2

УДК 004(7)

ББК 65с51я7

М 99

Рецензенты:

Кандидат технических наук, профессор Белгородского государственного технологического университета им. В.Г. Шухова

Полунин Александр Иванович

Доктор экономических наук, профессор Белгородского государственного университета

Калугин Владимир Анатольевич

Мясоедов Р.А.

М99 Офисные информационные технологии: учеб. пособие /

Р.А. Мясоедов, С.П. Гавриловская, В.Ю. Сорокина. – Белгород:

Изд-во БГТУ, 2013. –242 с.

Учебное пособие по дисциплине«Офисные информационные технологии» разработано в соответствии с учебным планом подготовки бакалавров и предназначено для приобретения студентами практических навыков работы с программным обеспечением ЭВМ, деловой документацией в рамках текстового процессора Word, построения компьютерных моделей решения функциональных и вычислительных задач в среде табличного процессора Excel, создание презентаций средствами PowerPoint, а также для изучения других программ пакета MS Office.

Учебное пособие предназначено для студентов экономических направлений .

УДК 004(7)

ББК 65с51я7

Ó Белгородский государственный технологический университет (БГТУ) им. В. Г. Шухова, 2013

6

ВВЕДЕНИЕ

Достижения в области обработки организационно-экономических данных, прежде всего, обусловлены появлением мощных и эффективных инструментальных средств обработки информации.

Освоение этих средств, предусмотрено дисциплиной «Офисные информационные технологии», изучаемой студентами очной формы обучения направлений экономика и менеджмент

Данное учебное пособие включает набор лабораторных работ по -те матике, утвержденной соответствующими кафедрами, и указаний к ним, призванных оказать необходимую помощь студентам при работе в рамках лабораторных занятий.

Каждая лабораторная работа предусматривает выполнение студентами определенного варианта задания, защиту его у преподавателей, ведущих лабораторные занятия, сохранение в папке, определяемой совместно администраторами компьютерного зала и преподавателем.

Набор лабораторных работ оформляется в соответствии с заданными в данном пособии требованиями в виде презентацииPowerPoint к последней неделе семестра (зачетной неделе) и представляет первое необходимое условие допуска студента к экзамену. Вторым необходимым условием допуска является выполнение расчетно-графического задания, выдаваемого преподавателем, читаемым курс лекций.

Студенты, до проведения каждой лабораторной работы, изучают рассматриваемые в ней вопросы, используя приводимые в данном пособии сведения, а также, привлекая лекционный материал и соответствующие литературные источники. В рамках лабораторной работы закрепляют теоретические знания и приобретают практические навыки.

7

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ. УСТРОЙСТВО КОМПЬЮТЕРА. ОПЕРАЦИОННАЯ СИСТЕМА.

1.1. Основные понятия информации и информационных технологий

Понятие информации является основополагающим понятием информационных технологий. Любая деятельность человека представляет собой процесс сбора и переработки информации, принятия на ее основе решении и их выполнения. С появлением современных средств вычислительной техники информация стала выступать в качестве одного из важнейших ресурсов научно-технического прогресса.

Основные понятия, которые применяются при рассмотрении информационных технологий, изложены в Федеральном законе №149-ФЗ от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

В рамках науки информация является первичным и неопределяемым понятием. Оно предполагает наличие материального носителя информации, источника информации, передатчика информации, приемника и канала связи между источником и приемником. Понятие информации используется во всех сферах: науке, технике, культуре, социологии и повседневной жизни. Конкретное толкование элементов, связанных с понятием информации, зависит от метода конкретной науки, цели исследования или просто от наших представлений.

Термин «информация» происходит от латинского informatio - разъяснение, изложение, осведомленность, то есть сведения, воспринимаемые человеком и (или) специальными устройствами как отражение фактов материального или духовного мира в процессе коммуникации. По определению Федерального закона № 149-ФЗ информация определяется как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Также с понятием информации связаны такие понятия, как сигнал, сообщение, данные и т.д.

Сигнал (от латинского signum - знак) представляет собой любой процесс, несущий информацию.

Сообщение - это информация, представленная в определенной форме и предназначенная для передачи.

Данные - это информация, представленная в формализованном виде и предназначенная для обработки ее техническими средствами, напри-

8

единенных в технологический комплекс, обеспечивающий сбор, создание, хранение, накопление, обработку, поиск, вывод, копирование, передачу и распространение информации. Федеральный закон № 149-ФЗ определяет информационные технологии как«процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов».

Информационные процессы – процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации.

Сбор информации - это деятельность субъекта, в ходе которой он получает сведения об интересующем его объекте. Сбор информации может производиться или человеком, или с помощью технических средств и систем - аппаратно. Например, пользователь может получить информацию о движении поездов или самолетов сам, изучив расписание, или же от другого человека непосредственно, либо через какие-то документы, составленные этим человеком, или с помощью технических средств (автоматической справки, телефона и т. д.). Задача сбора информации не может быть решена в отрыве от других задач, в частности, задачи обмена информацией (передачи).

Обмен информацией - это процесс, в ходе которого источник информации ее передает, а получатель - принимает. Если в передаваемых сообщениях обнаружены ошибки, то организуется повторная передача этой информации. В результате обмена информацией между источником и получателем устанавливается своеобразный«информационный баланс», при котором в идеальном случае получатель будет располагать той же информацией, что и источник.

Обмен информации производится с помощью сигналов, являющихся ее материальным носителем. Источниками информации могут быть любые объекты реального мира, обладающие определенными свойствами и способностями. Если объект относится к неживой природе, то он вырабатывает сигналы, непосредственно отражающие его свойства. Если объектом-источником является человек, то вырабатываемые им сигналы могут не только непосредственно отражать его свойства, но и соответствовать тем знакам, которые человек вырабатывает с целью обмена информацией.

Принятую информацию получатель может использовать неоднократно. С этой целью он должен зафиксировать ее на материальном носителе (магнитном, фото, кино и др.). Процесс формирования исходного, несистематизированного массива информации называется накоплением информации. Среди записанных сигналов могут быть такие, которые отражают ценную или часто используемую информацию. Часть ин-

9

формации в данный момент времени особой ценности может не представлять, хотя, возможно, потребуется в дальнейшем.

Хранение информации - это процесс поддержания исходной информации в виде, обеспечивающем выдачу данных по запросам конечных пользователей в установленные сроки.

Обработка информации - это упорядоченный процесс ее преобразования в соответствии с алгоритмом решения задачи.

После решения задачи обработки информации результат должен быть выдан конечным пользователям в требуемом виде . Эта операция реализуется в ходе решения задачи выдачи информации. Выдача информации, как правило, производится с помощью внешних устройств ЭВМ в виде текстов, таблиц, графиков и пр.

Информационные ресурсы – совокупность данных, организованных для эффективного получения достоверной информации.

Информационная система – система, предназначенная для хранения, обработки, поиска, распространения, передачи и предоставления информации. По определению Федерального закона №149-ФЗ информационная система определяется как «совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств».

Техническое обеспечение (ТО) информационных технологий управления представляет собой комплекс технических средств и соответствующую документацию по их наладке, установке, монтажу и контролю. В свою очередь, его компонентами являются комплекс технических средств, документация, а также персонал, занимающийся установкой и обслуживанием технических средств.

Комплекс технических средств образуется совокупностью организационной и электронно-вычислительной техники, а также средствами связи, обеспечивающими сбор, накопление, обработку и передачу информации для эффективного решения задач управления организацией.

К организационной технике относятся:

•средства составления текстовых документов;

•средства копирования и оперативного размножения документов (ксерокс, ризограф);

•средства обработки документов (например, сканер);

•средства для выполнения графических работ и учетных операций;

•средства охраны, сигнализации и связи;

•специализированная мебель и оборудование для служебных помещений.

Электронно-вычислительная техника представляет совокупность средств обработки информации (суперкомпьютеры, большие ЭВМ, ма-