125

8.ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ПРИЛОЖЕНИЙ

Ксамым значимым преимуществам работы с наборомOffice 2010 можно отнести единообразный пользовательский интерфейс, поддерживаемый всеми приложениями. Это значит, что если PowerPoint 2010 используется только для создания презентации для совета директоров, а Publisher 2010 — только если необходимо оформить визитные карточки, вы легко сможете выполнить все нужные действия с помощью привычной ленты и представления Backstage.

Благодаря Office 2010 вы можете проще, чем прежде совместно использовать документы в разных приложениях и сотрудничать с коллегами. За счет множества интегрированных функций материалы, созданные в одном приложении, можно без труда использовать в другом. Таким образом экономится время и усилия и обеспечивается согласованность данных независимо от окончательного вида создаваемых и -сов местно используемых файлов. В примерах в этой главе приведены только некоторые способы обмена данными в приложениях. Узнайте, как можно предоставить общий доступ к созданным документам, чтобы максимально эффективно воспользоваться результатами работы в Office 2010.

8.1.Использование данных Excel 2010 в Word 2010

Раньше, чтобы включить данные рабочего листа в документы, требовалось создать таблицу и вручную ввести данные. С тех пор прошло много времени, и функция вставки с возможностью динамического предварительного просмотра позволяет не только легко копировать и вставлять (или перетаскивать) данные листа в документ, но и делать это в соответствии с вашими предпочтениями– с сохранением форматирования или без него.

С помощью различных вариантов вставки можно управлять добавлением данных в документ. В таблице 11 рассматриваются различные возможности вставки.

8.2. Перенос содержимого Word 2010 в PowerPoint 2010

иобъединение документов Word 2010 в Outlook 2010

Взависимости от стиля работы вам может быть более удобно сначала реализовывать идеи вWord, а затем переносить их вPowerPoint. В документе Word можно легко создать эскиз, абзацы или маркированные списки, а после этого перетащить их в PowerPoint.

Здесь используются функции вставки и динамического предварительного просмотра.

Расположив содержимое вPowerPoint 2010, можно применить основные параметры форматирования, чтобы разместить нужное содержимое на соответствующих страницах, однако процесс переноса гораздо быстрее простого перепечатывания необходимой информации. Также можно перетащить примечания изWord в область заметок слайдов PowerPoint и потом распечатать страницы заметок (с текстом и изобра-

жениями слайдов) в PowerPoint 2010.

Предположим, что вам необходимо отправить новый каталог по электронной почте всем клиентам. Весь процесс, который начинается с открытия Word 2010, составления документа и последующего подключения списка контактов, экспортированного из Outlook 2010 и сохраненного в Excel 2010, можно заменить следующими двумя действиями.

·Создание в Word 2010 документа для отправки.

·Объединение документа и контактов Outlook и отправка по электронной почте.

Благодаря возможности слияния писем вOutlook 2010 можно легко создавать проекты по объединению, используемые для отправки документов на бланках, почтовых ярлыков, конвертов и каталогов. Чтобы

127

найти функцию объединения почтыOutlook, в нижней части панели навигации в левой стороне окнаOutlook 2010 щелкните Контакты, а затем на вкладке Главная в группе Действия щелкните Слияние. Откроется диалоговое окно Контакты для слиянияс набором параметров для настройки процесса слияния.

В разделе Файл документа диалогового окна Контакты для слияния

можно создать новый документ или выбрать существующий и нажать кнопку Обзор, чтобы выбрать документ, созданный в Word. Чтобы добавить файл в диалоговое окноКонтакты для слияния, нажмите кнопку Открыть и после добавления файла с данными контакта нажмите кнопку ОК для запуска процесса слияния.

Контрольные вопросы

1.Какие используются средства для вставки данных Excel в Word?.

2.Как производится перенос содержимого документаWord в PowerPoit?

3.Как выполняется объединение документов Word и Outlook?