Раздел 17. Общие требования к составлению и оформлению плановой и отчетной документации

Лекция 12

1.Назначение и состав плановой документации.

Планирование деятельности организации – важнейшая функция управления. Организация планирует мероприятия, виды работ, затраты материальных и трудовых ресурсов для реализации своей основной миссии наиболее эффективным и экономичным образом.

Результаты планирования деятельности организации фиксируются в документах, которые называются плановыми. В совокупности они образуют систему плановой документации.

Плановые документы разрабатываются как для решения сложных комплексных социальных проблем, так и для эффективного решения текущих задач конкретной организации.

Плановые документы разрабатываются на федеральном уровне, территориальном, отраслевом, в отдельной организации.

Плановые документы составляются на какой-нибудь определенный срок: несколько лет, один год, квартал, месяц, на период выполнения конкретного вида работ.

Плановые документы – различны по содержанию и форме. К ним относятся следующие виды документов: программа, план, схема, график. Плановые документы подразделяются на разновидности: например, федеральная программа, перспективный план, генеральная схема, календарный график, график отпусков и т.д.

Федеральные программы и генеральные схемы разрабатываются по решению Правительства Российской Федерации министерствами и ведомствами. При разработке федеральных плановых документов несколькими министерствами (ведомствами) одно из них является ответственным за разработку документа. Проекты федеральных плановых документов проходят процедуру согласования с заинтересованными министерствами и ведомствами. Утверждаются постановлениями Правительства Российской Федерации.

Территориальные программы, схемы, планы разрабатываются органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, администрациями органов муниципального управления. Как правило они касаются вопросов социального, экономического, культурного развития регионов, благоустройства территорий. Территориальные программы, схемы, планы утверждаются органом исполнительной власти субъекта Федерации или муниципального образования (правительства, исполнительного комитета).

Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральным органом исполнительной власти (министерством, ведомством). Они рассчитаны на выполнение подведомственными учреждениями и организациями. Утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти (министерства, ведомства), который осуществляет контроль за их выполнением.

Планирование текущей деятельности учреждений, организаций, предприятий отражается в годовых и квартальных планах работы организации в целом и ее структурных подразделений. Планируется также работа постоянно-действующих и временных коллегиальных органов, создаваемых в организации: дирекции, коллегии, советов, комиссий. Планы работы структурных подразделений утверждаются руководителем организации или его заместителем. План работы организации утверждается руководителем организации. План работы коллегиального органа у3тверждается его председателем.

Источниками для составления плановых документов являются федеральные, территориальные, отраслевые плановые документы, организационные и распорядительные документы, справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Плановые документы разрабатываются руководством территориального или отраслевого органа управления, организации с привлечением высококвалифицированных специалистов.

2. Составление и оформление плановых документов.

Программа – плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности.

Программа оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, грифы согласования (или визы) гриф утверждения.

Текст программы, как правило, излагается в виде разделов, соответствующих направлениям деятельности или этапам работы и имеющих соответствующие заголовки. Разделы делятся на подразделы. Разделы и подразделы программы нумеруются арабскими цифрами.

Например текст Федеральной целевой программы «Электронная Россия» (2002-2010 годы) включает следующие разделы:

1. Содержание проблемы и обоснование необходимости ее решения программными методами.

2. Цели, задачи, сроки и этапы реализации Программы.

3. Система программных мероприятий.

4. Ресурсное обеспечение Программы

5. Механизм реализации Программы

6. Управление и контроль реализации Программы

7. Ожидаемые конечные результаты реализации Программы

Текст программы оформляется в текстовой и табличной форме. Как правило к программе прилагаются другие документы, разъясняющие ее положения. Ссылки на приложения в тексте программы и отметка на документах, являющихся приложением к программе, оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за ее разработку. Утверждается программа руководителем данной или вышестоящей организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.). До утверждения проводится согласование программы с заинтересованными организациями и должностными лицами. Гриф согласования оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 на самом документе или на листе согласования.

Федеральные программы представляются на утверждение в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Территориальные программы, разрабатываемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, утверждаются высшими органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами муниципального управления.

План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), ответственных исполнителей и сроки исполнения.

План оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, визы или грифы согласования, гриф утверждения.

Планы структурных подразделений и другие внутренние планы оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, визы согласования, подпись, гриф утверждения.

В заголовке к тесту плана указывается период времени, на который планируется работа или мероприятия.

Например:

ПЛАН

работы на 2007 год

Текст плана имеет, как правило, табличную форму. Примерные графы таблицы могут быть следующими:

наименование видов работ или мероприятий, исполнители, сроки исполнения, примечание или отметка об исполнении. Виды работ могут перечисляться поэтапно. В графе «Исполнители» могут указываться фамилии и наименование должностей как ответственных, так и непосредственных исполнителей. Если исполнителями плана являются организации, то в графе «Исполнители» приводятся их наименования и указывается головная организации, отвечающая за реализацию данного вида работ или мероприятие. В графе «Сроки исполнения» могут быть обозначены сроки начала и окончания запланированных работ или мероприятий.

План подписывается руководителем подразделения, являющегося его разработчиком и утверждается руководителем организации. План работы подведомственной организации подписывается руководителем организации и утверждается руководителем вышестоящей организации.

Некоторые виды работ в организации сопровождаются составлением графиков.

График составляется при необходимости планирования некоторых видов работ с точностью до календарных дней.

График – документ, содержащий перечисление видов работ или действий, исполнителей и конкретные даты их исполнения.

График оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Обязательными реквизитами оформления графика являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, визы согласования, подпись, гриф утверждения.

График подписывается руководителем структурного подразделения, ответственного за его составление. Согласовывается с заинтересованными должностными лицами. Утверждается руководителем организации.

Например, график участия в общегородском субботнике. Примером регулярно составляемого в организации графика является также график отпусков сотрудников на конкретный календарный год.