Изучаем Access

2010

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение 2

Список используемого программного обеспечения: 3

Задание к уроку 1 Основные принципы работы с Access 4

Задание к уроку 2 Создание форм и запросов в Access 2000 8

Задание к уроку 3 Модификация форм в Access 2000 11

Задание к уроку 4 Создание отчетов в Access 14

Задание к уроку 5 Дополнительные функции Access 19

Введение

Программа, MSAccessизучается студентами на втором курсе в рамках следующих дисциплин: «Информационные технологии», «Базы и банки данных». Данные дисциплины изучаются студентами по специальности: 620100 – «Лингвистика и межкультурная коммуникация».

Изучаем Access (перечень тем в обучающей программе)

1. Основные принципы работы с Access

1. Запуск программы

2. Справочная система Access

3. Ознакомление с базой данных

4. Создание первой таблицы

5. Создание второй таблицы

6. Установление связей между таблицами

7. Выход из программы

1. Создание форм и запросов в Access

   1. Запуск программы

   2. Работа со справкой

   3. Создание запросов

   4. Создание формы

2. Модификация форм в Access

   1. Запуск программы

   2. Открытие базы данных

   3. Создание командных кнопок

   4. Создание вычисляемых полей

   5. Изменение внешнего вида формы

   6. Выход

4. Создание отчетов в Access

1. Запуск программы

2. Работа со справкой

3. Работа с мастером отчетов

4. Запрос для итогового отчета

5. Создание итогового отчета

6. Модификация отчета

5. Дополнительные функции Access

1. Запуск программы

2. Мастер для создания базы данных

3. Просмотр базы данных

4. Копирование таблицы в буфер обмена

5. Перенос таблицы в новую базу данных

6. Редактирование в режиме конструктора

7. Редактирование в режиме таблицы

8. Импорт данных из текстового файла

9. Запрос для обновления данных

10. Самостоятельная работа

6. Модификация отчетов и форм в Access

1. Запуск программы

2. Создание базы данных

3. Создание таблицы

4. Заполнение таблицы

5. Создание простой формы

6. Оформление формы

7. Создание отчета

8. Модификация отчета

7. Создание отчетов в Access

1. Запуск программы

2. Создание отчета №1

3. Создание отчета №2

4. Создание отчета №3

5. Выход

Список используемого программного обеспечения:

1. Серия «Практические курсы по информационным технологиям». Изучаем Access2000. Издания компаний «Кирилл и Мефодий», «УНИАР» и Современный Гуманитарный Университет.

2. Microsoft Access 2007

Задание к уроку 1 Основные принципы работы сAccess

Создание базы данных.

Запустите Access. Для этого нажмите на кнопкуПускв левом нижнем углу экрана и последовательно выберитеПрограммы  Microsoft Office Microsoft Office Access. Оказавшись в прикладном окне Access, выберите значокНовая база данныхи выполните следующие действия:

• Вправой части экрана щелкните по кнопке Поиск расположения для размещения базы данных

• На диске H:\создайте новую папку, назовите ееAcc, перейдите в созданную папку.

• Замените предложенное системой имя База данных1 в поле имя файла на имя будущей БД, например teach.

• Щелкните по кнопке Создать.

• Закройте окноТаблица1, появляющееся по умолчанию.

На экране в рамках окна базы данных появляются четыре вкладки: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базами данных.

Создание первой таблицы.

Для создания новой таблицы щелкните на вкладке Созданиев разделеТаблицы, щелкните по кнопкеКонструктор таблиц. Access перейдет в режим проектирования таблицы. В этом режиме для каждого поля создаваемой таблицы необходимо указать его имя и тип, можно также прокомментировать назначение поля в третьей колонке.

Создайте таблицу PREP, со следующими полями:FIO, Categ, Nagr, Contract.

• Поля FIOиCategимеюттекстовыйтип данных. Это соответственно фамилии и инициалы преподавателей и их категории (профессор, доцент, ассистент, асс.к.т.н.).

• Тип поля Nagr-числовой. Это годовая нагрузка преподавателя, которая может изменяться в пределах от 0 до 999 часов.

• Поле Contractпредставляет собой дату заключения контракта с преподавателем и имеет типДата/Время.

• Размеры полей указываются в первой строке областиСвойства поля. Укажите дляFIO-25символов, дляCateg-10, дляNagr-целое, дляContract–Краткий формат даты.

• Для каждого из полей в его области Свойства полявведите значения элементаПодпись поля, например,Ф.И.О.,Категория,Нагрузка,Дата контракта.

• Укажите, что все поля, кроме Nagr, должны быть заполнены (свойствоОбязательное поледолжно иметь значениеДа).

• Для поля FIOзадайтеУсловие на значениеLike “* ?.?.”иСообщение об ошибке-Ввод Ф.И.О. с ошибкой.

• Для поля NagrзадайтеУсловие на значение>=0 And <=999иСообщение об ошибке-Ошибка диапазона.

• Для поля Contractустановите выбором из спискаформат поляв значениеКраткий формат даты и с помощью построителя маски Маску ввода-Краткий формат даты. При этом появится запрос на сохранение таблицы. Сохраните таблицу под именемPREP. На запрос о созданиипервичного ключаответьтеНет.

Завершив спецификацию полей таблицы, создайте ее первичный ключ.

• Для этого щелкните слева от поля FIO, чтобы выделить его, а затем щелкните по кнопкеКлючевое поле

• Сохраните созданную структуру таблицы, щелкнув по кнопке Office и выполнив командуСохранить.

Теперь можно заполнять таблицу данными.

• Для этого перейдите из режима проектирования таблицы в режим ее заполнения, щелкнув по кнопкеРежими выбрав командуРежим таблицы.

Для перехода к новому полю и к новой строке используйте клавишу ТАВ.

Создание второй таблицы.

Создайте таблицуPREP1 имеющую следующие поля FIO, FAK, DIS, GRвыполнив копирование таблицыPREP в режиме базы данных, а затем удалив все поля кромеFIOи добавив новые поляFAK, DISиGR.

Для этого вернитесь в окно БДзакрыв окно таблицыPREPи сохранив при этом данные выполните:

• Выделите таблицу PREPи на вкладкеГлавнаящелкните мышью по кнопкеКопировать

• Затем щелкните мышью по кнопке Вставить, там же наГлавнойвкладке

• В диалоговом окне Вставка Таблицывведите имя таблицыPREP1, параметр вставкиСтруктура и данныеустановлен по умолчанию, можно было бы скопировать только структуру или только данные;

• Щелкните OK

В списке таблиц БД teachпоявилась еще одна таблица с именемPREP1.

• Выберите ее и перейдите в режим Конструктора. В этом режиме удалите все поля таблицыPREP1кромеFIO. Для этого выделите все ненужные поля и нажмитеDelete. Access выведет диалоговое окно с предупреждением, что при удалении полей будет утрачено их содержимое. ЩелкнитеДа, и удаление будет завершено. После удаления ненужных полей добавьте следующие поля:

• Укажите размер поля FAK–4символов,DIS–5,GR–4символа.

• В качестве значений элементов Подпись полявведите соответственноФакультет,Дисциплина,Группа.

• Для всех полей кроме FIOукажитеДав качестве значения элементаОбязательное поле.

• Для поля GRзадайтеУсловия на значение-Like “#[1-7]#[1-6]” иСообщение об ошибке-Неверный номер группы.

• Сохраните созданную структуру таблицы и перейдите в режим ее заполнения.

Т.к. поле FIO является ключевым, то все данные для этого поля проиндексированы и упорядочены в алфавитном порядке, что не является правильным.

• Для устранения ошибки вернитесь в режим конструктора и снимите установку первичного ключа в таблице PREP1, щелкнув по пиктограмме ключа при выделенном полеFIO.

• Должны быть введены следующие данные:

Определение связей между таблицами.

• Вернитесь в окно БД, закрыв текущее окно таблицы PREP1. На вкладкеРабота с базами данныхщелкните мышью по кнопкеСхема данных.Откроется пустое окноСхема Данных, а затем диалоговое окноДобавление таблицы.

• Выбирайте по очереди таблицы PREPиPREP1и щелкайте по кнопкеДобавить. Щелкните по кнопкеЗакрыть.

В окне Схема Данныхпоявятся заголовки обеих таблиц со списками их полей. ТаблицаPREPдолжна быть связана с таблицейPREP1отношениемодин-ко-многим(устанавливается по умолчанию), т.к. каждый преподаватель может вести несколько предметов и преподавать в разных группах. Для первичного ключаFIOтаблицыPREPсуществует соответствующий ему внешний ключFIOв таблицеPREP1.

• Для установки связи щелкните по полю FIOтаблицыPREP, перетащите и опустите его на полеFIOтаблицыPREP1. В открывшемся диалоговом окне Связи щелкните по флажкуОбеспечение целостности данныхи по флажкамКаскадное обновление связанных полейиКаскадное удаление связанных записей.Для завершения процесса создания связи щелкнитеСоздать.

• Закройте окноСхема данных. Вы завершили установку связей между таблицами БД и создание БД в целом.

• В списке БД Teachвыберите таблицуPREP1. Щелкните правой клавишей мыши на таблицеPREP1и выберите строку контекстного менюПереименовать, введите новое имя таблицыDIS_GR.

• Перейдите в режим Конструкторадля таблицыDIS_GR. Поместите курсор в ячейку с именем поляFIO. Измените его наPR.

• Преобразуйте тип поля GRвчисловой, щелкнув на строкеGRи выбрав из спискаТип данных–числовой.

• Самостоятельно обновите Схему данныхс учетом нового названия таблицыDIS_GR.