Документоведение_Лекции_1 семестр

Раздел 1: Документоведение, как научная дисциплина. объект, предмет, задачи, методы, терминосистема

Лекция 1.

1. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет и задачи изучения

Документоведение - научная дисциплина, изучающая документ в историческом развитии, закономерности образования документов, способы их создания, становление и развитие систем документации.

Документоведение охватывает все проблемы, связанные с понятием "документ".

"Документоведение" – наука молодая. Как всякая теория документоведение прошло путь от отдельных частных исследований до самостоятельной области научных знаний. Документоведение относится к информационно-документационным наукам.

Появление той или иной научной дисциплины обусловлено общественными потребностями. Такой потребностью стало упорядочение документообразования, так как объем документации, образующейся в обществе, растет в геометрической прогрессии с усложнением социальной организации и развитием средств коммуникации, технических средств документирования и связи.

Отечественное документоведение развивалось именно в этом направлении. К первым попыткам привести в систему знания о документе можно отнести так называемые русские письмовники или сборники образцов документов и их текстов. Первые из них относятся к XVI в. Письмовники составлялись для использования в делопроизводстве государственных учреждений, судебных органов и присутственных мест. В дальнейшем документоведение развивалось как прикладная дисциплина, задачей которой долгое время было совершенствование делопроизводства.

Научная дисциплина может считаться таковой, если она обладает:

1)единством дисциплинарных знаний и способов действия с ними;

2)общим содержанием специальной подготовки исследований и формы их идентификации;

3)единым набором средств дисциплинарной коммуникации и институтов, регулирующих функционирование дисциплины.

Документоведение зародилось в конце XIX – начале XX вв, приобретает черты научной дисциплины с созданием 1960 г. в МГИАИ был создан факультет государственного делопроизводства, и в 1966 г. кафедры документоведения.

Основные заслуги в постановке вопроса о формировании научной дисциплины принадлежат первому заведующему кафедрой К.Г Митяеву. К.Г. Митяев первым ввел в научный оборот термин «документоведение». Однако он рассматривал документоведение как новую архивоведческую дисциплину. Документоведение выросло из практических потребностей архивного дела, задач классификации, описания, каталогизации документов, хранящиеся в архивах.

С конца 1960-х гг. центральное место как объекта документоведения занимает история делопроизводства и современные требования к его организации.

В1970-е гг. документоведение определялось как научная дисциплина, изучающая способы создания документов, принципы организации систем документирования в их историческом развитии. Это определение было закреплено в первом терминологическом стандарте по делопроизводству и архивному делу ГОСТ 16487-70.

1970-е гг для документоведения являются периодом социального заказа. Этот заказ заключался в потребности рационализировать процессы фиксации и восприятия документированной информации. Документоведение стало пониматься как теория делопроизводства.

В1980-е гг. наступил переломный момент в понимание предмета документоведения. Это было связано с внедрением в управление средств автоматизации документооборота и изменениями в фиксации, передаче и чтении информации.

Сегодня объектом изучения документоведения как научной дисциплины является документ, как самодостаточный объект для исследования, как феномен, явление культуры, продукт социальной практики, инструмент социальной коммуникации. Делопроизводство выделилось в самостоятельную научную дисциплину под называнием «Организация и технология документационного обеспечения управления».

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Объектом документоведения являются также системы документации. Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по

признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Предметом документоведения является изучение исторических закономерностей документообразования, совершенствование технологии ДОУ, научное прогнозирование развития документации и документирования.

Задачи документоведения:

1.теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения аппарата управления;

2.выработка рациональных норм организации ДОУ.

2. Методы документоведения.

Знания в области документоведения необходимы для глубокого и всестороннего овладения технологией ДОУ. Без знаний основных теоретических положений, заложенных в документоведении, нельзя правильно решить вопросы составления и обработки документов, классификация документированной информации и др.

В документоведении получили распространение методы:

-общенаучные (системный, функциональный, моделирования, формализации, экономико-математические, статистические методы),

-частные (описание, анализ, классификация и т.д.);

-специальные (стандартизации; унификации; оптимизации; однократности; экспертизы ценности ).

Стандартизация – деятельность по установлению единых норм, правил и характеристик.

Унификация – приведение объектов, процессов, технологий и процедур к единообразию.

Объектом унификации в документоведении являются документы (форма,

исодержание), состав (системы документации), процессы документирования, технология работы с документами.

Метод оптимизации – предусматривает выбор наиболее рациональной технологии, сведение к минимуму путей движения документа в организации, учреждении, предприятии ( документооборота).

Метод однократности подразумевает однократность всех делопроизводственных операций, исключения их дублирования.

Метод экспертизы подразумевает экспертизу ценности документов, которая проводится в делопроизводстве неоднократно. Главная ее цель – отбор документов для последующего хранения или к уничтожению.

3. Терминосистема документоведения.

Как всякая научная дисциплина документоведение имеет свои основные базовые понятия, которые составляют ее понятийный аппарат или терминосистему.

Понятия – основа любой научной дисциплины, представление о наиболее существенном в явлениях и предметах, которые она изучает. Научные понятия обозначаются специальными словами – терминами.

Термин – слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие.

Содержание понятия, обозначенного термином, раскрывается через его дефилицию.

Дефиниция – краткое логическое определение, устанавливающее существенные отличительные признаки предмета или значение понятия, т.е. его содержание и границы.

Поэтому, когда речь идет о терминах, мы должны иметь в виду, что термин лишь называет понятие, а его содержание раскрывает определение.

Терминологию своей профессиональной деятельности специалисту надо знать и уметь применять. Оперирование терминами, является одним из отличий профессионала от дилетанта.

Употребление терминов в любой профессиональной области должно быть стабильным, а терминосистема – устойчивой. Эта устойчивость терминосистемы достигается ее нормированием в государственных стандартах. Стандарт устанавливает строго однозначную систему терминов, обязательную к применению и не допускающую искажений или иного толкования.

Таким терминологическим стандартом в области ДОУ является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.». Стандарт содержит 140 терминов из области ДОУ и архивного дела. Терминология, представленная в стандарте, обязательна для применения всеми организациями, учреждениями и предприятиями в их практической работе с документами, в учебной и научной деятельности.

4.Связь документоведения с другими научными дисциплинами.

Документоведение тесно связано с другими научными дисциплинами. Прежде всего с архивоведением, из которого, как принято считать, документоведение «выросло». Архивоведение – наука, изучающая организацию хранения и использования архивных документов.

Документоведение связано с историческими дисциплинами, используя накопленный ими опыт изучения документа: источниковедением, дипломатикой, археографией.

Источниковедение – специальная историческая дисциплина, изучающая документ как исторический источник.

Дипломатика (греч. «диплом») – вспомогательная историческая дисциплина, изучающая форму документа ее изменение в процессе исторического развития.

Археография – научно-методическая дисциплина о собирании, описании и издании документальных памятников.

Документоведение связано с теорией управления, экономическими, информационными и правовыми дисциплинами, психологией, статистикой, лингвистикой. Документоведение использует опыт исследования документа, накопленный этими науками, и, в свою очередь оказывает влияние на развитие этих наук.

На развитие документоведения значительное влияние оказывает теория управления, поскольку процесс создания документов (документирование) отражает функции управления.

Документоведение связано с юридическими дисциплинами, потому что документирование информации регламентируется законами и подзаконными актами.

Документоведение связано с информационными науками. Сегодня мы все чаще сталкиваемся на практике с понятием «электронный документ». В современном обществе в условиях широкого применения ИТ к документационным массивам добавляются информационные. В совокупности они образуют информационные ресурсы, которыми необходимо эффективно управлять.

Раздел 2. Документ и его функции.

Лекция 2.

1.Понятие «документ».

Понятие «документ» тесным образом связано с понятием «информация», поскольку документ является основным ее носителем. Определение понятия «информация» дается Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» от 25 января 1995 г.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Такое определение документу дается в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Слово «документ» происходит от латинского «doceo», т. е. извещаю. В русском языке термин «документ» появился в XVIII в. при Петре I и имел значение письменного свидетельства.

В гражданском праве так назывался любой материальный предмет, служащий доказательством юридических отношений, событий: межевые столбы, определяющие границы владений, билеты в театр и др. Но преимущественно под термином «документ» подразумевались документы на бумажном носителе, способные служить письменным доказательством юридических отношений и событий. Широкое и узкое понимание термина.

Энциклопедический словарь Ф. А. Брокгауза и И. А. Эфрона (1893 г.) дает следующую классификацию документов:

1.Составляемые без всякого расчета на то, что им придется иметь юридическое значение (дневники, частные письма).

2.Специально подготовленные для того, чтобы скрепить доказательствами юридических событий и отношений (вексель).

По характеру составления различаются:

1.Документы публичные, которые исходят от органов государственной власти.

2.Частные документы (приватные).

По содержанию документы делятся: 1) распоряжения (указ); 2) признания (заемное письмо, в нем содержится признание долга); 3) удостоверения (метрические свидетельства).

Несмотря на то, что термин «документ» появляется в России уже в XVIII в., с делопроизводством его значение долго не было связано. Его заменяли такие термины как «грамота», «акт», «бумага», «дело». Термин «документ» устойчиво входит в употребление лишь в советском делопроизводстве в 1930-е гг.

Впонятии «документ» можно выделить три аспекта: правовой, управленческий, исторический.

Вправовом аспекте документы рассматриваются как средство документирования и доказательства правовых отношений.

Вуправленческом аспекте документ понимается как инструмент управления, как любой материальный носитель с закрепленной на нем

информацией, которую можно идентифицировать через реквизиты – элементы оформления документа. Реквизиты отражают движение документа в системе управления.

Историческая наука рассматривает документ как важнейший исторический источник.

Общие закономерности создания документа, складывания и развития систем документации и систем документирования изучает документоведение.

Документы являются основным носителем информации в обществе: управленческой, научной, технической, статистической и иной социальнозначимой информации.

Документы – носители первичной информации. Это характерное, отличительное свойство документа по сравнению с другими источниками информации. В них содержится вторичная, переработанная информация.

Документ – это зафиксированная информация. Фиксация информации позволяет ее накапливать, сохранять, передавать во времени и пространстве и многократно использовать.

2.Функции документа.

Документ выполняет определенные функции, призванные удовлетворять те или иные социальные потребности. Функция документа – это его целевое назначение.

Изучение функций документа имеет существенное значение. Его задачами является:

1.Установление цели создания документа и заключенной в нем информации;

2.Определение роли документа в конкретной социальной структуре и системе экономических и социально-политических связей;

3.Научная классификация документов;

4.Выработка требований к организации, содержанию, форме и технологии обработки документов;

5.Разработка теоретической базы оптимизации документационных процессов.

Современное документоведение выделяет следующие функции: информационная, коммуникативная, социальная, культурная, управленческая, правовая, политическая, учетная, историческая.

Информационная функция документа Основной функцией документа является информационная. Особенность информационной функции состоит в том, что она характерна для всех без исключения документов. Необходимость фиксировать и передавать информацию, одна из основных причин создания любого документа.

Информация в документах может быть представлена в знаковой, графической форме, в виде изображения, звука, электронного файла и др., в зависимости от способов документирования и носителей информации.

Все остальные функции документа являются подфункциями информационной функции.

Коммуникативная функция. Тесно связана с информационной функцией коммуникативная. Суть ее заключается в передаче информации между акторами (участниками) коммуникации. Документ – это инструмент коммуникации, средство передачи информации. У коммуникативной функции есть две подфункции:

1.одностороннего действия. Ориентирует движение документов в одном определенном направлении: сверху вниз (т. е. от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному) и снизу вверх (от подчиненного к руководителю).

2.двустороннего действия. Организует двусторонне движение

документов (служебная и личная переписка, договоры и т. д.).

Внастоящее время существует три канала коммуникации: устная, документная, электронная. Преобладает документная.

Социальная функция документа. Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче социально-значимой информации. Любая информация, которую содержит документ, является социальной. Социально значимым, т. е. выполняющим определенную социальную функцию, является любой документ, т. к. его появление вызвано той или иной социальной потребностью.

Вто же время, документ не только является продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения, в известной степени способствовать их формированию. Поэтому социальная функция документа определяется и его социальной ролью.

Существуют документы, которые лишь отражают процессы, происходящие в обществе, но есть и такие, которые сами влияют на социальное развитие. Они могут, как стимулировать, так и тормозить его. Даже если документ фальсифицирован, содержащаяся в нем информация не перестает быть социальной. Более того, такой документ позволяет выяснить, какой общественной потребностью была вызвана фальсификация.

Изучение социальной функции документа помогает воспроизвести механизм социальных отношений.

Социальная информация – это информация не только об обществе, но и о личности, ее социальном статусе.

Культурная функция документа. Одна из важнейших функций документа – культурная. Любой документ выступает в качестве средства выражения и передачи культурных традиций той исторической эпохи, в которой он создавался. Документ сообщает нам о том, какие носители информации использовались для составления документа в ту или иную эпоху, какие использовались чернила или другие средства документирования. Дает представление о системы ценностей, поведения и деятельности, ритуалов, выработанных и сохранившихся в обществе. Любой документ – это продукт и остаток культуры, культурный образец.

Управленческая функция документа. В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности.

Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе управления. Управленческие документы составляют наиболее значительный массив документации.

Управление может быть эффективным лишь при наличии актуальной (оперативной) или даже опережающей (перспективной) информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией их оперативный характер.Оперативную информацию, необходимую для управленческой деятельности можно разделить на два вида: осведомительную и распорядительную. Осведомительная информация формируется, главным образом, на низших уровнях управления. В процессе передачи ее вверх, т. е. при движении от низших ступеней управления к высшим, происходит ее сжатие, устранение избыточности и дублирования. Распорядительная информация образуется на высших уровнях управления. При движении ее вниз средние и низшие звенья управления обычно вырабатывают дополнительную информацию и происходит ее увеличение.

Управленческие документы отражают как структуру, так и стадии и этапы управления и в то же время, сами оказывают серьезное воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения.

Правовая функция документа. Правовая функция – функция закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Существуют две категории документов, выполняющих правовую функцию: изначально созданные в правовых целях и приобретающие правовую функцию временно.

К первой категории относятся все документы, устанавливающие, изменяющие правовые нормы и правоотношения, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся правовые акты представительных и распорядительных органов, т. е. все правовые акты органов государственной власти (указы, законы, постановления и т. п.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты и акты управления, издаваемые учреждениями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и т. д.). Сюда же следует отнести документы, фиксирующие договорные отношения:

а) между государствами (договоры, конвенции, соглашения)

б) между государством и учреждениями (лишение на права деятельности)

в) между учреждениями (договоры)

г) между гражданским или физическим лицом и государством (паспорт, виза)

д) между лицом и учреждением (контракт, трудовое соглашение) е) между частными лицами (завещание, расписка).

Ко второй категории относятся все документы, которые могут быть использованы как доказательство в суде, в органах следствия и

прокуратуры, нотариате, арбитраже. В принципе, любой документ может быть доказательством, и, тем самым, временно будет наделен правовой функцией.

Политическая функция документа. Политическую функцию как и правовую могут выполнять документы, специально созданные в политических целях, и приобретающие ее на время. Существуют документы, которые одновременно являются правовыми нормами и выполняют политическую функцию. Существуют политические документы, которые не являются правовыми нормами, не содержат прямых указаний, но способны воздействовать на сознание людей и побуждать их к принятию тех или иных решений и совершению тех или иных действий.

Учетная функция документа. Функция учета выражается в количественной характеристике информации, зафиксированной в документе.

Функция учета – есть функция регистрации и группировки в формализованном цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации. Учет – необходимое условие управления экономикой, правильной политики во многих других сферах социальной жизни. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный, управленческий находят отражение в статистических и финансово-экономических документах.

Историческая функция документа. Историческую функцию документ приобретает тогда, когда отраженная в нем информация превращается из оперативной в ретроспективную. Документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества. Эту функцию выполняют только 12-14% всех создаваемых в обществе документов, которые имеют научное, практическое, историческое и культурное значение и поступают на хранение в государственные архивы.

Не существует документов, выполняющих лишь одну, строго определенную функцию. Документ полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций. Поэтому разграничить их можно только условно, для удобства классификации и анализа. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли какой-либо одной из его функций.

Удельный вес той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется роль самого документа в обществе. Например, через 30, 50, 100 лет после создания документа удельный вес коммуникативной, управленческой, правовой и учетной функций уменьшается, тогда, как удельный вес исторической функций становится доминирующей.

Все перечисленные функции можно подразделить на функции, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, коммуникативная, учета), и бессрочные функции (информационная, социальная, культурная, историческая).

Раздел 3. Документообразующие признаки и свойства документа

Лекция3.

1. Документообразующие признаки

Что можно считать документом? По каким признакам мы выделяем его из всего многообразия окружающего нас материального мира?

Прежде всего, документ – это объект, созданный человеком в процессе его деятельности. Основная цель создания документа – зафиксировать информацию. Зафиксировать или записать информацию можно только на какой-нибудь материальной основе.

Документ – это объект, изготовленный из какого-либо материала, имеющий как все материальные объекты внешнюю физическую пространственную форму и другие внешние признаки.

Согласно терминологическому стандарту в области делопроизводства

иархивного дела ГОСТ Р 51141-98 внешние признаки документа – это признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, элементы информации.

Поэтому первой группой признаков, по которым мы выделяем документ из окружающего нас предметного мира, являются признаки, характеризующие его как материальный объект: форма, размер, тип материального носителя. Документ имеет вещественную (внешнюю) форму, обеспечивающую его сохранность, долговременное использование, перемещение во времени и пространстве.

Второй группой признаков, по которым мы идентифицируем документ, являются признаки, характеризующие документную информацию, зафиксированную на материальном носителе.

Ктретьей группе признаков документа можно отнести признаки, характеризующие форму организации зафиксированной на материальном носителе информации (внутреннюю форму документа или его структуру).

Согласно терминологическому стандарту в области делопроизводства

иархивного дела ГОСТ Р 51141-98 носитель документированной информации – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Носители информации подразделяются на естественные и искусственные.

С древнейших времен для записи информации использовались естественные природные носители: камень, дерево, глина, кожа.

Искусственные носители изготавливаются с помощью технологий, изобретенных человеком. К ним относятся пергамент, папирус, бумага, фотоматериалы, магнитные и лазерные диски и др. Носителям информации с очки зрения их физических и химических характеристик будет посвящена отдельная тема, в которой о них будет рассказано более подробно.

В рамках этой темы остановимся на внешней геометрической пространственной форме носителя.