2.7. Этапы внедрения системы электронного документооборота

Практика показывает, что внедрение корпоративной системы с использованием электронного документооборота должно осущест­вляться поэтапно.

На первом этапе решаются организационные вопросы, регла­ментируется использование системы, проводится оптимизация и уни­фикация документооборота, обучение сотрудников, накапливается необходимый опыт работы подразделений в условиях корпоратив­ной технологии. Работ на этом этапе может вестись с электронными регистрационными карточками без прикрепления к ним файлов документов.

На втором этапе определяются разновидности документов, с ко­торых следует начинать использование электронного документообо­рота. Это могут быть внутренние либо распорядительные документы, переписка с вышестоящими организациями, то есть те документы, к которым чаще всего обращаются в справочно-информационных целях.

На третьем этапе происходит масштабное использование функ­циональных возможностей системы, в том числе электронного доку­ментооборота.

Круг пользователей корпоративной системы также дожжен рас­ширяться поэтапно: от работников службы ДОУ и секретарей в структурных подразделениях организации до руководителей и спе­циалистов. При расширении числа пользователей рекомендуется начинать с наиболее психологически подготовленных и квалифици­рованных сотрудников, используя их опыт и навыки при освоении технологии другими сотрудниками.

Следует внедрять новую технологию в тех подразделениях, где наиболее очевидны насущная необходимость и эффект от ее реализа­ции.

Возникают следующие задачи:

• если сотрудники не умеют пользоваться системой автомати­зации документооборота, то следует организовать обязательный процесс обучения, предусмотреть это умение в качестве квалифика­ционного требования для занятия определенных должностей;

• если сотрудники еще не привыкли к автоматизированной тех­нологии, то необходимо контролировать, оказывать методическую помощь, проводить оптимизацию процессов работы;

• если сотрудники не хотят работать по-новому, то нужно использовать систему мотивации персонала, стимулов и, при необходимости, санкций, разъяснять преимущества и перспективы новой технологии.

Бывают ситуации, когда сотрудники считают, что с электрон­ными документами им работать неудобно. Здесь могут действовать как ранее сформировавшиеся стереотипы, так и реальные обстоя­тельства. Частично они могут быть связаны с необходимостью даль­нейшей оптимизации бизнес-процессов, управленческих процедур, то есть нужно не только заменить бумагу электронным носителем, но и совершенствовать процессы работы на основе новых информаци­онных технологий.

Корпоративная система документооборота является системооб­разующим фактором, поэтому при ее внедрении и использовании необходимо не только проанализировать массивы управленческой информации, но и выработать оптимизирующее решение для органи­зации в целом. Такое решение должно приниматься в рамках общей концепции развития информационной системы организации, учиты­вать государственные и корпоративные нормы и правила работы с документами.

На стадии внедрения и освоения системы документооборота может быть период одновременного сосуществования новой и ста­рой технологий (в тех подразделениях организации, которые к ним еще не подключены). На каждой стадии процесса внедрения системы автоматизации документооборота должен расширяться круг его учас­тников. Например, в большой организации может потребоваться поэ­тапное подключение к системе сначала канцелярии (службы ДОУ), а затем и остальных структурных подразделений с соответствующим увеличением числа пользователей.

Максимальный эффект от внедрения автоматизированной сис­темы, охватывающей документооборот всей организации, достига­ется лишь тогда, когда все запланированные подразделения будут подключены. Необходимо предусмотреть проведение мероприя­тий по разъяснению возможностей корпоративной технологии для всех должностных лиц и будущих пользователей системы: руководс­тва организации, руководителей подразделений, работников службы ДОУ и др.

Необходимо спланировать время, требуемое для ознакомления работников с новой технологией и для ее освоения. Поспешность с внедрением порождает затруднения, связанные с тем, что работники организации не смогу приспособиться сразу к большому числу изме­нений. При чрезмерном же затягивании этого процесса также может значительно снизиться эффект от нововведения. С учетом этих обстоятельств важно при внедрении корпоративной системы автоматизации документооборота разработать план-график подключения подразделений.

Внедрение корпоративной технологии документооборота, предъ­являющей новые требования к сотрудникам как пользователям сис­темы (в том числе требования к их квалификации) и позволяющей оценивать их работу с общих позиций, относится к числу таких круп­ных нововведений, которые могут вызвать различную реакцию на их внедрение.

Проблемы, связанные с внедрением новых технолог™, не сво­дятся только к так называемому психологическому барьеру они также охватывают сферу экономических и социальных интересов работни­ков организации. Если работник предполагает, что внесение нов­шества приведет к ущемлению его интересов, то он будет выступать против него. Следовательно, важно обеспечить работников инфор­мацией о преимуществах новой технологии (для организации, под­разделения, отдельного работника), продумать систему обучению. Иногда отдельные сотрудники могут преднамеренно выказываться против нововведения, чтобы повысить свое влияние на остальных. Отсюда вытекает необходимость учитывать влияние и коллективных, индивидуальных интересов.

К другим возможным препятствиям внедрения систем! автомати­зации документооборота и электронного документооборот) относится несогласованность действий, невыполнение функций, нерешительность руководства, неподготовленность и неуверенность сотрудников и т. д. На это процесс оказывает влияние и особенности корпоративной культуры. Если сотрудники организации в течение длительного вре­мени были ориентированы на поддержание существующего порядка работы, а восприимчивость к нововведениям и стремление к повы­шению квалификации не являлись чертой корпоративна культуры и системы приоритетов в менеджменте, то при реализации нововведений могут возникнуть управленческие проблемы.