СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS

Системы управления базами данных (СУБД) - универсальный комплекс прикладных программ, предназначенных для создания и обработки данных, обеспечивающий целостность, автоматическое сохранение и многоуровневую защиту данных.

СУБД делятся на два больших класса: с клиент-серверной и файл-серверной технологией доступа к данным. На рынке программного обеспечения клиент-серверная СУБД относится к наиболее дорогим продуктам. К представителям этого класса можно отнести программы фирм Oracle, DB 2. Файл-серверные программы обычно называют СУБД для конечного пользователя, с помощью которых создаются desk-top – application (приложения для рабочего стола). Представителем этого класса программ является Microsoft Access, Aproach (Lotus).

СУБД является наиболее сложной темой курса и ей отводится роль ознакомления учащихся с технологией работы с данными, т. к. более подробное изучение проектирования и ведения баз данных будет осуществлено в рамках дисциплины Информационные системы в экономике. Сложность темы связана с тем, что перед работой с базой данных еѐ необходимо сначала спроектировать и сконструировать. Проектирование является трудно формализуемой задачей и требует, как правило, большого опыта работы.

При освоении СУБД Access студенты выполняют практические задания, которые позволяют усвоить основные понятия баз данных и технологию работы с объектами БД на примере учебной базы данных «Борей», отражающей работу торговой компании. Затем учащиеся конструируют собственную базу данных. Задания направлены на демонстрацию возможностей СУБД для хранения информации в виде структурированных таблиц, создания форм представления данных, разработки запросов на выборку и объединение данных и для получения различных видов отчѐтов. В результате

71

студенты получают представления о комплексе основных технологических операций, связанных с созданием баз данных, и вырабатывают навыки практической работы с информацией, занесѐнной в БД.

Строка

меню

Основные объекты

ACCESS Панель Стандартная

72

ЗАДАНИЕ 1

ОСНОВНЫЕ ОБЪЕКТЫ СУБД ACCESS

Ключевые понятия: основные объекты Access - таблицы, формы, запросы, отчѐты. Обработка данных, поиск записей, сортировка, фильтрация, корректировка данных, модификация структуры таблицы, режим конструктора, создание форм, конструирование запросов, вычисляемые поля, построитель выражений, разработка отчѐтов.

ПОДГОТОВКА К РАБОТЕ.

Найти на диске С или сетевом диске файл, содержащий учебную базу данных торговой компании "Борей". Скопировать его в свою личную папку.

Запустить Access и открыть БД "Борей" из своей личной папки. Просмотреть основные таблицы и формы, а также схему базы данных.

ОБРАБОТКА ДАННЫХ Поиск записей.

Найти фирму поставщика, находящуюся по адресу Тверская 5 и выяснить еѐ телефон. Результаты поиска копировать в документ Word.

Найти клиента, имеющего индекс WX3 6FW, и определить его адрес.

Сортировка записей.

В таблице СОТРУДНИКИ отсортировать записи по фамилии сотрудника.

С помощью сортировки определить троих служащих, которые работают в компании дольше остальных.

В таблице ТОВАРЫ определить 3 самых дорогих товара.

В таблице ЗАКАЗЫ подсчитать, сколько заказов отправлено в Мехико.

Используя фильтр, отсортировать записи в таблице СОТРУДНИКИ по должности, а затем по дате найма.

Отбор записей с помощью фильтра.

В таблице ЗАКАЗАНО вывести товары, на которые предоставляется скидка от 15% до 20% включительно. Сколько таких товаров? Сохранить фильтр как запрос.

73

В таблице ТОВАРЫ отобрать товары, поставщика Mayumi's с ценой менее 500 руб. Сколько таких записей? Какой тип этих товаров? Сохранить фильтр как запрос.

Корректировка данных.

Добавить данные в следующие таблицы БД "Борей": СОТРУДНИКИ - 2 - 3 записи, о студентах вашей группы. ТИПЫ - 2 - 3 новых типа товаров ТОВАРЫ - ввести информацию о товарах новых типов КЛИЕНТЫ - Академия Народного Хозяйства

ЗАКАЗЫ - ввести 3-4 записи о заказах, выполненных в текущем учебном году.

Модификация структуры таблицы. Ввод новых полей. Создание форм.

В таблицу СОТРУДНИКИ добавить поле "Оклад", поместить его после поля "Должность" (Тип данных – числовой).

Создать для объекта СОТРУДНИКИ ещѐ одно поле "Пол", после имени сотрудника (Тип данных текстовый).

С помощью мастера форм создать для таблицы СОТРУДНИКИ новую форму, включить в неѐ поля "Фамилия", "Имя", "Должность", "ДатаРождения", "Фотография" и новые поля "Оклад" и "Пол".

Доработать новую форму СОТРУДНИКИ в режиме конструктора. С помощью Мастера по разработке элементов управления создать элемент список для выбора значений поля "Пол" (мужской/женский).

Ввести данные о служащих компании "Борей" в поля "Оклад" и "Пол", используя новую форму.

Открыть таблицу СОТРУДНИКИ и проверить заполнение полей «Оклад» и «Пол»

Конструирование запросов.

Составить запрос на выборку клиентов, которым предоставлена скидка на сумму более 1000 руб. в 1996 году. Вывести фамилию исполнителя заказа и название фирмы поставщика.

Для создания запроса используйте Мастер запросов.

В бланк запроса ввести вычисляемое поле, определяющее размер скидки

Сумма_Скидки = Цена * Количество * СкидкаВыбрать заказы молочных продуктов на сумму более 500 руб.

с указанием марки товара, выполненные сотрудником Новиковым в первом полугодии 1998 года.

(вычисляемое поле: Сумма = Цена * Количество)

Сформировать запрос к БД "Борей", определяющий для кондитерских изделий объѐм заказов на товары, на которые предоставлена скидка. В бланк запроса ввести тип товара, марку товара, код заказа и вычисляемые поля

Разработка отчѐтов.

Составить отчѐт о ценах на имеющиеся товары. Для создания отчѐта применить Мастер отчѐтов, использовать данные из таблиц ТОВАРЫ и ТИПЫ. Сгруппировать данные по категориям, упорядочить по маркам, добавить итоги, вычислив среднюю цену для каждой категории товаров. Доработать макет отчѐта в режиме конструктора.

Пример отчѐта

Ц Е Н Ы Н А Т О В А Р Ы

Создать на основе запроса отчѐт по объѐму закупок для различных клиентов в 1996 году. В отчѐт включить следующие поля: Название фирмы покупателя (клиента), категорию товара (тип) Сумму заказа = Цена * Количество.

Добавить итоги по общей сумме заказа для каждого клиента. Оформить отчѐт, при необходимости доработать его в режиме конструктора.

75