Задание к уроку 4 Создание отчетов в Access

Создание простейшего отчета.

Создадим отчет, представляющий собой список преподавателей с указанием их должности и нагрузки.

Для создания такого отчета:

• Находясь в окне базы данных, выделите таблицу PREP и на вкладке Создание в разделе Отчеты нажмите кнопку Отчет.

• Сохраните отчет под именем Список преподавателей.

В полученном отчете все хорошо, но хотелось бы иметь заголовок Список преподавателей, и список, отсортированный по алфавиту. Корректировку отчета выполним в режиме Конструктора. Для этого:

• В окне базы данных выберите только что созданный отчет Список преподавателей и из контекстного меню выберите команду Конструктор.

• Выделите заголовок, щелкнув на нем мышью, и вместо слова PREP введите слова Список преподавателей.

• Удалите поле Contract и его подпись Дата контракта, используя клавишу Delete.

• На вкладке Конструктор в разделе Группировка и итоги нажмите кнопку Группировка.

• В нижней части отчета в разделе Группировка, сортировка и итоги нажмите кнопку

• Выберите из списка поле FIO с условием, начиная с буквы А.

• Закройте отчет в режиме конструктора и сохраните для него изменения.

• Откройте отчет и просмотрите его в режиме представления отчета.

• Убедитесь в том, что отчет выглядит так, как показано выше. Если это не так вновь вернитесь в окно конструирования отчетов и внесите нужные изменения.

Такой отчет можно получить и другим способом, не переходя в режим конструктора, а воспользовавшись услугами Мастера отчетов. Мастер позволяет создавать отчеты, включающие не обязательно все, а только выбранные столбцы таблицы. Постройте с помощью Мастера отчет под названием Нагрузка преподавателей, представляющий собой таблицу, которая имеет 2 столбца: Ф.И.О. преподавателя и его нагрузка. Вид такого отчета приведен ниже.

Данные в таблице должны быть упорядочены по полю Ф.И.О. Для создания отчета:

• Находясь в окне базы данных на вкладке Создание, в разделе Отчеты, щелкните по кнопке Мастер отчетов.

• Выберите из списка источников данных таблицу PREP.

• В первом окне Мастера отчетов выберите поля, содержащие FIO и Nagr преподавателей, щелкните по кнопке Далее.

• Уровни группировки в данном случае добавлять не надо, сразу же перейдите к следующему окну, щелкнув по кнопке Далее.

• Задайте сортировку по возрастанию значения в поле FIO и щелкните по кнопке Далее.

• Выберите вид макета отчета: табличный с книжной ориентацией. Перейдите к следующему окну Далее.

• Выберите из списка понравившийся вам стиль оформления отчета, перейдите к следующему окну.

• Задайте имя отчета: Нагрузка преподавателей. Щелкните по кнопке Готово и, убедившись, что вы получили то, что хотели, закройте окно просмотра отчета.

Создание статистического отчета.

Пусть требуется не только получить сведения о нагрузке преподавателей, но и подсчитать общую или среднюю нагрузку преподавателей по институту или по кафедре. Для создания такого отчета также воспользуемся помощью Мастера. Создание такого отчета почти не отличается от создания отчета Нагрузка преподавателей, но требует добавления уровня группировки по полю Нагрузка. Добавив указанную группировку, сделайте следующее:

• Щелкните по кнопке Группировка...

• Выберите в качестве интервала группировки 1000 или более, чтобы все записи заведомо попали в одну группу.

• Закройте окно группировки, а затем щелкните по кнопке Далее и перейдите в окно сортировки.

Обратите внимание, что окно сортировки пополнилось кнопкой Итоги..., которой не было при создании предыдущего отчета. Это произошло после добавления группировки.

• Щелкните по кнопке Итоги... и укажите, что необходимо вычислить среднее (AVG) значение поля Nagr.

• Далее действуйте также как и при создании предыдущего отчета, выбрав порядок сортировки по возрастанию значения поля FIO.

• Перейдя к следующему окну, обратите внимание, что возможностей для выбора макета отчета стало больше. Выберите наиболее вам понравившийся стиль.

• В последнем окне Мастера задайте имя отчета: Итоговый отчет о нагрузке.

Посмотрите, что у вас получилось. Пожалуй, стоит изменить подпись AVG на подпись Средняя нагрузка и убрать предшествующую ей строку, а также строку, следующую за заголовком.

• Выполните указанные действия в режиме Конструктора, удалив ненужные элементы в области Заголовок группы Nagr и Примечание группы Nagr. Измените также подпись AVG в области Примечание группы Nagr на подпись Средняя нагрузка.

• Закройте окно конструирования отчета, сохранив изменения. Убедитесь, что отчет выглядит так, как это показано ниже.

Создание сложного отчета с группировкой на базе нескольких таблиц.

Пусть требуется создать отчет, содержащий сведения о том, на каком факультете работает каждый из преподавателей, какие дисциплины он преподает и какова при этом его годовая нагрузка. Сведения, содержащиеся в отчете, должны быть сгруппированы по факультетам, а внутри факультета по дисциплинам. Необходимо подсчитать среднюю нагрузку преподавателей по каждому факультету, а также по институту в целом. Отчет должен выглядеть следующим образом:

Попробуем создать такой отчет с помощью Мастера:

• Находясь в окне базы данных на вкладке Создание, в разделе Отчеты, щелкните по кнопке Мастер отчетов.

• Выберите из списка источников данных таблицу Dis_Gr, а из нее поля PR, FAK, DIS, затем из таблицы Prep поле Nagr. Щелкните по кнопке Далее.

• Выберите тип представления данных по Dis_Gr и перейдите к следующему окну Далее.

• Добавьте уровни группировки по полям Fak и Dis. Перейдите к следующему окну Далее.

• Выберите порядок сортировки по полю PR. Щелкните по кнопке Итоги....

• Укажите, что необходимо подсчитать среднюю нагрузку (AVG). Перейдите к следующему окну.

• Выберите макет для отчета, например, Ступенчатый. Перейдите к следующему окну Далее.

• Выберите стиль отчета. Перейдите к следующему окну.

• Назовите отчет Итоги по факультетам. Щелкните по кнопке Готово.

• Просмотрите отчет и перейдите в режим конструирования для внесения ряда изменений:

• Удалите подведение итогов по группе Dis. Для этого удалите все элементы в области Примечания к группе DIS и закройте эту область, потянув мышью за границу.

• В области примечания к группе FAK удалите подведение итогов по группе FAK.

• Измените подпись AVG на Средняя нагрузка по

• Поменяйте формат в полях подсчета средней нагрузки, на фиксированный, с одним знаком после запятой. Это надо сделать в окне свойств поля, в которое можно попасть, выделив поле, а затем щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав строку Свойства.

• Скопируйте поле FAK из области Заголовок группы FAK в область примечание группы FAK и установите это поле правее надписи Средняя нагрузка по.

• З амените надписи в области верхнего колонтитула на соответствующие русские. (Факультет и Дисциплина).

• Добавьте в конце отчета (в области Примечания отчета) подсчет средней нагрузки по всему институту. Для этого откройте эту область, если она закрыта и скопируйте поле подсчета средней нагрузки из области Примечание к группе FAK.

• В области Примечание отчета добавьте надпись Средняя нагрузка по институту, используя инструмент Надпись.

• Сведения о средней нагрузке по институту выделите рамкой, используя инструмент Прямоугольник. Возможно, потребуется установить прозрачную заливку для элемента прямоугольник, воспользуйтесь контекстным меню.

• Проведите линию, разделяющую факультеты. Используйте инструмент Линия.

• Сохраните отчет и покажите его преподавателю.