4. Система электронного документооборота «1с: Документооборот 8»

Программный продукт "1С: Документооборот 8", является преемником программного продукта "1С: Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота предприятия. [6]

"1С: Документооборот 8" позволяет:

- упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

- сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

- повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

Что касается стоимости системы, то она также варьируется в зависимости от многих параметров:

Таблица 2.5. Цены на поставку СЭД «1С: Документооборот 8»

Число рабочих мест	Общая стоимость программы
	КОРП	ПРОФ	ДГУ
30-50 (10 активных пользователей)	185 400 р.	77 400 р.	159 000 р.
300-500 (100 активных пользователей)	504 000 р.	396 000 р.	477 600 р.
1000-2000 (400 активных пользователей)	1 572 000 р.	1 464 000 р.	1 545 600 р.
3000-5000 (1000 активных пользователей)	3 696 000 р.	3 588 000 р.	3 669 600 р.

5. Сравнительная таблица систем электронного документооборота

В ходе сравнения систем электронного документооборота была составлена таблица преимуществ функциональных возможностей рассмотренных ранее систем:

Таблица 2.6. Сравнительная таблица систем электронного документооборота

Наименование СЭД	«1С»	Docs Vision	Directum	«Е1 Евфрат»
Наличие web-клиента	+ (2 б.)	+ Приобретается отдельно (1 б.)	+ (2 б.)	+ (2 б.)
Ведение договоров	+ (2 б.)	+ Докупается отдельно (1 б.)	+ Докупается отдельно (1 б.)	+ (2 б.)
Управление работами	+ Только в расширенной версии (1 б.)	+ (2 б.)	+ (2 б.)	+ (2 б.)
Интеграция с другими системами	+ (2 б.)	+ Докупается отдельно (1 б.)	+ (2 б.)	+ (2 б.)
Ведение клиентской базы	- Функция не заявлена (0 б.)	- Функция не заявлена (0 б.)	+ Докупается отдельно (1 б.)	+ (2 б.)
Распознавание документов	+ Докупается отдельно (1 б.)	+ Докупается отдельно (1 б.)	+ Докупается отдельно (1 б.)	+ (2 б.)
Итоговый балл	8	6	9	12

3. Обзор системы электронного документооборота Directum.

   1. Общее описание системы

Система Directum является корпоративной системой электронного документооборота, которая упрощает работу с большим потоком документов. СЭД Directum нацелена на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Функционирование системы электронного документооборота Directum зависит в первую очередь от той конфигурации, которую выберет заказчик. В поставку могут входить девять модулей, реализующих функции электронного документооборота и управления взаимодействием, а также средства, расширяющие возможности их использования. Этими средствами являются такие модули, как: модуль управления электронными документами, модуль управления деловыми процессами, модуль канцелярия, модуль обращения граждан и организаций, модуль управления взаимодействием с клиентами, модуль управления договорами, модуль управления совещаниями и заседаниями, модуль управления показателями эффективности, модуль интеграции с системами обмена документами.

Модули управления электронными документами и управления деловыми процессами являются базовыми модулями системы. Остальные модули – являются дополнительными модулями системы, которые позволяют расширить функционал системы.

Также СЭД Directum оснащена дополнительными возможностями, которые открывают большие возможности и помогают упросить работу с ней. Например, технология быстрой идентификации, которая позволяет проставлять штрих код на документы, чтобы в дальнейшем получать быстрый доступ к ним.

Помимо этого СЭД Directum интегрирован с приложениями Microsoft Office, то есть, существует возможность взаимодействия с системой непосредственно из приложений MS Office.

Также СЭД Directum оснащен веб-доступом. Это значит, что у пользователей системы есть возможность получить доступ к данным системы Directum с помощью веб-браузера.

Ещё одним полезным дополнительным средством является предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Данный инструмент позволяет создавать и дорабатывать компоненты системы посредством визуальной настройки их форм и задания вычислений на встроенном языке ISBL. Язык предназначен для адаптации системы к нуждам конкретного предприятия программистами этого предприятия.

Такое средство, как служба ввода документов позволяет автоматически вводить документы, полученные из различных источников в систему DIRECTUM (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта).

Также в системе Directum реализована служба преобразования документов. Она позволяет преобразовывать документ в форматы HTML, PDF, а также в многостраничный TIFF при различных действиях пользователя с документами. Например, при экспорте документов из системы.

В системе Directum также предусмотрена интеграция с 1С: Предприятие 8* и Dynamics AX*.

2. Обзор модулей системы.

Структурно модули системы представляют собой наборы компонент различных типов. Компоненты имеют характерный интерфейс и наборы данных, определяемые их назначением.

1. Обзор базовых модулей

В данной таблице представлен обзор базовых модулей системы:

Таблица 2.7. Базовые модули СЭД Directum

Наименование	Краткое описание
1.Управление электронными документами	Обеспечивает всю работу с электронными документами, начиная от создания и редактирования в форматах различных приложений, до управления доступом, защиты от изменений посредствам шифрования и электронной цифровой подписи (ЭП).
2.Управление деловыми процессами	Реализует автоматизацию процессов согласования и обработки электронных документов (docflow). Выдает электронные задания и контролирует их исполнение (workflow). [7]

2. Обзор дополнительных модулей

В данной таблице представлен обзор дополнительных модулей, которые расширяют функционал системы:

Таблица 2.8. Дополнительные модули СЭД Directum

Наименование	Краткое описание
1.Канцелярия	Модуль предназначен для секретарей и делопроизводителей, облегчается выполнение рутинных операций в работе с бумажными документами, поиску документов и отправке поручений в работу.
2.Обращения граждан и организаций	Позволяет организовать работы с обращения граждан и организаций в соответствии с ФЗ № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.
3.Управление взаимодействия с клиентами	Позволяет вести единую базу клиентов компании, учитывать все контакты и маркетинговые мероприятия.
4.Управление договорами	Организация процесса регистрации, согласования договоров и прочих договорных документов, оперативная работа с ними (поиск, анализ, редактирование и т.п.), а так же контроль за ходом договорного процесса.
5.Управление совещаниями и заседаниями	Модуль поддерживает полный ЖЦ совещания, начиная от подготовки и проведения и заканчивая согласованием протокола и контролем исполнения решений.
6.Управление показателями эффективности	Позволяет проводить оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности. [7]

В ходе написание выпускной квалификационной работы особое внимание будет уделено единственному дополнительному модулю – это модуль «Канцелярия». Связанно это с тем, что данный модуль позволяет вести Журнал регистрации, Номенклатуру дел и позволяет заполнять РКК (регистрационно-контрольные карточки), с помощью которых в дальнейшем можно будет формировать отчеты о работе предприятия, а также в данном модуле реализована работа с поручениями. Эти функции были необходимы для осуществления внутреннего документооборота компании.

Рассмотрим функциональные возможности этого модуля более подробно.

1. Модуль «Канцелярия»

Работа модуля «Канцелярия» тесно связана с работой других модулей СЭД Directum.

Во многих организациях основная нагрузка по контролю исполнения поручений или же по обеспечению бумажного документооборота лежит на делопроизводственных службах предприятия. Для таких служб был разработан модуль «»Канцелярия».

Обмен документами автоматизируется в соответствии со стандартом Гильдии управляющих Документацией «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления».

Данный модуль используется для автоматизации работы с официальными бумажными документами, например, с приказами по основной деятельности, входящими и исходящими письмами, запросами, поручениями и т.п. [8]

Работа с такими документами не может быть полностью переведена в электронный вид, т.к. большинство документов, имеющих юридическую силу, по законодательству должны оформляться в бумажном виде.

В то же время, многие организации обмениваются электронными сообщениями и документами, которые считаются «официальными» наравне с бумажными документами, и поэтому подлежат регистрации, вынесению резолюций и т.д.

Модуль облегчает обработку бумажных документов и позволяет автоматически обмениваться электронными документами между организациями.

Обработка бумажных документов осуществляется в соответствии с требованиями ГСДОУ (Государственная Система Документационного Обеспечения Управления), на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства.

Модуль «Канцелярия» обеспечивает:

• единую регистрацию всех входящих, исходящих и внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек (Далее РКК);

• регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа.

• осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;

• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

• быстрый поиск информации по наличию, состоянию и движению бумажных документов в системе;

• получение стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.