картину, и ему не придется заново настраивать список. Это повышает комфортность и скорость работы пользователей.

Пользователь может установить произвольную сортировку в списке по тем реквизитам, которые были предусмотрены при разработке. Новый режим сортировки устанавливается очень просто — щелчком мыши по заголовку колонки, после чего там появляется маленький треугольник.

Очень часто нужно просмотреть не весь список документов, а только некоторые, удовлетворяющие определенному условию. Для этого есть возможность использовать гибкие отборы со сложными условиями. Даже если в конфигурации отбор по данному полю не был предусмотрен, то система тем не менее даст возможность пользователю использовать это поле в условии, хотя это и потребует некоторых дополнительных затрат производительности.

В 1С:Предприятии 8.0 появилась возможность напечатать любой динамический список, вернее, вывести его в табличный или текстовый документ. При выводе списка учитывается текущая настройка колонок, отбор и сортировка. Можно вывести все элементы или только выбранные, с учетом или без учета подчиненных элементов.

Командные панели

Расположение и наполнение командных панелей в новом интерфейсе реализовано таким образом, чтобы пользователь без ознакомления с документацией всегда мог легко найти любые действия доступные в конкретном режиме. Меню «Действия» теперь можно найти практически в каждой форме. Командные панели управления списками располагаются непосредственно рядом со списками. Теперь даже начинающий пользователь всегда сможет быстро найти все необходимые функции.

Отчеты

В 1С:Предприятии 8.0 значительно улучшена работа с отчетами и другими печатными формами:

Добавлены возможности горизонтальных и вертикальных группировок в отчете для отражения агрегированной информации. Специальные маркеры в заголовке строки или колонки позволяют раскрывать и сворачивать группу или сразу несколько групп одного уровня.

Пользователь может самостоятельно изменить ширину колонок и высоту строк, даже если заголовки не отображаются. Для этого необходимо, удерживая клавишу Ctrl, навести курсор мыши на границу между колонками (строками) и потянуть ее.

Новый механизм сводных таблиц позволяет анализировать многомерную информацию в различных разрезах. Пользователь имеет возможность динамически изменять структуру отчета без внесения исправлений в прикладное решение. Он может включать и выключать измерения, менять их порядок, буквально перетаскивая мышью.

У ячеек могут быть примечания, содержащие дополнительную информацию. Ячейка с примечанием имеет маленький треугольник в правом верхнем углу. При наведении курсора мыши на ячейку примечание показывается во всплывающем окне. Специальная панель для работы с примечаниями позволяет добавить и удалить примечание, перейти к следующему и предыдущему примечанию.

Переключение интерфейса «на лету»

Часто пользователь выполняет сразу несколько функций, работает со множеством справочников, документов и отчетов. Общее количество используемых объектов очень велико и разнообразно. Иногда бывает другая ситуация, когда пользователь должен временно исполнять функции другого сотрудника.

В таких случаях будет полезно переключение интерфейса «на лету», без перезапуска программы. Разработчик создает несколько интерфейсов, куда входят пункты меню и кнопки на панелях инструментов, например, интерфейс «Руководитель» и «Главный бухгалтер». Пользователь может во время работы с программой быстро переключиться на другой интерфейс, выполнить какие-либо действия и затем так же легко переключиться обратно.

Справочная система

Справочная система построена по принципу гипертекста, аналогично страничкам в Интернете, ссылающимся друг на друга. Системная справка по платформе «1С:Предприятие 8.0» объединена со справкой по конфигурации (пользователь фактически не видит границы между ними). Теперь у разработчиков прикладных решений есть все средства для создания полноценной справочной системы по конфигурации в HTML-формате, с богатым оформлением, таблицами, картинками и гиперссылками на другие разделы справки и сайты в Интернете.

Стили

Конфигурация может содержать в себе несколько стилей. Стиль — это совокупность элементов стиля, куда входят цвет формы, фон кнопки, цвет текста в поле ввода и т.д. Любая форма может быть показана в каком-либо стиле, что настраивается в Конфигураторе. Например, для всех регламентных обработок можно применить свой стиль с другим цветом фона, тогда пользователь сразу поймет, что совершает важное действие, и будет относиться к этому более внимательно.

Языки

Прикладные решения на платформе «1С:Предприятие 8.0» могут быть многоязычными, т.е. с одной и той же программой могут работать пользователи, говорящие на разных языках. Это достигается тем, что для любого элемента управления, например, надписи, можно указать текст на разных языках. Система автоматически покажет пользователю форму с надписями на его родном языке. Это особенно актуально для совместных предприятий, а также стран ближнего зарубежья, где кроме национального языка, активно используется русский и другие языки.

Все строки в информационной базе хранятся в кодировке UNICODE. Это значит, что пользователь может вводить данные на различных языках, например, если описание товара или текст договора нужно включить на языке страны-производителя. Система будет корректно отображать такие тексты, выполнять по ним поиск и сортировку.

Ввод по строке

Новая функция «Ввод по строке» ускоряет ввод информации в несколько раз. Суть ее заключается в следующем: как только вы начнете вводить название в поле ввода, система сразу начинает подбирать в справочнике элементы, названия которых начинаются на введенные символы. Если найдено только одно значение, оно сразу будет подставлено в поле ввода. Если подходящих элементов будет несколько, то будет предложено меню для выбора одного из них.

Такой способ обеспечивает высокую скорость ввода при массовом вводе информации. Это будет особенно удобно для опытных пользователей, уже знающих наизусть всю номенклатуру товаров. Им не надо больше открывать справочник и выбирать из него нужный товар. При наборе первых букв его названия прямо в поле ввода система найдет его в справочнике и подставит в поле.

В таком режиме ввода снижается нагрузка на систему, т.к. поиск выполняется быстрее, чем показ списка, и, как следствие, уменьшается количество обращений к базе данных.

Отметка незаполненных полей

Обязательные поля, в которые требуется ввести значения, помечаются пунктирной красной линией. Это упрощает освоение прикладного решения и снижает количество ошибок. Система будет автоматически отмечать незаполненные поля, если в конфигураторе установить соответствующий флажок.

Открытие объектов и списков

Элементы справочников и документы из поля ввода могут быть легко открыты с помощью специальной кнопки или комбинацией клавиш Ctrl-Shift-F4. Из диалога объекта (например, из формы документа), можно легко открыть список с помощью кнопки стандартной панели, и курсор будет установлен на данном объекте.

Использование клавиатуры

Интерфейс системы «1С:Предприятие 8.0» предоставляет удобные возможности для эффективного использования клавиатуры. Например, режим «авто выбора» будет автоматически предлагать выбор незаполненного поля. Авто-ввод новой строки автоматически начнет ввод строк в пустом списке или автоматически предложит ввод очередной строки.

Для опытных пользователей можно предусмотреть горячие клавиши для часто используемых действий (акселераторы), тогда их работа будет заметно ускорена. Когда пользователь освоится с системой, то постоянное использование мыши может сильно тормозить его работу. Это особенно важно на критических участках, связанных с интенсивным вводом большого количества информации.

Калькулятор

Встроенный калькулятор позволяет производить вычисления. Это очень удобно, потому что он всегда «под рукой». Есть режим формульного калькулятора, когда производимые вычисления записываются в строку, например, (15+10)*2=. Калькулятор теперь запоминает историю вычислений, и есть режим микрокалькулятора, в котором кнопки скрываются.

Календарь

Календарь — тоже полезная вещь и также всегда под рукой. Размеры календаря можно увеличить, и он автоматически отразит большее количество месяцев. Окно календаря можно прикрепить к краю экрана, чтобы он всегда был на виду.

Изменение пароля пользователем

Пользователь теперь может самостоятельно изменить свой пароль и язык, правда изменение языка подействует только после перезапуска программы.

Временная блокировка

Если пользователь временно оставляет рабочее место, то для обеспечения защиты целесообразно воспользоваться режимом временной блокировки. При этом окно программы сворачивается и выводится приглашение для ввода пароля. После ввода правильного пароля блокировка снимается и пользователь возвращается к работе.