Работа по учету, отчетности, документальному оформлению хозяйственных операций

Учет – это динамичная (изменяющаяся во времени) открытая (имеется связь с внешней средой) система переработки и передачи информации о функционировании внешней среды для управления предприятием. Используя наблюдения, количественные и качественные измерители, учет отражает социально-экономические и хозяйственные процессы в учетных показателях для управления производством.

Предметом хозяйственного учета выступает производство материальных благ, процессы их обмена и потребления.

К основным задачам учета относят:

— обеспечение контроля за движением и наличием имущества, использованием трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами и сметами;

— своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов;

— формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатов деятельности предприятия для различных пользователей (поставщиками, кредиторами и т.д.);

— разработка учетной политики предприятия на основе утвержденной методологии учета, взаимосвязи всех видов учета.

Виды хозяйственного учета

В соответствии с технологией сбора, регистрации и обобщения информации различают следующие три вида учета:

— бухгалтерский;

— оперативно-технический;

— статистический учет.

Оперативный учет осуществляется на местах производства работ (отдел, рабочее место), поэтому его сведения ограничиваются рамками предприятия. Используется для повседневного текущего управления (учет поступления и реализации товаров, наличия материальных запасов, явки на работу). Он прерывен во времени, т.е. надобность в нем возникает по мере необходимости.

Статистический учет (статистика) изучает явления, носящие массовый характер в экономике, здравоохранении, образовании, культуре. Статистический учет использует сведения оперативного и бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет – это сплошное, непрерывное, взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности предприятия на основании документов. Его особенностью является:

• сплошное отражение хозяйственной деятельности подразумевающее обязательный учет всего имущества, всех видов производственных запасов, затрат, денежных средств и т.п.;

• непрерывность (во времени), которая требует постоянного наблюдения и фиксации в документах свершившихся фактов движения материальных ценностей, денежных средств, расчетов и т.п.;

• заимосвязанность отражения хоздеятельности в бухучете; она объясняется зависимостью между собой свершившихся фактов, например, после оплаты поставщику за товар уменьшаются средства на расчетном счете, но в то же время увеличиваются товарные запасы.

Учетные измерители

В системе учета используют три вида измерителей:

- натуральные (кг, м, шт., др.) – характеризует предметы по весу, длине, количеству;

- трудовые (час, день, месяц) – позволяет учесть время и труд (количество труда в единицу рабочего времени);

- денежные (стоимостные) – универсальный и обобщающий измеритель, обязательный для бухучета, т.к. через денежный измеритель, возможно соединить в единое самые неоднородные факты о предприятии.

Требования, предъявляемые к хозяйственному учету

Учетная информация должна удовлетворять определенным требованиям:

1. Сопоставимость показателей учета с плановыми.

2. Своевременность (передача информации в инстанции в строго установленные сроки).

3. Полнота – охватывает все стороны изучаемого процесса.

4. Объективность и точность.

5. Действительность и оперативность (исправление, устранение причин невыполнения).

6. Ясность и доступность для работников всех уровней.

7. Экономичность.

Документация хозяйственной деятельности

Документ – письменное подтверждение свершившейся операции. Он имеет важное правовое значение, при спорах выступает вещественным доказательством. С его помощью учет приобретает доказательную силу.

Нормативное регулирование учета предусматривает использование документов 4-х уровней:

Первый уровень – законы и законодательные акты (указы президента, постановления правительства).

Второй уровень – положения, принципы, базовые правила учета (правительство).

Третий уровень – методические указания, инструкции, рекомендации по ведению учета (отраслевые министерства и ведомства).

Четвертый уровень – рабочие документы организации в соответствии с ее учетной политикой.

Организация учета в аптечной системе

Типовые межведомственные формы первичной учетной документации утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 71а от 30.10.97г. «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».

Ведомственные формы утверждены Приказом МЗ СССР № 14 от 08.01.1988г. «Специальные формы первичного бухгалтерского учета для хозрасчетных аптек» и инструктивным письмом МЗ РФ № 98/124 от 12.05.1998г. «О внутриведомственном первичном учете ЛС и других медицинских товаров в организациях розничной фармацевтической сети всех организационно-правовых форм, расположенных на территории РФ».

В аптечных структурах различают децентрализованный, централизованный и смешанные виды бухгалтерского учета.

Децентрализованный – структуры, состоящие на полном хозрасчете, являются юридическими лицами и ведущими законченный баланс.

Централизованный – структуры не составляют баланс, а только ведут первичную учетную документацию. Первичный учет завершается только составлением месячного отчета.