ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Национальный исследовательский университет "Высшая школа экономики" Факультет бизнес-информатики
Кафедра информационных технологий в бизнесе
УДК 004.94
Моделирование и анализ процессов внутреннего документооборота предприятия Выпускная квалификационная работа бакалавра
		Работу выполнил студент группы БИ-11-1 4 курса факультета бизнес-информатики Е.С. Попова Научный руководитель: Доцент кафедры информационных технологий в бизнесе, к.ф.-м.н., доцент Л.В. Шестакова “_____” 20__ г.
Пермь 2015

Оглавление

Введение 4

Глава 1. Бумажный и электронный документооборот 6

Глава 2. Системы электронного документооборота 8

2.1.Классификация систем электронного документооборота 8

2.2.Сравнение существующих систем электронного документооборота 9

2.2.1.Система электронного документооборота «Directum» 9

2.2.2.Система электронного документооборота «Docs Vision» 12

2.2.3.Система электронного документооборота «Е1 Евфрат» 12

2.2.4.Система электронного документооборота «1С: Документооборот 8» 13

2.2.5.Сравнительная таблица систем электронного документооборота 14

2.3.Обзор системы электронного документооборота Directum. 15

2.3.1.Общее описание системы 15

2.3.2.Обзор модулей системы. 16

Глава 3. Внедрение системы электронного документооборота 20

3.1.Вводная информация для внедрения системы электронного документооборота 20

3.1.1.Цели внедрения системы электронного документооборота 20

3.1.2.Ожидаемый эффект от внедрения системы электронного документооборота 21

3.1.3.Основные принципы внедрения системы электронного документооборота 22

3.1.4.Этапы внедрения системы электронного документооборота 22

3.1.5.Содержание работ на этапах экспресс-анализа и ожидаемые результаты 23

3.2.Модель процесса AS IS 24

3.2.1.Обозначение элементов моделирования 24

3.2.2.Описание процедуры и построение модели AS IS 25

3.2.3.Описание модели AS IS процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)» 27

3.2.4.Описание особенностей выполнения процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы\Распоряжения)» в подразделениях предприятия 29

3.3.Предложения по оптимизации процесса документооборота с учетом перспектив внедрения системы электронного документооборота 30

3.4.Модель TO BE процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)» 37

3.5.Требования к системе электронного документооборота предприятия 47

3.5.1.Требования к системе электронного документооборота 47

3.5.2.Требования к инфраструктуре организации при внедрении системы электронного документооборота 47

Заключение 50

Библиографический список 51

Приложение А. Модель «Как есть» бизнес-процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)» 52

Приложение Б. Модель «Как будет» бизнес-процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)» 53

Введение

Автоматизация бизнес-процессов внутреннего документооборота на примере производственного предприятия является актуальной темой в связи с тем, что позволяет решать такие задачи, как повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Электронный документооборот обеспечивает организацию и контроль всех деловых процессов предприятия.

На сегодняшний день большое количество компаний – от малых предприятий до крупных организаций – испытывают трудности с внутренним документооборотом. Очень часто документы теряются, о них забывают или же приходят в негодность. Помимо этого, проблемой многих организаций является согласование документов: последовательность, с которой должен согласовываться документ, а также зачастую это касается и расположения офисов предприятия. Иногда, чтобы согласовать документ с контрагентом, офис которого находится за несколько километров от главного офиса предприятия, сотруднику приходится тратить на дорогу свое рабочее время, соответственно, на это уходит оплачиваемое время работника, которое он мог бы проводить с большей пользой на своем рабочем месте, выполняя свои прямые обязанности. Соответственно, возрастают издержки в виде оплаты транспорта и рабочего времени сотрудника, которое прошло впустую.

Прямым решением проблем такого типа является внедрение системы электронного документооборота (далее СЭД), которая будет настроена под конкретное предприятие. Разумеется, помимо решения вышеперечисленных проблем, система включает в себя огромное количество полезных функций, которые будут рассмотрены в работе.

Данная выпускная квалификационная работа имеет практическое применение, которое заключается во внедрении СЭД Directum на конкретном производственном предприятии, которое занимает лидирующие позиции в области производства кабельно-проводниковой продукции в России.

Объектом исследования являются процессы внутреннего документооборота производственного предприятия.

Предметом исследования является процесс «Управление организационно-распорядительной документацией»

Цель работы заключается в моделировании и анализе процессов внутреннего документооборота производственного предприятия.

Помимо перехода с бумажного документооборота на электронный документооборот, улучшение работы предприятия также будет происходить за счет усовершенствования его бизнес-процессов и, как следствие, грамотно спроектированной схемы документооборота, что позволит сократить время полного прохождения документа по всему маршруту.

Для достижения поставленной цели были сформулированы такие задачи, как:

• проведение анализа систем электронного документооборота;

• изучение функциональных возможностей системы электронного документооборота Directum;

• изучение нормативной и методической документации предприятия;

• построение модели AS IS для процессов внутреннего документооборота компании;

• формирование предложений по усовершенствованию процессов предприятия;

• построение модели TO BE на основе предложений по усовершенствованию процессов в рамках системы электронного документооборота Directum.

В ходе написания выпускной квалификационной работы будет рассмотрена система электронного документооборота Directum и будет разработан проект автоматизации бизнес-процессов исходя из технического проекта, составленного по требованиям производственного предприятия в рамках вышеупомянутой СЭД.