2.5. Электронный документооборот

Отношение к работе с документами как к составляющей основ­ных бизнес-процессов позволяет добиться значительного эффекта. Дальнейшее повышение эффективности управления документообо­ротом (а значит, и управления бизнес-процессами на предприятии) возможно, если оптимизацию бизнес-процессов сочетать с исполь­зованием новых возможностей автоматизации документооборота на уровне предприятия в целом. В этом случае работа с документами рассматривается как один из ресурсов управления, способствующий повышению управляемости организации.

Приведенные в разделе примеры автоматизации отдельных фун­кций работы с документами в процессе управления подтверждают, что даже традиционный (бумажный) документооборот в настоя­щее время немыслим без его автоматизации и использования элек­тронных документов. Однако необходим комплексный подход к использованию информационных ресурсов и систем, так как сейчас недостаточно автоматизации отдельных операций. Задача заключа­ется в том, чтобы от дискретной формы электронного документооборота перейти к комплексной и непрерывной информационной технологии.

В настоящее время оптимизация и автоматизация документообо­рота выходит за рамки традиционного делопроизводства, и в этой области проявляются новые подходы. Растет число предприятий, применяющих корпоративные системы документооборота. Такие системы получили распространение с середины 1990-х годов и сей­час применяются, прежде всего, в организациях и на предприятиях, стратегия которых нацелена на длительную работу в определенной отрасли бизнеса.

Предпосылки перехода организации на электронный доку­ментооборот. На определенном этапе в организации, деятельность которой характеризуется территориально распределенными биз­нес-процессами, возникает осознание того, что система бумажного документооборота обладает рядом существенных недостатков, тор­мозящих реализацию стратегии развития компании:

• трудоемкость контроля за передачей документов между сотруд­никами и подразделениями;

• сложность получения достоверной информации о ходе испол­нения документов;

• отсутствие оперативной информации о выполнении поручения по входящему документу;

• невозможность отслеживания связи входящих-исходящих документов, большие временные затраты на поиск документов по подразделениям;

• отсутствие необходимой степени полноты информации у руко­водителей о качественном и количественном составе документообо­рота в компании;

• возможный риск утраты сведений о важном документе, затра­гивающем коммерческие интересы компании;

• значительные временные и финансовые затраты на тиражиро­вание документов.

Все это приводит к замедлению принятия решений и, как следс­твие, к снижению эффективности управления из-за недостаточности и разобщенности информации. При этом становится очевидным, что внедрение системы электронного документооборота и программных средств коллективной работы в условиях возрастания потоков доку­ментов должно способствовать значительному повышению эффек­тивности работы персонала и уменьшению прямых и косвенных рас­ходов организации.

Особенности электронного документа. Опыт применения корпоративных систем документооборота и элементов электронного документооборота подтверждает, что ряд вопросов не является характерным для прежних инструментов делопроизводства и требует специальной регламентации (например, порядок подключения поль­зователей к системе ведения справочников-классификаторов, работы с электронными файлами и др.). Эти вопросы могут быть отражены либо в специальном, изданном для организации документе, либо в отдельных взаимоувязанных документах, регламентирующих работу службы делопроизводства и структурных подразделений.

Обосновывая необходимость увеличения доли электронных документов в процессе управления, следует учитывать особенности использования бумажных и электронных документов, их преиму­щества и одновременно ограничения, связанные с носителем инфор­мации. Можно прсвести сопоставление электронных документов с бумажными по их характеристикам, имеющим значение в управлен­ческой деятельности.