Изучаем Access

2010

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение 3

Изучаем Access (перечень тем в обучающей программе) 3

1. Основные принципы работы с Access 3

2. Создание форм и запросов в Access 3

3. Модификация форм в Access 3

4. Создание отчетов в Access 3

5. Дополнительные функции Access 3

6. Модификация отчетов и форм в Access 3

7. Создание отчетов в Access 3

Список используемого программного обеспечения: 3

Задание к уроку 1 Основные принципы работы с Access 3

Задание к уроку 2 Создание форм и запросов в Access 2000 3

Задание к уроку 3 Модификация форм в Access 2000 3

Задание к уроку 4 Создание отчетов в Access 3

Задание к уроку 5 Дополнительные функции Access 3

Введение

Программа, MS Access изучается студентами на втором курсе в рамках следующих дисциплин: «Информационные технологии», «Базы и банки данных». Данные дисциплины изучаются студентами по специальности: 620100 – «Лингвистика и межкультурная коммуникация».

Изучаем Access (перечень тем в обучающей программе)

1. Основные принципы работы с Access

1. Запуск программы

2. Справочная система Access

3. Ознакомление с базой данных

4. Создание первой таблицы

5. Создание второй таблицы

6. Установление связей между таблицами

7. Выход из программы

1. Создание форм и запросов в Access

   1. Запуск программы

   2. Работа со справкой

   3. Создание запросов

   4. Создание формы

2. Модификация форм в Access

   1. Запуск программы

   2. Открытие базы данных

   3. Создание командных кнопок

   4. Создание вычисляемых полей

   5. Изменение внешнего вида формы

   6. Выход

4. Создание отчетов в Access

1. Запуск программы

2. Работа со справкой

3. Работа с мастером отчетов

4. Запрос для итогового отчета

5. Создание итогового отчета

6. Модификация отчета

5. Дополнительные функции Access

1. Запуск программы

2. Мастер для создания базы данных

3. Просмотр базы данных

4. Копирование таблицы в буфер обмена

5. Перенос таблицы в новую базу данных

6. Редактирование в режиме конструктора

7. Редактирование в режиме таблицы

8. Импорт данных из текстового файла

9. Запрос для обновления данных

10. Самостоятельная работа

6. Модификация отчетов и форм в Access

1. Запуск программы

2. Создание базы данных

3. Создание таблицы

4. Заполнение таблицы

5. Создание простой формы

6. Оформление формы

7. Создание отчета

8. Модификация отчета

7. Создание отчетов в Access

1. Запуск программы

2. Создание отчета №1

3. Создание отчета №2

4. Создание отчета №3

5. Выход

Список используемого программного обеспечения:

1. Серия «Практические курсы по информационным технологиям». Изучаем Access 2000. Издания компаний «Кирилл и Мефодий», «УНИАР» и Современный Гуманитарный Университет.

2. Microsoft Access 2007

Задание к уроку 1 Основные принципы работы с Access

Создание базы данных.

З апустите Access. Для этого нажмите на кнопку Пуск в левом нижнем углу экрана и последовательно выберите Программы  Microsoft Office Microsoft Office Access. Оказавшись в прикладном окне Access, выберите значок Новая база данных и выполните следующие действия:

• В правой части экрана щелкните по кнопке Поиск расположения для размещения базы данных

• На диске H:\ создайте новую папку, назовите ее Acc, перейдите в созданную папку.

• Замените предложенное системой имя База данных1 в поле имя файла на имя будущей БД, например teach.

• Щелкните по кнопке Создать.

• З акройте окно Таблица1, появляющееся по умолчанию.

На экране в рамках окна базы данных появляются четыре вкладки: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базами данных.

С оздание первой таблицы.

Для создания новой таблицы щелкните на вкладке Создание в разделе Таблицы, щелкните по кнопке Конструктор таблиц. Access перейдет в режим проектирования таблицы. В этом режиме для каждого поля создаваемой таблицы необходимо указать его имя и тип, можно также прокомментировать назначение поля в третьей колонке.

Создайте таблицу PREP, со следующими полями: FIO, Categ, Nagr, Contract.

• Поля FIO и Categ имеют текстовый тип данных. Это соответственно фамилии и инициалы преподавателей и их категории (профессор, доцент, ассистент, асс.к.т.н.).

• Тип поля Nagr - числовой. Это годовая нагрузка преподавателя, которая может изменяться в пределах от 0 до 999 часов.

• Поле Contract представляет собой дату заключения контракта с преподавателем и имеет тип Дата/Время.

• Размеры полей указываются в первой строке области Свойства поля. Укажите для FIO - 25 символов, для Categ - 10, для Nagr -целое, для Contract – Краткий формат даты.

• Для каждого из полей в его области Свойства поля введите значения элемента Подпись поля, например, Ф.И.О., Категория, Нагрузка, Дата контракта.

• Укажите, что все поля, кроме Nagr, должны быть заполнены (свойство Обязательное поле должно иметь значение Да).

• Для поля FIO задайте Условие на значение Like “* ?.?.” и Сообщение об ошибке - Ввод Ф.И.О. с ошибкой.

• Для поля Nagr задайте Условие на значение >=0 And <=999 и Сообщение об ошибке - Ошибка диапазона.

• Для поля Contract установите выбором из списка формат поля в значение Краткий формат даты и с помощью построителя маски Маску ввода - Краткий формат даты. При этом появится запрос на сохранение таблицы. Сохраните таблицу под именем PREP. На запрос о создании первичного ключа ответьте Нет.

З авершив спецификацию полей таблицы, создайте ее первичный ключ.

• Для этого щелкните слева от поля FIO, чтобы выделить его, а затем щелкните по кнопке Ключевое поле

• Сохраните созданную структуру таблицы, щелкнув по кнопке Office и выполнив команду Сохранить.

Теперь можно заполнять таблицу данными.

• Для этого перейдите из режима проектирования таблицы в режим ее заполнения, щелкнув по кнопке Режим и выбрав команду Режим таблицы.

Для перехода к новому полю и к новой строке используйте клавишу ТАВ.

Создание второй таблицы.

С оздайте таблицу PREP1 имеющую следующие поля FIO, FAK, DIS, GR выполнив копирование таблицы PREP в режиме базы данных, а затем удалив все поля кроме FIO и добавив новые поля FAK, DIS и GR.

Для этого вернитесь в окно БД закрыв окно таблицы PREP и сохранив при этом данные выполните:

• Выделите таблицу PREP и на вкладке Главная щелкните мышью по кнопке Копировать

• Затем щелкните мышью по кнопке Вставить, там же на Главной вкладке

• В диалоговом окне Вставка Таблицы введите имя таблицы PREP1, параметр вставки Структура и данные установлен по умолчанию, можно было бы скопировать только структуру или только данные;

• Щелкните OK

В списке таблиц БД teach появилась еще одна таблица с именем PREP1.

• Выберите ее и перейдите в режим Конструктора. В этом режиме удалите все поля таблицы PREP1 кроме FIO. Для этого выделите все ненужные поля и нажмите Delete. Access выведет диалоговое окно с предупреждением, что при удалении полей будет утрачено их содержимое. Щелкните Да, и удаление будет завершено. После удаления ненужных полей добавьте следующие поля:

• Укажите размер поля FAK – 4 символов, DIS – 5, GR – 4 символа.

• В качестве значений элементов Подпись поля введите соответственно Факультет, Дисциплина, Группа.

• Для всех полей кроме FIO укажите Да в качестве значения элемента Обязательное поле.

• Для поля GR задайте Условия на значение - Like “#[1-7]#[1-6]” и Сообщение об ошибке - Неверный номер группы.

• Сохраните созданную структуру таблицы и перейдите в режим ее заполнения.

Т.к. поле FIO является ключевым, то все данные для этого поля проиндексированы и упорядочены в алфавитном порядке, что не является правильным.

• Для устранения ошибки вернитесь в режим конструктора и снимите установку первичного ключа в таблице PREP1, щелкнув по пиктограмме ключа при выделенном поле FIO.

• Должны быть введены следующие данные:

Определение связей между таблицами.

• Вернитесь в окно БД, закрыв текущее окно таблицы PREP1. На вкладке Работа с базами данных щелкните мышью по кнопке Схема данных. Откроется пустое окно Схема Данных, а затем диалоговое окно Добавление таблицы.

• Выбирайте по очереди таблицы PREP и PREP1 и щелкайте по кнопке Добавить. Щелкните по кнопке Закрыть.

В окне Схема Данных появятся заголовки обеих таблиц со списками их полей. Таблица PREP должна быть связана с таблицей PREP1 отношением один-ко-многим (устанавливается по умолчанию), т.к. каждый преподаватель может вести несколько предметов и преподавать в разных группах. Для первичного ключа FIO таблицы PREP существует соответствующий ему внешний ключ FIO в таблице PREP1.

• Для установки связи щелкните по полю FIO таблицы PREP, перетащите и опустите его на поле FIO таблицы PREP1. В открывшемся диалоговом окне Связи щелкните по флажку Обеспечение целостности данных и по флажкам Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей. Для завершения процесса создания связи щелкните Создать.

• З акройте окно Схема данных. Вы завершили установку связей между таблицами БД и создание БД в целом.

• В списке БД Teach выберите таблицу PREP1. Щелкните правой клавишей мыши на таблице PREP1 и выберите строку контекстного меню Переименовать, введите новое имя таблицы DIS_GR.

• Перейдите в режим Конструктора для таблицы DIS_GR. Поместите курсор в ячейку с именем поля FIO. Измените его на PR.

• Преобразуйте тип поля GR в числовой, щелкнув на строке GR и выбрав из списка Тип данных – числовой.

• Самостоятельно обновите Схему данных с учетом нового названия таблицы DIS_GR.