Управление инфорресурсами-конспект

Таблица 2.4

Функции информационных систем

Ключевые вопросы, над которыми стоит подумать:

Соответствуют ли информационные системы организации основным деловым целям?

Есть ли у менеджера вся необходимая информация о покупателях и рынках? Использует ли менеджер информационные системы для помощи в принятии решений?

Улучшаются ли информационные системы организации? Дают ли информационные системы организации конкурентное преимущество? Компьютеризированы ли информационные системы организации?

2.1.6.Продукция информационных технологий и систем

Врезультате применения информационных технологий к информационным ресурсам создается некоторая новая информация или информация в новой форме. Это про- информационныепродук- дукция информационной системы и инты и услуги формационной технологии, которая называется информационными продуктами и услугами.

Информационная услуга — получение и предоставление в распоряжение

пользователя информационного продукта. Информационный продукт выступает в виде специфической услуги, когда некоторое содержание предоставляется потребителю.

И информационным продуктом, и информационной услугой является информация, некоторое сообщение. Либо предоставление средств для получения информации (например, предоставление в аренду компьютеров).

Информационный продукт, услуга — «послание», носитель информации (экран, бумага, диск и т п.), предоставление в аренду вычислительных и коммуникационных устройств и т.д.

Информационный продукт или информационная услуга — специфическая услуга, когда некоторое информационное содержание в виде совокупности данных, сформированная производителем для распространения в вещественной или невещественной форме, предоставляется в пользование потребителю. Информационный продукт воплощает представление производителя (информационная модель) о конкретной предметной области, для которой он создан. Информационный продукт зафиксирован на материальном носителе (см.: 4, 5, 8). К информационным продуктам и услугам относятся:

Связь.

Информация — вид информационного продукта, включающий данные, знания, а также программные средства их обработки для познавательных целей. На рынке имеются следующие виды информации:

Деловая информация — биржевая, финансовая, политическая и хозяйственная информация (котировки ценных бумаг, валютные курсы, данные о рыночной ситуации и т.п.), статистическая информация (социальная, демографическая, экологическая и т.д.), коммерческая информация (по компаниям, продуктам, ценам, вакансиям и т. п.), управленческие данные и сообщения, оценки и рекомендации по принятию решений, рекламные сообщения.

Информация для специалистов, или профессиональная информация —

специальные данные для юристов, врачей, метеорологов и т.д., научнотехническая информация, доступ к первоисточникам. Потребительская информация — новости и литература (информация служб новостей, электронные журналы, справочники, энциклопедии), бытовая и потребительская информация (расписание транспорта, заказ товаров и услуг и т.п.), развлекательная информация (игры, телетекст, видеотекст, объекты художественной культуры в виде текстовой, визуальной и аудиопродукции). Услуги образования — компьютерные и некомпьютерные учебники, методические материалы, игры и т.п. для всех форм и ступеней образования.

Обеспечивающие информационные системы и средства — программные продукты, технические средства, разработка и сопровождение информационных систем и технологий; научнотехническая продукция в виде проектных, технологических, методических разработок, консультирование по различным аспектам информационной индустрии, подготовка источников информации в виде баз данных.

Развлечения — вид информационного продукта, представляющий результат творческой деятельности людей, который предназначен для обеспечения досуга и получения удовольствия. Основная тенденция в области создания информационных продуктов и услуг — усложнение и интеграция всех видов информационных продуктов и услуг. Слияние информации и средств развлечения.

Таблица 25

Примеры информационных продуктов и услуг

Приведем пример информационных услуг, основанных на различных базах данных (база данных — совокупность связанных данных, способ организации которых основан на общих принципах описания, хранения и манипулирования данными). Существуют различные виды информационных услуг в зависимости от характера информации в базах данных и способа организации хранения'

выпуск информационных изданий;

ретроспективный поиск информации (поиск по заявке пользователя, результат — информация на носителе);

традиционные услуги научно-технической информации (переводы, обзоры);

дистанционный доступ к удаленным базам данных и поиск в них информации;

подготовка и оказание информационных услуг (обработка данных, программное обеспечение, информационные технологии, информационные системы, телекоммуникационная и телефонная связь); услуги связи;

предоставление первоисточника.

Другая тенденция — создание пакета услуг разными фирмами.

При поставке баз данных по юриспруденции для юридической фирмы разработчиком специализированных баз данных другая фирма дополнительно разработала ряд функциональных модулей по автоматизации деятельности юридической фирмы в части работы с клиентами и архивом, которые установили на ту же компьютерную систему.

2.1.7. Рынок информационных продуктов и услуг. Информационный бизнес

Чтобы существовал рынок информационных продуктов и услуг, необходимо наличие продуктов и услуг, а также продавцов и покупателей.

Рынок информационных продуктов и услуг — система экономических,

правовых и организационных отношений по торговле информационными продуктами, номенклатура продуктов и услуг, условия и механизмы их предоставления, цены.

Предмет продажи и обмена: информационные технологии и системы, лицензии, патенты, товарные знаки, ноу-хау, инженерно-технические услуги, информация и прочие виды информационных услуг.

Потребители: юридические и физические лица.

Инфраструктура информационного рынка: совокупность секторов, каждый из которых объединяет группу людей или организаций, предлагающих однородные информационные продукты и услуги.

В настоящее время существует сфера бизнеса, посвященная информационным продуктам и услугам, — информационный бизнес.

Информационный бизнес — производство, торговля, посредничество в области информационных продуктов и услуг.

Функции информационного бизнеса: управление финансами и ведение учета, управление кадрами, материально-техническое снабжение, организация производства, маркетинговые исследования, лизинговые операции, консультационное обслуживание, страхование имущества и информации, организация службы информационной безопасности, сервисное обслуживание.

Тенденции развития рынка информационных услуг: изменения в составе покупателей и продавцов, расширение и интеллектуализация продуктов и услуг. (См.:

Введение в информационный бизнес / Под ред. В.П.Тихомирова, А.В.Хорошилова. — М.: Финансы и статистика, 1996. — 240 с.)

При покупке информационных технологий большинство покупателей руководствуются качественными критериями и интуицией, несмотря на наличие методики количественного анализа.

Для описания сегментов рынка информационных продуктов и услуг воспользуемся предложением Г. Поппеля, Б. Голдстайна (см.: 8) классифицировать сегменты этого рынка на основе двух характеристик: кому предназначены продукты и услуги и что делается с помощью информационных продуктов и услуг для потребителя.

Классификация сегментов рынка информационных технологий в зависимости от типа потребителей информационных продуктов и услуг:

Потребительский сегмент — передача информации и развлечений и потребление их частными лицами.

Сегмент взаимодействия — взаимодействие фирм—разработчиков информационного продукта (создание и эксплуатация сетей для распространения своей продукции, разработка стандартов и т.п.).

Сегмент обеспечения бизнеса — потребление продукции и услуг информационных технологий в ходе реализации различных видов деловой деятельности: закупки, производство — обслуживание, маркетинг, распространение продукции. Использование информационных технологий носит повторяющийся характер, интенсивное внедрение базируется на количественном анализе «стоимость — эффективность». Срок жизни систем 8—12 лет.

Интеллектуальная работа — потребление и передача информации среди менеджеров и других специалистов. Жизненный цикл изделий на этом сегменте короткий.

В рамках указанных сегментов рынка, осуществляются действия с помощью элементов информационных технологий, связанные с созданием информационных продуктов и услуг:

Транспортировка — организация физического потока информационного продукта различными средствами.

Перенесение с носителя на носитель — перенесение информационного продукта с одного носителя на другой (человек — ЭВМ и т.д.).

Хранение — сохранение информационного продукта электронными или традиционными средствами.

Обработка — преобразование информационного продукта. Информация — вид информационного продукта, включающий данные, знания, а также программные средства их обработки, которые предназначены главным образом для познавательных целей.

Развлечения — вид информационного продукта, предназначенный главным образом для обеспечения досуга и получения удовольствия.

Поскольку имеет место конвергенция сегментов рынка, то пересечение всех основных элементов информационных технологий и сегментов рынка информационных технологий дает представление о сферах распространения

основных областей информационных технологий. В [8\ такое пересечение называется «Решетка ИТ». Это позволяет определить границы спроса потребителей в отдельных областях продукции, прогнозировать рынки информационных технологий.

Поставщики информационных продуктов и услуг: предприятия по производству вычислительной техники, средств передачи и обработки информации; организации, занятые разработкой программного обеспечения, созданием, хранением и эксплуатацией баз данных; службы телекоммуникации, передачи и электронной обработки данных (см.: справочники «Вся компьютерная Москва», «Кто есть кто на компьютерном рынке»).

Составляющие рынка информационных продуктов и услуг: техническая и технологическая со-

баз данных» и др.

нормативно-правовая составляющая (законодательная база отношений на рынке: информационные ресурсы, системы, технологии, средства их обеспечения; их использование; защита информации и прав субъектов в области информационных процессов и информатизации; признание информационных ресурсов как материального продукта с возможностью его покупать и продавать и как объекта интеллектуальной собственности); информационная составляющая (справочные и рекламные средства для поиска нужной информации); организационная составляющая (элементы госрегулирования взаимодействия производителей и распространителей информационных продуктов и услуг).

2.1.8. Информационный менеджмент и его место в процессах и системах управления

Организации, которые серьезно занимаются тем, чтобы их персонал получал аккуратную, своевременную и полезную информацию на всех уровнях, более успешны, чем те, которые не следят

за этим. Процесс достижения подобной цели и называется информационным менеджментом. Информация при этом рассматривается как внутрифирменный ресурс, самостоятельный фактор производства. В связи с этим основное внимание уделяется

Рис. 2.6. Элементы и объекты информационного менеджмента

изучению, структуризации и использованию этого ресурса организацией. Информационный менеджмент охватывает планирование, организацию, координацию и контроль информационной деятельности организации и информационных процессов в ней с целью целенаправленного использования информации как ресурса.

2.2. Значение информационных технологий обеспечения управленческой деятельности для эффективной реализации информационного менеджмента

Информационный аспект функционирования и развития экономики приобретает все большее значение.

Однако необходимо отдавать себе отчет в том, что информационные технологии не решат всех управленческих проблем организации. Тем более что автоматизированные информационные технологии делают хорошие организации лучше, но могут сделать слабые организации еще слабее. При этом все преуспевающие организации имеют хорошие системы, как автоматизированные, так и неавтоматизированные. Их системы имеют большую ценность, обеспечивая хорошей качественной информацией, чтобы позволить принять эффективные решения.

Они предоставляют аккуратную быструю информацию, так что люди могут принимать действия для контроля над бизнесом. По мнению R.Hanage, они дают людям власть через информацию.

Таким образом, влияние информационной системы и применяемых информационных технологий огромно. Однако они не являются самоцелью. Они являются инструментом для решения задач организации.

Посмотрим, как это осуществляется в преуспевающих компаниях. В работе [лит. 44\ определяются четыре фактора успеха для таких организаций:

отслеживание критической информации; использование обобщенных показателей хода бизнеса ключевых индикаторов;

хорошие информационные системы; осуществление финансового контроля. Все эти факторы успеха связаны с информацией и информационным

менеджментом. Рассмотрим их подробнее.

В табл. 2.6 приводится пример отслеживания критической информации и использования ключевых индикаторов в двух компаниях.

Список критической информации. Осуществите следующие действия, чтобы понять, как идут дела в Вашей организации.

Почему покупатели покупают у Вас? Каковы их реальные потребности? Сделайте обзор отношений с покупателями, чтобы это выяснить.

Где существуют новые возможности? Где Вы получаете информацию о покупателях, конкурентах и развитии рынка?

Как Вы начинаете новый проект в бизнесе? Как Вы получаете информацию? Как Вы оцениваете этот проект? Какова его эффективность? Оцените эффективность Вашей стратегии в бизнесе.

Внутренние затраты. Где действительно растут внутренние затраты?

Следующий фактор успеха связан с хорошими информационными системами в организации.

Примеры повышения эффективности за счет хороших информационных систем, системы обработки текстов, платежных ведомостей, счетов, базы данньк покупателей, улучшения доступа к основной производственной информации для

всех, предоставления финансовой информации о каждом деловом секторе, базы данных конкурентных цен и скидок, базы данных обратной связи с покупателями и т.п.

Таблица 2.6

Критическая информация и ключевые индикаторы

Примеры улучшения основной деятельности: контроль работы оборудования, компьютерный дизайн.

Осуществление финансового контроля — четвертый фактор успеха. На первый взгляд этот фактор не относится к информационному менеджменту. Однако задача информационного менеджмента — в обеспечении точной информацией с заданной периодичностью для ответа на такие вопросы. Итак, ответьте на следующие вопросы:

Есть ли у Вас хорошие прогнозы по поводу потока наличных денежных средств?

Когда Вы рассматриваете новый проект, делаете ли Вы точные расчеты затрат и доходов?

Есть ли у Вас надежные способы оценки будущего дохода? Знаете ли Вы рентабельность каждого сектора Вашего бизнеса, принимая во внимание полезность его для других секторов?

Просматриваете ли Вы Ваши «взрывные» показатели регулярно?

Знаете ли Вы, где находятся средства компании — на складе, у кредиторов и

т.д.

Обсуждая значение информационных технологий обеспечения управленческой деятельности для эффективной реализации информационного менеджмента, мы хотели бы остановиться на ряде примеров, показывающих, как ведущие фирмы используют информацию для роста конкурентного преимущества.

Получаемые преимущества возможны в следующих областях. Рост эффективности за счет появления новых возможностей.

Обзор данных о покупателях

Член рабочей группы туристического аттракциона решила взглянуть на адреса людей, которые оставляли записи в книге посетителей (ее использовали большинство туристов). Она обнаружила, что почти все гости приезжали из ближайших окрестностей, тогда как почти все затраты на рекламу были сделаны с расчетом на туристов из других регионов. Компания переориентировала свою деятельность, сконцентрировавшись на обслуживании семейных заездов, а не на туристическом сервисе

Как видим, анализ информации привел к новому взгляду на бизнес, что вызвало серьезные изменения в нем и в его результатах.

Повышение внутриорганизационной производительности.

Существует много примеров улучшения производительности в результате применения информационных технологий. Приведем один из них (табл. 2.7).

Таблица 2.7 Изменения в использовании времени, вызванные применением информационных

технологий (в %)

Распределение времени торгового До внедрения После внедрения ИТ

Улучшение обслуживания клиентов.

Информация для клиентов может поощрять дальнейшие покупки и, наоборот, отпугивать покупателей.

Использование информации для обслуживания покупателей

Каждый из нас когда-либо покупал мебель, которую в разобранном виде доставляли на дом Отсутствие маркировок на пакетах с элементами мебели, «слепые» и плохо сделанные схемы свидетельствуют о том, что многие мебельные фабрики верят в наличие в каждой семье «умельца».

И наоборот Очень часто мы сталкиваемся с понятными инструкциями, продуманными ответами на возможные вопросы, предложением воспользоваться «горячей линией» связи с консультантами и т.п.

Другой пример — продажа кухонной мебели. Фирмы, производящие такого рода мебель, предлагают покупателю возможность подбора индивидуального комплекта мебели с помощью компьютерного моделирования его объемного размещения на кухне заказчика. Похожее использование информационных технологий связано с архитектурными проектами реконструкции зданий, с работой ландшафтных дизайнеров и т.п.

Улучшение управления бизнесом. Информационные технологии предоставляют новые возможности в управлении бизнесом.

Торговая фирма владеет несколькими небольшими магазинами. В ней создана автоматизированная информационная система, связывающая эти магазины в единую систему. Внедрение этой системы позволило осуществлять в каждом магазине обработку заказов, накладных и других данпых, автоматизировать учет продаж,

пополпение товаров, ведение бухгалтерского учета и многое другое. Информация от каждого магазина посылается в торговую фирму, что обеспечивает получение данных о всех магазинах. Обработка таких данных позволяет получать информацию, ранее недоступную. В результате торговая фирма в состоянии быстрее и точнее содействовать продажам, контролировать положение дел в магазинах, вести учет и т.п.

Другой пример. Большинство производителей верхнего женского трикотажа, имеющих собственные фирменные магазины, с помощью автоматизированной информационной системы учитывают и обрабатывают данные с кассовых аппаратов в магазинах о продажах конкретных типов своих изделий. Это позволяет запускать в производство очередную партию изделий определенного типа и цвета, которые в настоящий момент являются наиболее продаваемыми.

Отрицательный пример. Однако сама по себе автоматизация управления может не привести к желаемому результату, если осуществлена неверно или не до конца. Классическим примером в этом смысле является пример со складом. Поставщик запчастей держал несколько тысяч деталей на складе в непродуманно построенных больших помещениях. Он хотел работать с автоматизированной информационной системой и потратил деньги на ее создание. Но после внедрения такой системы, даже если компьютер показывал, что деталь есть на складе, не было никакой надежды ее быстро отыскать. Внедрение автоматизированной информационной системы в данном случае было ориентировано не на бизнес — цель всей системы, а на автоматизацию отдельных операций.

Разумеется, если мы имеем дело со складской системой при ремонтной службе аэропорта, где хранится десять авиадвигателей, то управление информацией в данном случае сводится к постановке хорошего бумажного учета. Вряд ли здесь будет полезен компьютер.

Надеемся, что теперь понятно, нужно ли Вам больше информации и нужны ли Вам изменения в информационной системе организации и применяемых информационных технологиях.

Как изменился Ваш бизнес благодаря использованию информационных технологий?

Изменился стиль предпринимательской деятельности. Улучшилось обслуживание покупателей. Изменилось использование производственных мощностей. Стало меньше ошибок ,в управлении. Больше гибкости благодаря автоматизации.

2.3. Ответственность менеджеров в области информационных систем и информационных технологий

Несмотря на постоянное изменение системотехнических решений при построении компьютеров и быструю смену их моделей, появление новых и новых программных продуктов, развитие концепций построения информационных систем, конкретный менеджер не всегда понимает, как ему применять компьютеры в управлении, а тем более— в области информатизации своей организации.

Для него существуют три базовых решения: ничего не делать с информационной системой; модифицировать существующую информационную систему; создавать новую информационную систему. Для решения возникших проблем менеджер может привлечь соответствующий персонал, но даже при высоком профессионализме этого персонала окончательное решение принимает менеджер, для чего ему необходимо обладать достаточными знаниями.

Ответственность менеджеров в области информационных систем и требования к их квалификации:

1.Понимание своего бизнеса и места в нем своей организации через информационные потребности.

В чем состоит предпринимательская деятельность организации? Реальный взгляд

на будущее организации и создание идей на продажу. Какова среда конкурентного предпринимательства в Вашей области?

2.Понимание возможностей современных автоматизированных и неавтоматизированных информационных систем и технологий. Каким образом нужно руководить отделом информационных

систем? Необходимость планирования информации и информационной архитектуры организации. Установление вероятностных характеристик частей системы. Увеличение технологического потенциала фирмы. Каковы задачи служащего главного информационного офиса и т.д.

3.Умение определить стратегию развития информационных систем.

Какова цель развития информационной системы? Какую концепцию развития Вы выбрали? Что и в какой последовательности необходимо делать?

4.Умение работать в современной информационной среде. Какими практическими

навыками работы в информационной среде Вы обладаете? Знаете ли Вы и работаете ли с базовыми инструментальными

средствами деловой информатики (крупноформатными электронными таблицами, текстовыми процессорами, СУБД, графическими пакетами, средствами коммуникации и обмена данными и т.п.)?

Вы должны быть способны улучшать свое дело с помощью правильного использования информации.

2.4. Эволюция информационных систем, технологий и информационного менеджмента

После определения основных положений, связанных с информационными системами и технологиями, прежде чем обсуждать способы их построения и эксплуатации в конкретной организации, необходимо понять, как развивались эти системы и технологии (см.: 7).

2.4.1. Основные этапы развития информационных технологий

До второй половины XIX-в. основу информационной технологии составляли перо, чернильница и бухгалтерская книга. Коммуникация (связь) осуществлялась путем направления пакетов (депеш). Продуктивность информационной обработки была крайне низкой: каждое письмо копировалось отдельно вручную, помимо счетов, суммируемых также вручную, не было другой информации для принятия решений.

На смену «ручной» информационной технологии в конце XIX в. пришла «механическая». Изобретение пишущей машинки, телефона, диктофона, модернизация системы общественной почты — все это послужило базой для принципиальных изменений в технологии обработки информации и, как следствие, в продуктивности работы. По существу «механическая» технология проложила дорогу к формированию организационной структуры существующих учреждений.

40—60-е годы XX в. характеризуются появлением «электрической» технологии, основанной на широком использовании электрических пишущих машинок со съемными элементами, копировальных машин на обычной бумаге, портативных диктофонов. Они улучшили учрежденческую деятельность за счет повышения качества, количества и скорости обработки документов. Многие современные учреждения базируются на «электрической» технологии.

Появление во второй половине 60-х годов больших производительных ЭВМ на периферии учрежденческой деятельности (в вычислительных центрах) позволило сместить акцент в информационной технологии на обработку не формы, а содержания информации. Это было началом формирования «электронной», или «компьютерной», технологии. Как известно, информационная технология управления должна содержать как минимум три важнейших компонента обработки информации: учет, анализ и принятие решений. Эти компоненты реализуются в «вязкой» среде — бумажном «море» документов, которое становится с каждым годом все более необъятным.