Обработка данных.

Обработка данных в режиме таблицы и формы включает просмотр, добавление и удаление записей, обновление полей.

При просмотре записей в режиме таблицы или формы можно осуществлять поиск записей, сортировку записей по одному или нескольким полям, фильтрацию записей в соответствии с заданными условиями отбора.

Поиск и замена записей.

Для поиска записей по заданному значению поля нужно нажать кнопку панели инструментов в виде бинокля или выполнить команду меню Правка/Найти. Курсор нужно предварительно установить в это поле. Заполните окно поиска, согласно своим требованиям.

Сортировка записей.

Сортировка записей в порядке возрастания или убывания значений одного поля может быть выполнена как в режиме таблицы, так и в режиме формы. Для этого курсор устанавливается в поле сортировки и нажимается соответствующая кнопка на панели инструментов:

- Сортировка по возрастанию,

- Сортировка по убыванию.

Сортировка записей может быть выполнена также командой меню Записи/Сортировка.

Фильтрация.

Для просмотра и корректировки записей базы данных, удовлетворяющих указанным пользователем условиям отбора, предусмотрена фильтрация таблицы. Сортировка записей таблицы по нескольким полям выполняется с помощью фильтра.

Фильтр – это набор условий, применяемый для отбора подмножества записей из таблицы, формы или запроса.

Фильтр по выделенному.

Простейшим способом задания условия отбора является выделение в таблице или в форме некоторого значения поля или его части. Затем нужно выполнить команду Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному или нажать кнопку . На полученном подмножестве можно продолжить фильтрацию по каким-то дополнительным условиям отбора.

Для отбора записей, не содержащих выделенного значения в поле, нужно после выделения значения нажать правую кнопку мыши и в контекстном меню выбрать команду Исключить выделенное.

Отменить действие фильтра, чтобы работать со всеми записями таблицы, можно выполнив команду Записи/Удалить фильтр или нажав кнопку . Заметим, что при этом фильтр снимается с таблицы, но сам фильтр можно в любой момент применить повторно, выполнив командуЗаписи/Применить фильтр. Созданный при выполнении команд Фильтр по выделенному и Исключить выделенное фильтр сохраняется автоматически при сохранении таблицы, запроса или формы. При последующих открытиях таблицы этот фильтр может быть применен снова.

Обычный фильтр.

Обычный фильтр вызывается командой Записи/Фильтр/Изменить фильтр или кнопкой .

В окне обычного фильтра на экран выводится форма для активного объекта базы данных. В поля вводятся значения (или выбираются из списка), по которым отбираются записи. Значения могут вводиться в несколько полей, при этом заданные условия рассматриваются, как объединяемые логической операцией "И". Чтобы указать альтернативный вариант отбора записей, выбирается закладка "ИЛИ" в левом нижнем углу окна.

Расширенный фильтр.

Расширенный фильтр можно вызвать командой Записи/Фильтр/Расширенный фильтр или кнопкой .

В окне расширенного фильтра в верхней части выводится список полей таблицы. В нижней части окна выводится бланк запроса. В строку Поле бланка запроса перетаскиваются мышью поля списка, по которым надо задать условия отбора записей. Условия отбора вводятся в соответствующую строку. В строке Сортировка может быть выбран тип сортировки.

Обычный и расширенный фильтр, также как и фильтр по выделенному, сохраняется автоматически при сохранении таблицы, запроса или формы. Этот сохраненный фильтр при повторных открытиях объекта является текущим и может использоваться по команде Применить фильтр. Если создается новый фильтр, он заменяет любой, ранее созданный фильтр. Для уничтожения фильтра надо нажать кнопку Очистить бланк и затем кнопку Применить фильтр. Только при этом фильтр, сохраняемый с таблицей уничтожается. Удобно подготовить и сохранить для таблицы ряд фильтров, которые позднее могут быть применены. Для сохранения подготовленного фильтра нужно выполнить команду Сохранить как запрос. В открывшемся диалоговом окне задать имя фильтра. В дальнейшем, можно использовать существующий фильтр, выполнив команду Загрузить из запроса. В появившемся окне выбрать нужный фильтр.