Informatika_Access_kursovik_2013 NEW

Министерство образования и науки Российской Федерации

_________

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

_______________________________________________________

КОМПЬЮТЕРНЫЙ ПРАКТИКУМ. РАБОТА

В MICROSOFT ACCESS

Методические указания по выполнению лабораторных работ

и курсовому проектированию

Санкт-Петербург Издательство Политехнического университета

2013

УДК 681.3.06 (075.4)

Компьютерный практикум. Работа в MS Access: Метод. указания по выполнению лабораторных работ и курсовому проектированию / Сост.: Е.О. Попов, Н.В. Павлов. СПб.: Изд-во Политехн. ун-та, 2013. - 96 с.

Соответствует государственному образовательному стандарту для подготовки бакалавров по направлению 080200 - Менеджмент по направлениям ООП 080200.62.08 Маркетинг и 080200.62.09 Международная логистика; 080100 - Экономика по направлению ООП 080100.62.05 Бухгалтерской учет, анализ и аудит.

Набор предлагаемых заданий охватывает основные приемы работы с одной из самых популярных систем управления базами данных. Каждая лабораторная работа ориентирована на решение конкретной задачи, которая встречается у пользователей и разработчиков информационных систем.

В начале каждой работы определяется ее цель. Затем кратко излагаются теоретические основы решения, дается задание и описывается последовательность его выполнения.

Вторая часть методических указаний посвящена вопросам проектирования баз данных, дается описание последовательности действий, структура и содержание пояснительной записки.

Рекомендуется студентам экономических специальностей, изучающим дисциплины «Информатика», «Компьютерный практикум». Данное методическое указание может быть использовано студентами, магистрами и экономистами, столкнувшимися с необходимостью работы с базами данных.

Табл. 9. Ил. 29. Библиогр.: 5 назв.

Печатается по решению редакционно-издательского совета СанктПетербургского государственного политехнического университета.

© Е.О. Попов © Н.В. Павлов © С.В. Филиппов

© Санкт-Петербургский государственный политехнический университет, 2013

2

Введение

Первая часть методических указаний представляет собой сборник лабораторных работ по дисциплине «Компьютерный практикум». Данная часть ориентирована на изучение системы управления базами данных

(СУБД) MS Access для ОС Windows.

Последовательность работ отражает не только освоение СУБД, но и в некоторой степени соответствует построению реальной информационной системы малого предприятия. Предлагаемые лабораторные работы рассчитаны на последовательное выполнение. В сборник включены подробные объяснения тех моментов, которые вызывают наибольшие трудности при создании баз данных, указаны типичные ошибки. Дополнительные сведения можно получитьизконспекталекцийилиизприведенногоспискалитературы.

Вторая часть методических указаний содержит основные вопросы проектирования баз данных, описание последовательности действий при курсовом проектировании, состав проекта (работы), ключевые разделы пояснительной записки.

Результаты работы следует обязательно сохранять на устройствах флэш-памяти или отправлять на свой почтовый ящик после каждого занятия. Потеря файла БД не является уважительной причиной при защите сделанных работ.

При работе с различными версиями программы Access следует руководствоваться следующими правилами. Новая версия может работать с файлами, созданными в старой версии, но для внесения изменений в базу данных ее следует конвертировать в новую версию. Старая версия обычно не может работать с файлами, созданными в новой версии.

Можно настроить программу Access так, чтобы она по умолчанию сохраняла файлы в формате ранних версий.

______________________

В описании используются следующие обозначения.

Меню → Файл → Открыть означает, что следует выбрать в меню опцию Файл, в раскрывшемся подменю – опцию Открыть. Такое же обозначение используется и в случае, если на определенном шаге необходимо нажать кнопку в открывшемся окне или выбрать нужную страницу многостраничного окна. Например: Пуск → Настройка → Панель задач → Настройка меню → Дополнительно.

Определения и важные замечания выделены рамкой или жирным текстом. Примеры и пояснения даны курсивом.

3

1.Лабораторные работы

1.Настройка параметров приложения

Цель работы: обеспечение удобства работы с СУБД

Общие сведения

СУБД MS Access, входящая в состав пакета MS Office, предназначена для работы с базами данных (БД) и состоит из множества программ, объединенных в единую систему. Кроме того, она имеет связи с другими элементами MS Office и операционной системой Windows. Поэтому СУБД можно назвать приложением.

Для запуска приложений используются ярлыки на рабочем столе или меню, вызываемое при нажатии кнопки Пуск. Ярлыки обычно создаются автоматически при инсталляции приложений и задают основные параметры запуска приложения.

Чтобы снизить вероятность потери результатов своей работы, важно проследить, чтобы создаваемые в процессе работы файлы хранились в определенном каталоге.

Самым большим недостатком неопытных программистов является стремление записывать свои «шедевры», не задумываясь о том, куда они попадают.

Есть также большой соблазн пользоваться автоматически предлагаемыми именами типа db1 или База данных1. Это может иметь печальные последствия в том случае, если кто-то другой тоже пойдет по этому пути и сохранит свои файлы под теми же именами.

Поэтому файлы пользователей должны располагаться на диске E: в папке USER. Эта папка должна иметь разделы, относящиеся к каждому преподавателю, а внутри этих разделов должны находиться папки для учебных групп. Таким образом, местонахождение файлов пользователей должно соответствовать пути:

E:\USER\XXXXXXX\YYYYYY\ ,

где XXXXXXXX – фамилия преподавателя, записанная латинскими буквами, YYYYYYYY – номер группы, записанный, например, в виде

13707/3.

Работать с файлами БД лучше с жесткого диска. После окончания работы с БД, скопируйте ее на флэш-память. Извлекать флэшпамять можно только после сообщения о возможности извлечения. Иначе Ваши файлы будут непоправимо испорчены.

4

Задание

Создать папку для хранения файлов и файл БД.

Порядок выполнения работы

1. Создание рабочей папки.

Приступая к работе с СУБД, следует вначале создать на диске E, где хранятся данные, папку (каталог) с названием USER. В ней создается папка, имя которой совпадает с фамилией преподавателя, а в ней – папка с именем, определяющим номер Вашей группы. Это и будет рабочая папка с Вашими файлами.

Указанные действия следует производить с помощью Проводника

Windows.

2. Задание параметров СУБД.

Открыв программу MS Access, следует выбрать создание новой базы данных, задать ее имя и расположение (имя произвольно, расположение – в пользовательской папке). Задайте папку, в которой будет храниться БД и

ее имя: Кадры.

Включите в Проводнике Windows режим показа расширений файлов. Найдите созданный файл в Вашей папке.

Результат работы

Созданная рабочая папка для хранения пользовательских файлов, созданный пункт главного меню, заданный рабочий каталог, файл базы данных с расширение .mdb или .accdb.

2. Создание таблицы базы данных для хранения сведений о работниках

Цель работы – создание базы данных

Общие сведения

Данные в базе данных (БД) хранятся в Таблицах БД (далее – Таблицах). Строка таблицы называется Записью, а столбец – Полем. Один из типичных примеров данных, хранящихся в БД – список работников фирмы или предприятия. Для каждого работника отводится одна запись –

5

строка списка. Каждая запись имеет одинаковый перечень полей – сведений о работнике.

Перечень имен полей с указанием их типа (символьное, числовое и т. п.), размера (количества символов) представляет собой структуру БД.

К структуре иногда относят и другие свойства каждого поля, например, формат представления чисел.

Поле или набор полей, использующиеся для однозначной идентификации записей, называется первичным ключом БД.

В СУБД используется формат файлов .mdb (.accdb), являющийся know-how разработчика. В нем хранится несколько таблиц, запросы, экранные формы и прочие объекты, необходимые для работы с этими таблицами. Таким образом, в одном файле содержится вся необходимая информация, относящаяся к некоторой задаче, и все средства работы с ней.

Первое, что Вы должны задать при создании БД, – это имя нового файла БД и папку, где он будет храниться.

БД состоит из семи наборов (семейств) объектов. Это таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и программы. Для каждого из наборов имеются три основные действия: Открытие (просмотр данных или запуск программы, которая тоже обычно выводит какие-то данные); Конструирование (модификация существующего объекта); Создание (добавление нового объекта). Удаление выделенного объекта производится клавишей Delete.

Для создания каждого из типов объектов имеются разнообразные средства. При формировании таблицы БД следует использовать Конструктор. В нем необходимо заполнить список полей, каждая строка которого соответствует полю создаваемой таблицы.

Прежде чем начать ввод структуры, следует определить имена и характеристики полей. При этом следует руководствоваться следующими соображениями:

имя поля может иметь длину до 64 символов и должно быть максимально информативным. Так, имена Поле1, Поле2 неинформативны, а имена Зарплата, Адрес и т. п. – информативны;

все русифицированные версии СУБД начиная с Access 97 допускают использование русских букв в именах;

имя поля не должно быть слишком длинным, чтобы удобно размещаться в шапке таблицы при просмотре и распечатке.

Рекомендуется использовать стандартный стиль имен, например ЗарплатаЗаМесяц. Не следует использовать в именах пробелы и «экзотические» символы, например, символ «№».

6

Для полей, содержащих числа, над которыми будут производиться арифметические действия (напримерля поля КоличествоДетей), используется числовой тип.

Так как в полях табельного номера и телефона могут содержаться не только цифры, но и другие символы (буквы, знак дроби, разделители в виде дефиса или косой черты и пр.), их следует делать текстовыми. Для текстовых полей необходимо указать размер, который определяет максимальное число символов, хранимых в этом поле.

Если в поле содержится дата (например, дата рождения) или значения

ИСТИНА/ЛОЖЬ (ДА/НЕТ), то их тип дата/время или логический со-

ответственно.

Полям, предназначенных для хранения денежных сумм (например, поле Оклад), можно определить тип Денежный (позволяет хранить до 15 знаков в целой и 4 знака в дробной части числа). По умолчанию использованы настройки Windows для представления денежного формата. Они зависят от выбранного языка (точнее – от денежных единиц выбранной страны).

Имена и характеристики полей должны быть одинаковыми у всех студентов, поскольку в дальнейшем созданные БД будут объединяться, а объединение будет правильным только при выполнении данного условия. Поэтому воспользуйтесь теми именами, которые предлагаются в табл. 1.1.

Для получения более подробных сведений о форматах и диапазонах представления чисел пользуйтесь клавишей F1. Она выводит подсказку по выделенному свойству.

Задание

Создать таблицу для хранения данных о работниках и заполнить ее не менее чем на десять записей.

Порядок выполнения работы

1. Формирование структуры таблицы.

Информация, которая должна храниться в БД КАДРЫ, представлена в табл. 1.1. Выберите на листе Таблицы действие Создать, выберите для создания Конструктор. В появившемся окне задавайте параметры каждого поля в соответствии с табл. 1.1. В списке (сверху) показываются только имя и тип поля, а также необязательные комментарии к каждому полю. В комментарии можно внести сведения из столбца Информация табл. 1.1. В результате будет создана структура таблицы в виде списка полей.

7

Таблица 1.1

Структура БД КАДРЫ

1Обычно это паспорт, но для некоторых категорий граждан это может быть и свидетельство о рождении, и военный билет.

8

Детально свойства каждого поля задаются в окне свойств.

Поле можно удалить, выделив всю строку его описания щелчком по серому квадрату, расположенному слева от поля (аналогично выделяется вся строка таблицы в Excel), и нажав клавишу Delete. Для изменения порядка следования полей перетащите строку с описанием поля на нужное место.

Выделить сразу несколько полей можно, если щелкать по их серым квадратам, удерживая нажатой клавишу Ctrl или Shift, точно так же, как это делается при выделении нескольких файлов в Проводнике.

После того, как работа будет завершена, назовите новую таблицу

КАДРЫ.

Внимание. При первом сохранении созданной таблицы Вам будет задан вопрос, нужно ли автоматически создавать ключевое поле? На данном этапе задавать ключевые поля не следует!

Не следует также задавать значения непонятных свойств.

Для того, чтобы внести изменения в структуру таблицы, ее следует выделить на листе Таблицы и нажать кнопку Конструктор. Вы снова окажетесь в Конструкторе данной таблицы.

3. Заполнение данными.

Требуется заполнить таблицу данными о нескольких работниках (десять записей).

Автобиографию достаточно сделать одну, вставив в поле АвтоБиогр файл, созданный в любом текстовом редакторе.

«Фотографию» можно создать и в любом графическом редакторе, например Paint, или найти в Интернет.

Внимание. Не увлекайтесь множеством богатых событиями биографий и крупных высококачественных фото. Файл БД может стать слишком большим.

Открыв таблицу, можно вносить в нее данные. Приемы работы в основном интуитивны и аналогичны работе с другими приложениями, но имеются некоторые особенности.

В поле Пол должны находиться только два значения. Для создания списка значений поля Пол следует установить свойства этого поля согласно рис. 1.1.

4. Корректировка и дополнение БД.

После окончания работы удалите из таблицы лишние незаполненные строки. Эти действия можно производить, открыв таблицу.

Результат работы

Заполненная данными таблица в базе данных на 10 записей; точное соответствие структуры таблицы табл. 1.1.

9

Рис. 1.1. Задание значений для подстановки

Дополнительные задания

1.Создать список для района проживания, аналогичный списку для поля Пол.

2.Самостоятельно изучить возможности копирования данных из таблицыAccess в другие офисные приложения:

-скопировать всю таблицу в документ MS Word (копировать закрытую таблицу);

-скопировать первые три столбца таблицы в книгу MS Excel.

3.Изучить возможность импорта данных из документов MS Excel в базу данных Access. Для этого создать в Excel небольшую таблицу произвольного содержания (3-4 столбца и столько же строк, столбцы должны быть озаглавлены), затем в окне базы данных Access в контекстном меню выбрать пункт «Импорт».

4.Реальный случай: в базе данных о студентах при вводе номеров зачетных книжек, начинающихся с нуля, начальный ноль пропадал. Объясните причину этой ошибки и предложите, по крайней мере, два способа ее устранения.

3. Объединение таблиц баз данных

Цель работы – моделирование процесса создания общей БД предприятия на основе БД подразделений

Общие сведения

При создании больших БД несколькими операторами или объединении нескольких локальных БД в одну возникает задача слияния файлов данных. Здесь появляются проблемы совмещения структур таблиц и со-

10