3.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Для того чтобы приспособить экономическую информацию для эффективного поиска, обработки на ЭВМ и передачи по каналам связи, её необходимо представить в цифровом виде, с этой целью её нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора. Основными объектами классификации и кодирования являются справочные реквизиты-признаки, описывающие процессы, место, время выполнения процессов, субъекты и объекты действия, отражаемые в показателе. Кодированию в документах подлежат те признаки, по которым выполняется группировка информации в ПК. В нашей информационной системе создан локальный классификатор, с использованием иерархического метода классификации.

В автоматизированной системе посреднической деятельности кодированию подлежат следующие объекты:

• материалы;

• номенклатурные группы;

• склады;

• подразделения;

• статьи затрат;

• документы приход/списание.

Структура нормативно-справочной информации, используемой для разработки информационной системы, показана в таблице 4.

Таблица 3

Структура нормативно-справочной информации

№ п/п	Наименование кодируемого множества объектов	Значность кода	Система кодирования	Вид классификатора
1	2	3	4	5
1	Код материала	ХХХ	порядковая	локальный
2	Код номенклатурной группы	ХХХ	порядковая	локальный
3	Код склада	ХХ	порядковая	локальный
4	Код статьи затрат	ХХ	порядковая	локальный
5	Код подразделения	ХХ	порядковая	локальный
6	Код документа прихода	ХХХХХ	порядковая	локальный
7	Код документа списания	ХХХХХ	порядковая	локальный

Описание систем классификации и кодирования.

• Код материала. Длина кода ХХ, где ХХ – порядковый номер материала.

• Код номенклатурной группы. Длина кода ХХХ, где ХХХ – порядковый номер номенклатурной группы.

• Код склада. Длина кода ХХ, где ХХ – порядковый номер склада.

• Код статьи затрат. Длина кода ХХ, где ХХ – порядковый номер статьи затрат в классификаторе.

• Код подразделения. Длина кода ХХ, где ХХ порядковый номер подразделения.

• Код документа прихода. Длина кода ХХХХХ где ХХХХХ – порядковый номер документа прихода.

• Код документа списания. Длина кода ХХХХХ где ХХХХХ – порядковый номер документа расхода.

Кодирование – это процесс присвоения условных обозначений объектам и классификационным группам по соответствующей системе кодирования. В нашей информационной системе используется порядковая система кодирования. Порядковая система - это последовательное присвоение каждому объекту кодируемого множества номера его порядка, т.е. в присвоении цифр натурального ряда в порядке расположения объектов. Этот порядок может быть случайным или определяться после предварительной группировки объектов, например, по алфавиту.

3.3 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Нормативно-справочная информация в автоматизированных системах представляет собой ядро единого информационного пространства предприятия (организации), включающее в себя набор справочников, словарей, классификаторов, стандартов, регламентов, используемых в деятельности предприятия.

Калькулирование на любом предприятии, независимо от его вида деятельности, размера и формы собственности, организуется в соответствии с определенными принципами, закрепленными действующим законодательством по бухгалтерскому и налоговому учету, которое состоит из документов четырех уровней.

К первой группе документов, регулирующих организацию учета затрат на производство относятся Федеральный закон «О бухгалтерском учете» [1] и Налоговый Кодекс РФ [2].

Ко второй группе относятся нормативные документы, устанавливающие по отдельным разделам базовые правила ведения бухгалтерского учета, это так называемые стандарты бухгалтерского учета. Стандарты регулируют общие и частные вопросы построения учета и формирования учетной политики.

К данной группе документов, регулирующих организацию учета затрат на производство и калькулирование себестоимости можно отнести:

1) Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ [3].

2) ПБУ 10/99 «Расходы организации» [4] определяет общие правила формирования, классификации, оценки и признания расходов по обычным видам деятельности.

3) ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль» [5]

К третьей группе документов нормативного регулирования бухгалтерского учета относятся методические документы – план счетов бухгалтерского учета, инструкции, рекомендации, методические указания и т.п.

В настоящее время в различных отраслях действуют следующие методические рекомендации по учету затрат на производство:

1. Приказ Минсельхоза РФ «Об утверждении методических рекомендаций по бухгалтерскому учету затрат на производство и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг) в сельскохозяйственных организациях» [6].

2. Приказ Минтопэнерго РФ «Об утверждении инструкции по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции на нефтеперерабатывающих и нефтехимических предприятиях» [7].

3. «Отраслевые особенности состава затрат, включаемых в себестоимость продукции на предприятиях лесопромышленного комплекса» [8].

4. Приказ Минсельхоза РФ «Об утверждении методических рекомендаций по учету затрат в животноводстве» [9].

5. Постановление Госстроя РФ «Об утверждении методики планирования, учета и калькулирования себестоимости услуг жилищно-коммунального хозяйства» [10]

6. «Типовые методические рекомендации по планированию, учету и калькулированию себестоимости научно-технической продукции» [11].

7. «Инструкция по составу, учету и калькулированию затрат, включаемых в себестоимость перевозок (работ, услуг) предприятий автомобильного транспорта» [12].

8. Письмо Минфина РФ «О методических рекомендациях по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг) в сельском хозяйстве» 13].

9. Письмо Минстроя РФ «О методических рекомендациях по расчету величины накладных расходов при определении стоимости строительной продукции» [14].

Четвертую группу составляют рабочие документы, формирующие учетную политику предприятия в организационных вопросах.

Внутренние нормативные документы определяют особенность ведения бухгалтерского учета в организации. На основе федеральных законодательных актов, положений (стандартов) по бухгалтерскому учету, с учетом методических рекомендаций, указаний, инструкций организация самостоятельно разрабатывает внутренние нормативные документы, отражающие ее учетную политику.

Таким образом, система производственного учета должна создаваться на предприятии в целях принятия управленческих решений с учетом требований действующего бухгалтерского и налогового законодательства. При этом отраслевые особенности учета затрат на производство, а также вопросы калькулирования себестоимости товарной продукции в настоящее время рассматриваются в отраслевых нормативных документах и применяются в той части, в которой они не противоречат нормативным и правовым актам.

Кроме того, для проведения анализа и принятия управленческих решений необходимо иметь определенные источники информации, которыми являются разнообразные внутренние управленческие документы и регистры бухгалтерского учета предприятия.

Основной статьей расхода материалов является их отпуск в производство.

Под отпуском материалов в производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации.

Отпуск материалов на склады (в кладовые) подразделений организации и на площадки строительства рассматривается как внутреннее перемещение.

Материалы отпускаются в производство в соответствии с установленными нормами (лимитами), которые разрабатываются на основе норм расхода материалов, производственных программ подразделений организации, с учетом остатков (переходящих запасов) материалов на начало и конец планируемого периода.

При отпуске материалы должны измеряться в соответствующих единицах измерений (весовых, объемных, линейных, поштучно), а также списываться со счетов учета материальных ценностей и зачисляться на соответствующие счета учета затрат на производство. При этом должны производиться следующие бухгалтерские записи: Д-т 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы»; К-т 10 «Материалы»; 10 «Материалы», субсчет «ТЗР», 16 ««Отклонение в стоимости материальных ценностей.

Стоимость материалов, отпущенных для управленческих нужд, относится на соответствующие счета учета этих расходов.

Стоимость материалов, отпущенных на производство, но относящихся к будущим отчетным периодам (на подготовку и освоение производства новых видов продукции и новых технологий, рекультивация земель и т.д.), зачисляется на счет учета расходов будущих периодов.

Отпуск материалов производится только определенному кругу лиц, список которых утверждается приказом руководителя по согласованию с главным бухгалтером организации.

Отпуск материалов со складов организации в производство оформляется следующими первичными документами: лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма N М-8), требование-накладная (типовая межотраслевая форма N М-11), накладная (типовая межотраслевая форма N М-15).

Организация, при условии соблюдения требований ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете», может применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению МПЗ исходя из конкретных условий деятельности.

Возврат подразделениями организации на склад неиспользованных материалов оформляется накладными или лимитно-заборными картами. Если эти материалы были списаны в производство, их стоимость относится на уменьшение соответствующих затрат.

Передача материалов с одного склада организации на другой оформляются накладными на внутреннее перемещение.

Подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей, которые вместе с другими документами по учету затрат на производство передаются в бухгалтерию.

При отпуске материалов в производство и ином выбытии их оценка производится организацией по себестоимости каждой единицы.