Добавил:
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Скачиваний:
69
Добавлен:
23.11.2017
Размер:
1.03 Mб
Скачать

Лабораторная работа № 1

Функции и режимы СУБД Access

Цель работы: изучить основные функции и режимы системы управления базами данных Microsoft Office Access 2007 и получить начальные навыки рабо-

ты с этой СУБД.

Продолжительность работы - 4 ч.

Теоретические сведения

Приложение Microsoft Office Access 2007, именуемое далее для краткости как Access, является мощной системой управления базами данных (СУБД),

предназначенной для создания баз данных и программ для работы с ними под управлением операционной системы Windows. В отличие от текстовых процес-

соров (например, Word) или табличных процессоров (таких, как Excel) Access

является многофункциональным приложением. Хотя текстовые процессоры и имеют множество дополнительных возможностей, их основная цель от этого не меняется, поскольку в любом случае они предназначены для ввода, форматиро-

вания и печати текстов. В большинстве табличных процессоров используется представление данных в виде строк и столбцов, и все операции в таких програм-

мах (даже создание сложных приложений на языке макрокоманд) основаны на табличном представлении данных. Access оказывается значительно сложнее, так как в этом приложении реализованы разнородные функции и обеспечиваются различные режимы работы.

Запуск СУБД Access

Приложение Access запускается нажатием кнопки “Пуск” на панели задач и последовательным выбором команд “Все программы”, “Microsoft Office” и “Microsoft Office Access 2007”. После запуска на экране появляется окно привет-

ствия (рис. 1), основными элементами которого являются:

- панель шаблонов (в левой части окна), которая содержит перечень шаб-

лонов баз данных, расположенных на данном компьютере (Локальные), шабло-

нов для обеспечения работы различных организаций (Деловые), шаблонов для организации учебного процесса (Образование), шаблона для обучения использо-

1

ванию Access (учебная база данных “Борей 2007”, предназначенная для учета продуктов питания, продаваемых вымышленной торговой компанией Борей);

- панель доступа к существующим базам данных (в правой части окна), со-

держащая ссылки на несколько последних баз данных, с которыми работал пользователь, и ссылку для доступа к файлам с базами данных (Другие...);

-область для создания новой базы данных (Новая пустая база данных);

-область для загрузки имеющихся шаблонов из Интернета (Шаблоны из Интернета);

-панель с перечнем услуг, предоставляемых службой Microsoft Office On-

line.

Рис. 1. Окно приветствия Microsoft Office Access 2007

Основные функции СУБД Access

Чтобы приложение можно было классифицировать как СУБД, в нем должны быть реализованы следующие четыре основные функции, каждая из ко-

торых обеспечивает свое представление данных для пользователя.

1. Организация данных. Эта функция включает в себя создание таблиц

данных и управление ими. Для пользователя данные представляются в виде дву-

2

мерной таблицы, а для работы с данными в этом представлении в Access преду-

смотрен специальный режим - режим таблицы.

2. Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным. Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей для последующего соеди-

нения нескольких таблиц в одну временную таблицу. Access использует запросы

для связывания таблиц и выборки из связанных таблиц данных, удовлетворяю-

щих определенным условиям.

3.Добавление и изменение данных. Эта функция СУБД требует разработки

иреализации представления данных, отличного от табличного представления. В

Access для добавления и изменения данных в таблицах можно использовать

формы. Формы позволяют разработчикам программ самим задавать подходящее представление данных. Для большинства пользователей использование форм для ввода и редактирования данных оказывается намного более простым, чем ис-

пользование табличного представления для выполнения аналогичных операций.

4. Представление данных. Система управления базами данных должна позволять создавать различные отчеты на основе данных, хранящихся в таб-

лицах. Часто основной целью работы пользователя с базой данных является по-

лучение правильно оформленного отчета.

Эти четыре основные функции СУБД объединены в рамках одного при-

ложения в Access и оперируют со следующими доступными через средства поль-

зовательского интерфейса объектами (рис. 2):

- таблицы, которые содержат данные, организованные в столбцы (назы-

ваемые полями) и строки (называемые записями); - запросы, которые позволяют пользователю получать, изменять и анали-

зировать данные различными способами. Запросы могут также запоминаться и использоваться в качестве источника данных для других объектов (форм и отче-

тов);

-формы, используемые для различных целей, например для ввода данных

втаблицу;

-отчеты, которые представляют данные, хранящиеся в базе данных, в

требуемом для печати формате.

3

Стрелки на рис. 2 показывают, какие объекты являются источниками дан-

ных для других объектов.

Access позволяет также использовать следующие дополнительные объек-

ты:

- макросы, состоящие из одной или нескольких макрокоманд, выполняю-

щих определенные действия. С помощью макросов можно автоматизировать часто производимые пользователем операции (например, печать отчета будет автоматически инициироваться щелчком мыши по специально предусмотренной кнопке, которая запускает связанный с ней макрос);

- модули, являющиеся программами на языке VBA (Microsoft Visual Basic for Applications) и используемые для выполнения действий, которые не могут быть реализованы макросами.

Рис. 2. Основные функции и объекты Access

Терминология СУБД Access частично не соответствует понятиям теории реляционных баз данных. Так, в отличие от теории, согласно которой реляцион-

ная база данных представляет собой совокупность таблиц, содержащих всю ин-

формацию, которая должна храниться в базе данных, в СУБД Access базой дан-

ных называется совокупность из объектов всех шести вышеперечисленных ти-

пов, которая запоминается в одном файле базы данных, имеющем расширение

.accdb.

4

Типы объектов базы данных указаны в особой области переходов окна ба-

зы данных (рис. 3). При выборе конкретного типа, осуществляемом щелчком мыши по названию типа объектов, значки и имена соответствующих объектов,

имеющихся в базе данных, отображаются в области переходов (см. рис. 3). С по-

мощью кнопки “Открыть/закрыть границу области переходов” область перехо-

дов можно свернуть, чтобы увеличить размер рабочей области, в которой проис-

ходит открытие объектов.

Использование имеющихся функций может оказаться сложной задачей для начинающего пользователя, поэтому в Access предусмотрены средства, на-

зываемые мастерами, которые упрощают многие из процессов формирования объектов базой данных, проводя пользователя через ряд диалоговых окон в ре-

жиме “вопрос-ответ”. В Access есть также построители, которые могут помочь пользователю сформировать синтаксически правильные выражения, например операторы языка SQL, специально предназначенного для работы с базами дан-

ных.

Панель быстрого доступа

Кнопка Office

Область

переходов

Заголовок окна

Кнопка Справка

Лента

Панель сообщений

Кнопка “Открыть/ закрыть границу области переходов”

Значки и имена объектов одного типа

Название типа объектов

Рабочая область

Строка состояния

Рис. 3. Окно базы данных и его основные элементы

Выбор функций и инициирование их выполнения осуществляется с помо-

щью кнопки Office, панели быстрого доступа и ленты (см. рис. 3).

После щелчка по кнопке Office активизируется окно (рис. 4) со списком стандартных команд и кнопками, предназначенными для завершения работы СУБД Access (“Выход”) и настройки ее параметров (“Параметры Access”).

5

Рис. 4. Окно кнопки Office

Панель быстрого доступа содержит несколько кнопок, которые соответст-

вуют командам, часто применяемым пользователями (Сохранить, Отменить и

т.д.). Пользователь может самостоятельно задавать состав кнопок, выбирая их из

списка, который появляется при щелчке по значку со стрелкой справа от панели.

Лента упрощает поиск необходимых пользователю команд, группируя их

по функциональному назначению на вкладках, число которых меняется в про-

цессе работы пользователя с Access (рис. 5).

Рис. 5. Лента

Основных вкладок четыре:

Главная. Содержит основные команды копирования и вставки данных, форматирования текста, сортировки, поиска и фильтрации данных; Создание. Содержит команды создания различных объектов базы данных; Внешние данные. Содержит команды импорта данных в Access и экспорта данных в другие программы.

Работа с базами данных. Содержит команды создания макросов и модулей, работы со схемой данных и т.д.

6

На вкладке команды объединены в группы, называемые коллекциями. Од-

на и та же коллекция (например, “Режимы” или “Окно”) может встречаться на разных вкладках.

Если потребуется дополнительное пространство в рабочей области окна базы данных, ленту можно свернуть двойным щелчком по активной вкладке лен-

ты, оставив только названия вкладок. Таким же способом можно развернуть лен-

ту.

Основные режимы работы СУБД Access

Access имеет три основных режима работы:

1) режим запуска позволяет осуществлять сжатие, преобразование, шиф-

рование/дешифрование базы данных и некоторые другие операции;

2) режим конструктора обеспечивает создание и модификацию структу-

ры таблиц и запросов, разработку форм для отображения и изменения данных,

форматирование отчетов перед печатью;

3) режим выполнения реализуется с учетом специфики объектов базы данных. В режиме выполнения в окне базы данных выводятся окна объектов базы данных, вызываются макросы и выполняются модули. Режим выполнения для таблиц и запросов имеет специальное название - “Режим таблицы”, для форм

- “Режим формы”, а для отчетов - “Предварительный просмотр”.

Элементы окна базы данных

Вид окна базы данных зависит от выбранной функции или режима. На рис. 6 показано окно, в котором открыты две таблицы в режиме таблицы. В

табл. 1 приведено описание основных элементов окна базы данных в режиме таблицы.

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заголовок окна базы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Лента (в свернутом

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

данных

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

состоянии)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Область переходов (в

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заголовок неактивного

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

свернутом состоянии)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

окна таблицы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Маркер текущей записи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заголовок активного

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Элемент разверты-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

окна таблицы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

вания записи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Полоса прокрутки строк

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Маркер изменяемой

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(записей) таблицы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

записи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Текстовый курсор

Элемент выделения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Номер текущей

записи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

строки (записи)

Маркер новой записи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Полоса прокрутки столб-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

цов (полей) таблицы

Навигационная панель

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Строка состояния

Текст в строке

состояния

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Кнопки выбора режимов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 6. Основные элементы окна базы данных в режиме таблицы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1

 

Основные элементы окна базы данных в режиме таблицы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Элемент

 

 

 

 

Описание

 

Активное окно

Активным называется окно, в которое направляются все действия от мыши

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

или клавиатуры. Заголовок окна активного приложения или документа под-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

свечивается цветом, выбранным при установке параметров оформления рабо-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

чего стола (обычно это синий цвет). Если окно приложения и окно документа

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

в нем являются активными одновременно, то на все действия от клавиатуры и

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

мыши реагирует окно документа. Объекты базы данных (таблицы, запросы,

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

отчеты и т.д.), согласно терминологии Windows, являются документами

 

Неактивное окно

Активным может быть только одно окно документа в приложении. Все

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

остальные окна считаются неактивными (их заголовок подсвечивается серым

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

цветом). Щелчок левой кнопкой мыши по области неактивного окна делает

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

окно активными и переводит на передний план. Если нужное окно целиком

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

закрыто другими окнами, то сделать его активным можно, выбрав название

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

документа командой “Перейти в другое окно” в коллекции “Окно”

 

Окно таблицы

Окно документа, отображающее данные из таблицы или информацию о таб-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

лице в зависимости от режима работы Access. В режиме таблицы окно со-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

держит данные в виде строк и столбцов

 

Заголовок окна

Строка в верхней части окна, содержащая название приложения и/или откры-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

того документа.

 

Область переходов

Область переходов (см. рис. 3) позволяет получить доступ к объектам базы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

данных и открыть нужный объект. Например, чтобы открыть таблицу в ре-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

жиме таблицы, нужно выбрать тип объекта “Таблицы” и дважды щелкнуть по

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

имени таблицы

 

Элемент выделения

Элемент, примыкающий к левой границе окна таблицы и позволяющий при

 

записи

щелчке мышью по нему выделить все поля записи и сделать запись текущей

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Маркер текущей записи

Маркер (указатель), появляющийся на элементе выделения записи в режиме

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

таблицы при выборе записи с помощью мыши или клавиатуры. При измене-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

нии содержимого записи маркер текущей записи (синий квадрат) превраща-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ется в маркер изменяемой записи (карандаш)

 

Элемент развертывания

Значок в виде плюса (+) предназначен для просмотра в окне таблицы данных

 

записи

из связанной (подчиненной) таблицы. Если в базе данных установлены связи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

между таблицами, то при щелчке мышью по этому значку в подтаблице вы-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

водятся записи подчиненной таблицы, соответствующие текущей записи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

главной таблицы, а значок принимает вид минуса (-), обозначающего элемент

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

сворачивания записи

 

Маркер изменяемой

Маркер (указатель), появляющийся на элементе выделения записи в режиме

 

8

Элемент

Описание

записи

таблицы при изменении содержимого записи. Маркер изменяемой записи

 

имеет вид карандаша

Маркер новой записи

Маркер (указатель), расположенный на элементе выделения записи и обозна-

 

чающий запись, которая не хранится в таблице, а предназначена для добавле-

 

ния новых записей в таблицу. Маркер новой записи имеет вид звездочки (*)

Навигационная панель

Панель, находящаяся в нижней части окна таблицы, содержит сведения о

 

номере текущей записи и количестве записей в таблице, а также кнопки, по-

 

зволяющие перемещать указатель текущей записи на одну запись вперед или

 

назад, на первую или на последнюю запись таблицы и кнопку добавления

 

новой записи в таблицу

Текстовый курсор

Мигающая вертикальная линия, которая появляется в местах, предназна-

 

ченных для ввода данных с клавиатуры. Курсор показывает то место, в кото-

 

рое будет введен очередной символ

Полоса прокрутки строк

Полоса прокрутки строк таблицы позволяет увидеть записи таблицы, находя-

(записей) таблицы

щиеся за пределами окна таблицы

 

Полоса прокрутки столб-

Полоса прокрутки столбцов таблицы позволяет увидеть поля таблицы, кото-

цов (полей) таблицы

рые не поместились в окно таблицы

 

Строка состояния

Строка в нижней части окна базы данных, служащая для отображения под-

 

сказок о командах и кнопках и сведений о выполняемых операциях и дейст-

 

вующих режимах

Кнопка выбора режима

Одна из кнопок, появляющихся в нижней правой части окна базы данных и

 

служащих для выбора режима работы с объектом. При наведении курсора

 

мыши на кнопку появляется надпись с названием соответствующего режима

Для отображения объектов базы данных вместо перекрывающихся окон можно использовать вкладки документов (рис. 7). Выбор одного из этих спосо-

бов отображения осуществляется путем настройки параметров СУБД Access по-

сле нажатия кнопки “Параметры Access” в окне кнопки Office (см. рис. 4).

Рис. 7. Отображение таблиц, показанных на рис. 6, на вкладках

Далее в активизированном окне “Параметры Access” (рис. 8) следует вы-

полнить следующие действия:

1) щелкнуть на ссылке “Текущая база данных”;

9

2) в разделе “Параметры приложения” в группе “Параметры окна доку-

мента” выбрать один из переключателей “Перекрывание окон” или “Вкладки”;

3)если выбран переключатель “Вкладки”, установить флажок “Вкладки документов”, чтобы каждая вкладка имела ярлык с названием документа;

4)нажать кнопку “ОК”.

После изменения этих параметров необходимо закрыть и снова открыть базу данных, чтобы изменения вступили в силу.

Рис. 8. Диалоговое окно “Параметры Access”

В реляционной базе данных таблицы взаимосвязаны и соотносятся как

главные и подчиненные. Одной строке (записи) главной таблицы могут соответ-

ствовать несколько строк подчиненной таблицы. Связь главной и подчиненной таблиц осуществляется через первичный ключ (Primary Key) главной таблицы и внешний ключ (Foreign Key) подчиненной таблицы. Первичный ключ - это поле,

или объединение из минимального числа полей, которое однозначно идентифи-

цирует конкретную запись в таблице. Внешний ключ - это поле, или объединение полей, подчиненной таблицы, которое в главной таблице является первичным ключом.

Взаимосвязь таблиц в базе данных можно увидеть, если воспользоваться командой “Схема данных”, расположенной в коллекции “Связи” на контекстной вкладке “Режим таблицы” ленты (рис. 9).

10

Соседние файлы в папке БД лабы