Распределение полномочий по программе аудита

↓

Разработка программы аудита:

- цели и объем

- ответственные

- ресурсы

- процедуры

↓

Внедрение программы аудита:

- план-график аудитов

-оценивание аудиторов

- формирование аудиторской группы

-руководство работами по аудиту

-ведение записей

↓

Мониторинг и анализ программы аудита:

-мониторинг и анализ

- определение потребностей в корректирующих и предупреждающих действиях

-идентификация возможностей для улучшения

При подборе команды аудиторов необходимо ориентироваться на опыт аудита, производственный опыт, образование и обучение на аудитора.

№ 45 Организация проведения аудита: планирование аудита, разработка документации для проведения аудита на месте.

Составление плана аудита:

- цели и область аудита (что проверяем, для чего запланирован аудит)

- определение критериев аудита и ссылочных документов (перечень требований, на соответствие которым проводится аудит)

- дата и место проведения аудита

-распределение ролей и обязанностей участников команды аудита

- расписание проверяемой деятельности (совещание, продолжительность аудита на месте и т.д.)

- определение состава рабочих документов по проверке

- имя и должность проверяемых

- согласование плана проверки с проверяемым подразделением (для аудита первой стороной)

При подборе команды аудиторов необходимо ориентироваться на опыт аудита, производственный опыт, образование и обучение на аудитора. Аудитор- лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита. Аудиторская команда- один или несколько аудиторов, проводящих аудит, которым, при необходимости, помогают технические эксперты (лицо, предоставляющее аудиторам специальные знания и опыт.

Ознакомьтесь с проверяемой организацией: запросите анкету предприятия, определите вид осуществляемой деятельности, численность рабочих и ИТР, сменность, определите основных поставщиков сырья, материалов и комплектующих, услуг, основных потребителей.

Для аудита требуется основательная подготовка. В частности, рекомендуется разрабатывать контрольные листы (которые называют чек-листы или опросные листы, вопросники, листы аудитора и др.).

Опрос является главным методом проведения аудита.

Контрольные листы содержат перечень вопросов, они помогают аудитору сэкономить время опроса, охватить все необходимые направления согласно плану аудита.

№ 46 Проведение аудита на месте: предварительное совещание, сбор информации, верификация данных, заключительное совещание

Проведение вступительного совещания:

- представление участников, включая изложение их ролей

- подтверждение целей, области и критериев аудита

- подтверждение расписания аудита

- методы и процедуры, используемые при проведении аудита, включая сообщения проверяемой организации, что свидетельства аудита будут основываться только на выборке имеющейся информации, в связи, с чем при аудите существует элемент неопределенности

- подтверждение официальных каналов связи

- подтверждение языка, используемого при аудите

- подтверждение того, что при аудите проверяемая организация будет информироваться о ходе проведения аудита

Коммуникация при аудите:

- внимательно слушай;

- не навреди;

- не обижай;

-демонстрируй уважение;

-демонстрируй, что вы союзники в цели улучшения деятельности;

-избегай эмоциональных оценок;

-умей аргументировать и быть логичным и доказательным в выводах.

Роли и обязанности сопровождающих и наблюдателей:

- установление контактов и выбор времени для интервью

- организация посещений конкретных мест на площадке или в организации

- обеспечение уверенности в том, что действующие правила безопасности известны членам аудиторской команды и соблюдаются ими

-выступление в качестве свидетелей от имени проверяемой организации

- разъяснение или помощь в сборе информации

Сбор и проверка информации:

- опрос персонала (интервью)

- наблюдение за деятельностью

-просмотр документации

Получение результатов аудита:

- свидетельства аудита должны быть оценены с точки зрения критериев аудита

- при необходимости, аудиторы должны собираться для анализа результатов аудита на соответствующих стадиях в процессе аудита

- соответствия критериям аудита должны быть обобщены и соотнесены с подразделениями, функциями и процессами, которые прошли аудит

- несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны регистрироваться. Несоответствия могут быть классифицированы. Они должны быть проанализированы совместно с представителями проверяемой организации для получения подтверждения того, что свидетельства аудита верны и несоответствия понятны.

Подготовка заключений по результатам аудита:

Аудиторская команда собирается, чтобы:

- проанализировать результаты аудита и любую другую соответствующую информацию, собранную в процессе аудита, с точки зрения целей аудита

- согласовать заключения по результатам аудита, с учетом элемента неопределенности, свойственного процессу аудита

- подготовить рекомендации, если это предусмотрено целям аудита

Обсудить последующие действия, если это включено в план аудита

Проведение заключительного совещания:

- сообщить результаты аудита

- обсудить сомнительные ситуации, влияющие на результаты

- обсудить спорные моменты (зарегистрировать неустранимые разногласия)

- сделать необходимые рекомендации (если соответствует целям аудита)

- вести протокол совещания (если необходимо)

№ 47 Несоответствия. Коррекция, корректирующие и предупреждающие действия. Результативность и эффективность процесса внутреннего аудита.

Несоответствие — полное или частичное невыполнение заявителем требований ГОСТ Р ИСО 9001-2008 и/или других нормативных документов, на соответствие которым проводится сертификация.

Системы добровольной сертификации устанавливают категории несоответствий и их характеристики. Органы по сертификации, в свою очередь, в соответствии с ГОСТ Р ИСО/МЭК 62-2000 должны иметь процедуры идентификации и регистрации несоответствий.

Несоответствия подразделяют на три категории: критические (значительные), некритические (малозначительные) и замечания (уведомления).

Значительное несоответствие — несоответствие СМК, которое с большой вероятностью может повлечь невыполнение требований потребителей и/или обязательных требований к продукции.

Малозначительное несоответствие — отдельное несистематиче­ское упущение, ошибка, недочет в функционировании СМК или в документации, которые могут привести к невыполнению требо­ваний потребителей и/или обязательных требований к продукции, или к снижению результативности функционирования элемента (совокупности элементов) СМК.

Уведомление — свидетельство аудита, не носящее характер не­соответствия и фиксируемое с целью предотвращения возможного несоответствия.

Формирование несоответствий осуществляется на этапах пред­варительного анализа документации и проведения аудита на пред­приятии в общем процессе проведения аудита.

После проведения аудита следует этап корректирующих действий, предусмотренный ИСО 9001-2008 , п.8.5.2.

Организация должна предпринимать корректирующие действия с целью устранения причин несоответствий, чтобы предупредить повторное их возникновение. Корректирующие действия должны соответствовать последствиям выявленных несоответствий.

Должна быть разработана документированная процедура для определения требований к:

а) анализу несоответствий, включая жалобы потребителей;

б) установлению причин несоответствий;

в) оцениванию необходимости действий, чтобы избежать повторения несоответствий;

определению и осуществлению необходимых действий;

г) записям результатов предпринятых действий;

д) анализу предпринятых корректирующих действий.

Особенностью корректирующих действий по результатам аудита является то, что в протоколах о несоответствиях указаны сроки ликвидации несоответствий, согласованные с представителями проверяемой организации. При инспекционных аудитах аудиторы проверяют выполнение корректирующих действий.

По итогам аудита аудиторами могут быть даны также рекомендации по улучшению элементов системы качества или каких-либо процессов.

Поскольку все улучшения требуют ресурсов - человеческих, финансовых, временных, то руководителям необходимо определить приоритеты улучшений, проводя анализ со стороны руководства, предусмотренный п.5.6 ИСО 9001:2008 (п. 5.6. ГОСТ Р ИСО 9001-2009).

Стандарт ИСО 9000:2000 в п.3.2.14 и 3.2.15 дает следующие определения терминам «результативность» и «эффективность»: результативность - степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов; эффективность - взаимоотношение между достигнутым результатом и использованными ресурсами.

Говоря об эффективности и результативности аудита необходимо учитывать его роль в совершенствовании СМК - выявлять недостатки для последующих улучшений, получить истинную картину состояния организации.

С другой стороны, можно рассматривать понятия результативности и эффективности собственно процесса аудита.

Результаты аудита используются руководителями различных уровней.

Руководители подразделений планируют и выполняют корректирующие действия и мероприятия по улучшению.

В отличие от корректирующих действий, для которых указаны сроки выполнения, мероприятия по улучшению требуют другого подхода. Невозможно улучшать все сразу, т.к. ресурсы ограничены. Направления первостепенных улучшений необходимо выбирать такие, которые при минимуме затраченных ресурсов обеспечат заметный эффект.

Направления возможных улучшений:

- изменение структуры бригад, подразделений;

- организационные улучшения (уменьшение времени простоев и др.)

- совершенствование технологии;

- применение более совершенных средств производства (инструментов, приспособлений и др.);

- модернизация или замена оборудования;

- обучение персонала;

- совершенствование средств и системы контроля и др.

Высшее руководство использует результаты аудитов в подразделениях как входную информацию для анализа со стороны руководства, при разработке годовых и среднесрочных планов.

Служба качества использует результаты аудитов для обучения и повышения квалификации своих аудиторов.

Экономическая эффективность процесса аудита определяется отношение экономического результата к затратам, обусловившим его получение.

Можно выделить следующие затраты на подготовку и проведение аудита:

- заработная плата аудиторов на время проведения аудита;

- бонусы и другие вознаграждения аудиторов;

- заработная плата руководителя процесса внутреннего аудита на время проведения проверки;

- приобретение стандартов и других документов;

- обучение и переподготовка аудиторов;

- тиражирование документов аудиторской проверки;

- информирование персонала о результатах аудиторской проверки;

- упущенные выгоды в связи с отвлечение персонала в связи с проверкой;

- затраты из-за низкого качества аудита.

Экономическим результатом деятельности по проведению внутренних аудитов будет суммарная выгода от улучшения процессов и дополнительная полученная прибыль от того, что несоответствия были устранены в результате проведения аудитов.

№ 48 Цели проведения внутренних аудитов СМК: проверка соответствия запланированного мероприятия, проверка соответствия требованиям стандарта на СМК, проверка соответствия требованиям к системе менеджмента качества, эффективность внедрения СМК, поддержание в рабочем состоянии СМК.

Цели внутреннего аудита:

- Верификация соответствия требованиям МС ИСО (на соответствие СМ)

- Оценка возможности СМ обеспечивать соответствие законодательным требованиям, нормативным требованиям и требованиям контракта

- Оценка результативности СМ для достижения конкретных целей

- Установление результативности производственных процессов

- Верификация соответствия качества продукции на различных этапах ее изготовления и процессов всем установленным требованиям

- Идентификация областей потенциального улучшения СМ, в т.ч. продукции и процессов

- Проверка выполнения и результативности корректирующих и предупреждающих мероприятий

Основные направления внутреннего аудита:

- качество документации процесса

- соответствие осуществляемой деятельности процесса существующей документации

- результативность процесса

СМ, как объект внутренней проверки:

∙ проверка документации и фактического выполнения требований, изложенных в документации СМ:

- оценка соответствия требованиям МС ИСО, руководства по ИСМ, политике, целям и другим нормативным документам

- выполнение процедуры управления документацией

- проверка качества документации

- наличие и доступность документации на местах

Одно из основных направлений аудита первой стороной является качество документации процесса:

Проверка соответствия существующей документации требованиям международных (ИСО 9001) и собственных стандартов (РК, процедур и т.д.)

Цель: определить области соответствия существующей документации установленным требованиям, для улучшения существующей документации.

Направление внутренней проверки: соответствие осуществляемой деятельности процесса существующей документации:

Проверка деятельности процесса: проверка соответствия осуществляемой деятельности требованиям международных и собственных стандартов.

Цель: определить области для улучшения осуществляемой деятельности, соответствия осуществляемой деятельности, несоответствия осуществляемой деятельности

Направление внутренней проверки: результативность процесса:

Проверка результативности процесса: определение целей и планов деятельности процесса и степени их достижения.

Цель: определить области для улучшения результативности процесса при планировании, мониторинге, принятии корректирующих и предупреждающих действий, при определении основных направлений для улучшения процесса.

№ 49 Документированная процедура организации по проведению внутренних аудитов качества: порядок разработки документа, содержание документа, назначение документа.

Внутренний аудит является одним из требований ИСО 9001:2000 к системе менеджмента качества. Стандарт обязывает компании разрабатывать документированные процедуры планирования, проведения, учета и ведения записей периодических внутренних аудитов системы менеджмента качества. ИСО 9004:2000, который дает рекомендации по улучшению деятельности, рекомендует также установить работающий и результативный процесс внутреннего аудита.

Процедура внутреннего аудита: Данная процедура определяет ответственность и требования по планированию и проведению внутренних аудитов, представлению результатов аудита и ведения записей аудита. Цель периодических аудитов - определить, эффективно ли внедряется и поддерживается система менеджмента качества.

Подготовка документов

Рекомендуется документировать процедуры в однородном формате. К примеру, документ должен содержать изложение ее цели, масштаба применения, процесса и видов деятельности, требований для каждого этапа процесса, записи и перечня ссылочных документов, если таковые имеются. Указания по подготовке руководства по качеству и документированию процедур можно получить из ИСО/ТО 10013:2001.

В ИСО 9001:2000 также предусмотрено, что документы могут быть выполнены на любом носителе - к примеру, бумаге; магнитном, электронном или оптическом диске; или комбинации этих носителей. Компании могут хранить свои документы в электронном виде или как в электронной, так и в печатной форме. Какой бы носитель информации ни был использован, требования контроля применяются одинаково ко всем документам. К примеру, если компания использует и электронные, и бумажные носители, и, если электронный документ пересматривается или правится, изменения или правки должны быть одновременно внесены в бумажную копию этого документа. Для сертификации третьей стороной приемлемо документирование на одном носителе или на комбинированных носителях.

Процедура по проведению внутренних аудитов в идеале строится в соответствии со структурой ISO 9001, указывая раздел ISO 9001, к которому они относятся, хотя это не обязательное требование ISO 9001. Последовательность разработки процедуры:

Типовая схема процедуры качества

• Цель / Задача: цель процедуры

• Масштаб: что охватывает процедура, а что - нет

• Ответственность: кто (в соответствии со своими должностными обязанностями) несет ответственность за определенные задачи и действия

• Ссылки: на все документы, затронутые процедурой

• Определения: основных терминов и сокращений

• Процедуры: описание действий или задач, которые следует выполнить, кем и в каком порядке

• Документация: какие документы и записи требуются

Некоторые рекомендации по написанию процедур:

• Пишите кратко и просто. Не делайте слишком много документов.

• По возможности составляйте блок-схемы процессов. Широко используйте таблицы и схемы.

• Используйте стандартизованный формат.

• Помните о пользователях: смысл должен быть совершенно понятным; пусть кто-то почитает процедуру и объяснит, как он ее понял; проверьте грамматику; исправьте орфографию и пунктуацию ошибки; избегайте жаргона; представляйте мысли отдельными предложениями или абзацами; описывайте выполнение определенной задачи, а не действия отдельного сотрудника.

• Документы создаются для того, чтобы помочь персоналу более результативно и последовательно выполнять свои задачи;

- если можно, попросите пользователя помочь в создании документации.

Для каждой задачи определите:

- ответственного за выполнение;

- стандарты, которым надо следовать и критерии соответствия им;

- требуемые ресурсы;

- что надо записывать;

- что делать, если что-то не сработало.

Предварительно протестируйте процедуры. Попросите кого-нибудь выполнить процедуру и дать отзыв о ней.