2.3 Пути повышения эффективности внешней среды организации

Для того чтобы организация могла занять надлежащее место в обществе, выжить в соседстве с другими организациями, группами, социальными институтами, любая организация должна адаптироваться к внешней среде. В связи с этим весьма важными представляются разработка и осуществление стратегий организации в отношениях с различными компонентами внешнего окружения. Исследователями организаций выявлены два основных стратегических направления, касающихся входа и выхода организации. Каждое из этих направлений содержит набор стратегий.

1) Буферные стратегии. Любую организационную стратегию можно отнести к классу буферных в том случае, если организация стремится максимально изолировать себя от воздействий других организаций и институтов, сохраняя свою самостоятельность. Буферные стратегии могут иметь много форм и модификаций, но специфическая особенность их всех состоит в стремлении к независимости и укреплению границ организации. Рассмотрим некоторые виды буферных стратегий.

А. Стратегия автономии от внешней среды (или стратегия создания запасов, когда организация, запасая сырье, накаливая информацию собирая впрок другие ресурсы, становится независимой – на определенное время от других организаций). В этом случае организация на определенный срок отталкивает от себя некоторых представителей рыночного окружения, например нежелательных партнеров, государственные организации и т. д. Неудачно применяемая стратегия автономии, таким образом, грозит известной изоляцией организации от внешнего окружения, что в конечном счете может привести к негативным последствиям.

Б. Ужесточение контроля за входом и выходом организации. Данная стратегия представляет собой прежде всего проявление жесткости по отношению к внешнему окружению с целью обезопасить себя от внешнего воздействия. Сущность, данной стратегии заключается в формализации и постоянных проверках положения при покупке ресурсов и сбыте продукта, проявлении жесткости в отношениях с партнерами, заказчиками и конкурентами (например, установление твердых и неизменных условий продажи или покупки ресурсов);

В. Стратегия экспансии, когда изоляция от внешнего окружения достигается путем расширения организации или завоеванием большей доли рынка. В этом случае организация неизбежно вызывает, по крайней мере, пассивное сопротивление или еще в меньшей степени потребность помогать и сотрудничать. В период активной экспансии на рынке организация всегда создает вакуум в некоторых частях рыночной среды, что естественно позволяет отнести такую стратегию к классу буферных. Однако периоды активного экспансивного действия на рынок недолговечны и после периода экспансии может наступить период сотрудничества и налаживания социальных и экономических связей между организацией и различными структурными единицами внешнего окружения.

В целом можно сказать, что буферные стратегии могут считаться целесообразными в периоды неустойчивого положения организаций или в периоды крупных конфликтов со структурными единицами внешней среды. В эти сложные для организации периоды очень важно сохранить относительную независимость от некоторых объектов внешнего окружения для достижения свободы в реализации собственных целей. Кроме того, реализация буферных стратегий возможна в том случае, если организация завоевывает авторитет и стремится упорядочить собственные ресурсы на входе и выходе системы.

2. Стратегии установления взаимосвязей. Этот набор стратегий прямо противоположен по своей направленности буферным стратегиям. Основная цель организации при выборе и использовании стратегий установления взаимосвязей – упорядочить обменные отношения организации, расширить границы деловых контактов, приобрести новые сферы влияния во внешней среде. Эти стратегии включают в себя усиление взаимозависимости различных организаций, контроль каждого за каждым, прежде всего на основе доверия. Наиболее типичными стратегиями такого рода являются следующие.

A. Стратегия заключения сделок, которая заключается в постоянном стремлении организации устанавливать новые связи с различными объектами внешнего окружения на основе эквивалентного взаимовыгодного обмена. Такая стратегия позволяет организации органично вписываться во внешнее окружение, успешно решать проблему адаптации к внешней среде на основании использования связей для расширения производства и успешного баланса между входом и выходом системы. Вместе с тем, очевидно, что в ходе реализации стратегии заключения сделок появляется ряд серьезных трудностей. Прежде всего, к таким трудноразрешимым проблемам относятся создание и поддержание высокого положительного имиджа (без него сложно осуществлять доверительный обмен) и формирование связей с надежными партнерами, которых весьма трудно оценить без глубокого социально-экономического исследования рынка.

Б. Стратегия взаимной диффузии, сущность которой состоит во взаимопроникновении отдельных областей деятельности одной организации в другую. Например, это может быть совместная реализация продукта, постоянная взаимопомощь при поиске и использовании необходимой информации, совместное проведение исследовательских работ, взаимная финансовая поддержка на условиях доверия и т. д. Такая стратегия требует также наличие положительного имиджа и устойчивой системы связей с различными компонентами внешнего окружения.

B. Стратегия сращивания и слияния, сущность которой состоит в объединении отдельных организации в союзы или в укрупненные организации для наиболее успешной деятельности в условиях рыночного или институционального окружения. В ходе реализации стратегий слияния могут возникать наиболее жизнеспособные и многопрофильные организации.

Применение указанных стратегий во многом зависит от ситуации в рыночной и институциональной среде, возможностей организаций, специфики культуры организации и многих других факторов.

Также, положительное впечатление на внешнего участника корпоративной среды может оказать фирменный стиль. Наличие собственного уникального и неповторимого фирменного стиля является основой корпоративной идентификации. В. Денев отмечает, что фирменный стиль «улучшает запоминаемость и восприятие покупателями, партнерами не только товаров фирмы, но и всей ее деятельности. Фирменный стиль также позволяет противопоставлять свои товары товарам и деятельности конкурентов».

Разработка фирменного стиля больше относится к рекламному дизайну, чем к практике PR. При этом наличие фирменного стиля как способа индивидуализации в сфере бизнеса выполняет наряду с маркетинговыми ряд PR-задач.

1) Способствует большей узнаваемости и запоминаемости организации (в увязке с маркетинговыми и рекламными целями).

2) Служит основой формирования корпоративных стандартов и принципов работы (формирует единые подходы, правила, нормы, ценности).

Если рассматривать фирменный стиль не только с точки зрения графического дизайна, но значительно шире, например с позиций обслуживания клиента, то фирменным стилем может быть, в частности, система клиентоориентированного менеджмента. Однако на практике фирменный стиль чаще всего отождествляется с разработкой графических средств индивидуализации, включающей следующие элементы и процедуры.

Например, нейминг, создание словесного (буквенного) знака и логотипа. Целесообразно отметить, что нейминг в текущих условиях связан с решением двух основных задач: придумыванием официального названия организации и подбором под него наиболее оптимального доменного имени.

Наряду с данной в принципе организационной задачей должна решаться также задача графическая: создание словесного товарного знака необходимо верно соотнести с графическим знаком, называемым также логотипом (лейблом). Основной вопрос, который тут возникает, состоит в следующем: должен ли логотип отражать буквенное название организации или служить дополнением к нему?

В практике встречается большое количество ситуаций и первого и второго типов. Даже зонтичные бренды, пытающиеся идентифицироваться с мировыми ТНК, используют данную тактику при имитации корпоративных форм идентификации.

Часто можно встретить мнение о том, что слоган является необходимым элементом корпоративных средств идентификации и без него организации существовать и развиваться никак нельзя. Именно такое мнение плодит большое количество глупой рекламы. Эти же бессмысленные слоганы часто переносятся в сферу PR.

Логично отметить, что использование слогана может быть оправдано только в одном случае: если слоган помогает запоминанию организации или проводимой PR- и рекламной акции.

По результатам проведенного анализа внешней среды можно определить следующие пути повышения эффективности деятельности предприятия:

1) Изменение организационной структуры предприятия. На коммерческого директора возложено слишком много обязанностей, поэтому управление осуществляется не очень эффективно. Необходимо ввести должность главного менеджера, который контролировал и координировал бы работу менеджеров по работе с клиентами, а также включить в штатное расписание позицию главного оператора, человека с высшим образованием в области полиграфии, хорошо знающего процесс производства и методы управления персоналом, выполняющего функции координации и контроля деятельности операторов производства полиграфической продукции.

2) Создание эффективной системы оплаты труда. Директору необходимо особое внимание уделить подбору персонала, системе мотивации и стимулирования работников. Создав сплоченную, хорошо мотивированную команду единомышленников можно добиться больших успехов в бизнесе.

3) Создание корпоративной культуры, главным проводником которой должен быть директор. Необходимо стремиться, чтобы ценности компании стали неотъемлемой частью не только управленцев, но и всех служащих. Директор должен определить систему определенных ценностей, убеждений и принципов, которым компания должна следовать и которые затем должны выстроиться в политику организации.

Корпоративная культура поможет сформировать производственный климат и корпоративный дух, которые будут способствовать выполнению поставленных задач и вносить свой вклад в достижение успеха. Сильная корпоративная культура и ее тесная связь со стратегией фирмы станут мощными рычагами управления персоналом с целью улучшения его работы.

4) Приобретение в лизинг, либо в кредит офсетного оборудования. Благодаря этому оборудованию, предприятие может производить полноценную продукцию большими тиражами. Офсетное оборудование может дать серьезные конкурентные преимущества.

5) Регулирование сроков исполнения заказов.

6) Постоянное введение новых услуг и систем продвижения, чтобы всегда быть на шаг впереди конкурентов.

7) Разработка оптимальной системы поощрения постоянных и новых клиентов фирмы, для укрепления имиджа фирмы.

.