Глава 2. Системы электронного документооборота

1. Классификация систем электронного документооборота

International Data Corporation (далее IDC) является аналитической фирмой, которая специализируется на исследовании рынка информационных технологий. Организация является подразделением компании International Data Group. На сегодняшний день в IDC работают более тысячи аналитиков в 110 странах мира. [2]

По мнению аналитиков IDC системы электронного документооборота можно разделить на следующие типы:

• СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-processes EDM). Системы такого типа обеспечивают полный жизненный цикл (далее ЖЦ) работы с документами.

• Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы такого типа позволяют обеспечить корпоративную инфраструктуру для работы с документами. Базовые функции такого типа СЭД очень схожи с СЭД, ориентированными на бизнес-процессы. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Система, которая будет рассмотрена в данной выпускной квалификационной работе как раз-таки будет являться корпоративной системой электронного документооборота.

• Системы управления содержимым (content management systems). Такие системы обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого. Облегчается задача обмена информацией между приложениями благодаря тому, что она хранится не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера.

• Системы управления информацией (information management systems) – более привычное названия для нас - порталы. Такие системы обеспечивают объединение информации, управление информацией и доставку информации через интернет.

• Системы управления изображениями (образами) (imaging systems). С их помощью осуществляется переход документа из бумажного состояния в электронную форму (обычно в формате TIFF). В число базовых функций входят: сканирование, хранение, поиск и прочие.

• Системы управления потоками работ (workflow management systems). Данные системы нужны для реализации маршрута потоков работ любого вида в рамках любых бизнес-процессов. Они позволяют повысить эффективность и контроль корпоративных бизнес-процессов.

2. Сравнение существующих систем электронного документооборота

В данной работе будут изучены системы электронного документооборота Directum, Docs Vision, Е1 Евфрат, 1С: Документооборот 8.

Выбор данных систем электронного документооборота связан с тем, что они занимают более 50% регионального рынка СЭД по информации ГК «ИВС».

В ходе исследования вышеупомянутых систем электронного документооборота было выявлено, что каждая из систем выделяет такие преимущества, как:

1. Масштабируемость. Это означает, что системой могут пользоваться одновременно от десятков до десятков тысяч пользователей. Также в системе могут храниться от тысяч до миллионов документов.

2. Гибкость настройки. Есть возможность настроить систему под конкретное предприятие исходя из пожеланий заказчика.

3. Привычный интерфейс. В каждой из систем используется так называемый «дружелюбный» интерфейс, который позволяет легко адаптироваться к системе.

4. Взаимодействие с другими системами. Очень часто требуется наличие интеграции с другими системами, например, с 1 С: Предприятие. Рассмотренные системы электронного документооборота также обладают такой возможностью.

Далее будут рассмотрены различия между системами.

1. Система электронного документооборота «Directum»

СЭД Directum позиционирует себя как корпоративная система электронного документооборота (Enterprise Content Management). [3]

Помимо упомянутых ранее преимуществ СЭД Directum также располагает такими возможностями, как:

1. Возможность работы в облаке (IaaS решения). На текущем этапе для тестирования системы развернут демо-стенд системы в SaaS-облаке. Такая возможность позволяет иметь доступ к системе электронного документооборота в любое время и в любом месте.

2. Возможность работы как в desktop-клиенте, так и с мобильных устройств. Недавним введением является то, что в системе можно работать с iPad и планшетов Surface.

3. Возможность применения ЭЦП (электронная цифровая подпись). ЭЦП позволяет подписывать документы в системе, при этом гарантируя авторство подписи, и неизменность текста документа после его подписания. Наличие такой возможности является несомненным достоинством системы, так как позволяет экономить рабочее время сотрудников организации.

4. Есть возможность распознавания документов. При желаний заказчик может ставить штрих-код на документы, благодаря чему в системе упростится поиск документов, а также получение информации о них.

Существует три вида вариантов поставки СЭД Directum: Lite, Standard, Enterprise. Вид поставки зависит от количества одновременно работающих с системой пользователей.

Lite. Является облегченным вариантом поставки системы как для небольших организаций, так и для подразделений крупных компаний. Количество пользователей системы соответствует числу приобретенных базовых клиентских лицензий. В данном варианте поставки максимальное число пользователей составляет 50.

Standard. Вариант поставки системы, предназначенный для средних организаций. В системе одновременно может работать до 100 человек. Вариант поставки предполагает покупку конкурентных лицензий, которые дают возможность регистрировать в системе большее число пользователей, чем общее количество приобретенных лицензий.

Enterprise. Наиболее мощный вариант поставки системы, предназначенный для крупных организаций. Поддерживает высокую масштабируемость и кластерные решения, имеет расширенную функциональность. Количество одновременно работающих пользователей не ограничено. Конечное число пользователей ограничивается возможностями SQL-сервера. Если ресурсов SQL сервера недостаточно – всегда можно приобрести более мощный. Независимые испытания компании Directum подтвердили одновременную стабильную работу 10 000 пользователей.

Помимо приобретения базовых лицензий, в большинстве случаев, заказчику необходимо приобретать дополнительные модули, которые позволяют расширить функционал системы. Да и в целом производить некоторые изменения системы, чтобы настроить ее под своё предприятие. А это, соответственно, стоит тоже немалых затрат.

На сегодняшний день клиентами системы Directum по городу Пермь являются такие компании, как Авиадвигатель, ГСИ-Пермнефтегазстрой, Западно-Уральский Банк Сбербанка России (филиал), Новомет-Пермь, Камский Кабель и многие другие. Более конкретно с клиентами можно ознакомиться на сайте компании.

Что касается цены за внедрение СЭД «Directum», то она формируется из цены на серверные лицензии, цены на базовые клиентские лицензии и цены на клиентские лицензии за дополнительные модули, а также цены на клиентские лицензии за доп. модули. С ценами можно ознакомиться в представленной таблице:

Таблица 2.1. Цены на поставку СЭД Directum

Наименование	Lite	Standard	Enterprise
Цена за сервер	8.900 р.	16.800 р.	29.600 р.
Цена базовых клиентских лицензий
Цена за единицу лицензии	1.800 р.	6.800 р.	11.700 р.
Цена за пакет 20 лицензий	34.200 р.	129.200 р.	222.300 р.
Цена за пакет 50 лицензий	81.000 р.	306.000 р.	526.500 р.
Цена за пакет 100 лицензий		544.000 р.	936.000 р.
Цена за пакет 200 лицензий			1.755.000 р.
Цены клиентских лицензий на дополнительные модули (цены указаны за единицу пользователя данным модулем)
Канцелярия	1 950 р.	5 900 р.	10 200 р.
Управление совещаниями и заседаниями	1 050 р.	3 500 р.	6 100 р.
Управление взаимодействием с клиентами		7 200 р.	12 500 р.
Управление договорами	1 700 р.	5 800 р.	10 100 р.
Обращение граждан и организаций		7 700 р.	13 400 р.
Управление показателями эффективности		9 600 р.	16 800 р.
Быстрая идентификация документов		2 700 р.	4 600 р.
Клиентская лицензия разработчика	5 370 р.	17 900 р.	27 600 р.
Цены дополнительных серверных лицензий
Веб-доступ		59 200 р.	96 400 р.
Портальные компоненты для SharePoint		37 100 р.	59 300 р.
Агент служб взаимодействия систем		41 500 р.	66 500 р.
Контроллер служб взаимодействия систем		110 000 р.	110 000 р.
Служба файловых хранилищ		24 200 р.	38 800 р.
Служба ввода документов		37 300 р.	63 000 р.
Модуль интеграции с Microsoft OCS/Lync		28 600 р.	48 600 р.
Веб-сервисы интеграции		73 100 р.	122 500 р.
Вторичный сервер репликации			150 000 р.
Коннектор к 1С:Предприятие 8	17 580 р.	66 200 р.	97 700 р.

2. Система электронного документооборота «Docs Vision»

Данная СЭД позиционирует себя как система управления документами, задачами и бизнес-процессами организации. [4]

Что касается преимуществ системы, то в ней также реализована ЭЦП и имеется программный продукт для iPad.

Существует также такой инструмент, как Менеджер для Outlook. Он позволяет реализовать рабочее место в системе электронного документооборота непосредственно внутри приложения MS Outlook.

Также имеется веб-доступ. В данной компании услуга веб-доступа называется «Легкий клиент».

Цены на поставку Docs Vision также как и в Directum варьируются в зависимости от вида серверной лицензии и от количества приобретаемых лицензий:

Таблица 2.2. Цены на поставку Docs Vision

Вид	Базовая (до 25)	Расширенная (до 100)	Корпоративная (до 50 000)
Цена за ед. лицензии	4 100 р.	15 000	По запросу
Цена за макс. Кол-во лицензий	102 500 р.	1 500 000	По запросу

3. Система электронного документооборота «Е1 Евфрат»

Е1 Евфрат говорят о своей СЭД как о комплексном программном решении, которое позволяет автоматизировать электронный документооборот, делопроизводство и бизнес-процессы в различных по масштабу государственных учреждениях, коммерческих компаниях и предприятиях, научных и образовательных учреждениях. Внедрение системы обеспечивает как в соответствии с отечественными принципами управления, так и в соответствии с западными стандартами. [5]

Что касается стоимости внедрения, то компания предлагает следующие условия:

Таблица 2.3.Цены на поставку СЭД Е1 Евфрат

Кол-во пользователей	5-19	20-49	50-99	100-199	200 и более
Стоимость за ед. лицензии	7.300 р.	6.800 р.	5.900 р.	5.200 р.	Обсуждается индивидуально
Общая стоимость	36.500 р. – 138.700 р.	136.000 р. – 333.200 р.	295.000 р. – 584.100 р.	520.000 р. – 1.034.800 р.	Обсуждается индивидуально

Помимо всего прочего, система «Е1 Евфрат» предлагает SaaS (Software as a Service) решение, которое позволяет размещать настроенную серверную компоненту системы заказчика вместе с документами на расположенном в дата-центре сервере компании «Е1 Евфрат». Работа в данной системе осуществляется на условиях ежемесячной арендной платы.

Для заказа SaaS решения компания предусмотрела несколько тарифов:

Таблица 2.4. Тарифы SaaS решений

Наименование тарифа	«Экономный»	«Базовый»	«Профессиональный»	«Неограниченный»
Условия	1.5 типовых потоков документов 2.9 типов отчета 3.Хранение до 10Гб информации 4.Возможность одновременной работы до 10 пользователей.	1.5 типовых потоков документов 2.9 типов отчета 3.Настройка 5 доп. потоков и 3 доп. отчетов 4.Хранение до 30Гб информации 5.Одновременная работа 30 пользователей.	1.5 типовых потоков документов 2.9 типов отчета 3.Настройка 10 доп. потоков и 6 доп. отчетов 4.Хранение до 100Гб информации 5.Одновременная работа 60 пользователей 6.Бесплатная тех. поддержка.	1.5 типовых потоков документов 2.9 типов отчета 3.Настройка 20 доп. потоков и 10 доп. отчетов 4.Хранение до 200Гб информации 5.Одновременная работа 100 пользователей 6.Бесплатная тех. поддержка 7.Бесплатное обучение 1 администратора, 1 технолога и 10 пользователей.
Цена в месяц	10.000 р.	27.000 р.	49.000 р.