2.3. Функциональные задачи нижнего уровня управления. Производственный менеджмент

Процесс управления производством реализуется в рамках системы управления организацией. В системе управления выделяется производственный процесс (нижний уровень) и управленческие службы (верхний уровень) (рис. 2.7). Управленческий аппарат объединяет сотрудников, которые фор­мулируют цели, разрабатывают планы, устанавливают требования к при­нимаемым решениям и контролируют их выполнение.

 

 

 

 Рис. 2.7. Структура системы управления

 Задачей управления производственным процессом (производственного менеджмента) является выполнение планов, разработанных управленческим аппаратом. Например, в отделах, цехах, на участках преимущественно решаются производственные задачи, та­кие как оперативный учет, бухгалтерский учет, составление сводных ве­домостей учета материальных и нематериальных ценностей и прочее. Производство обеспечивает измене­ние состава, формы, конфигурации или внешнего вида используемого материала. Реализуется это через использование современных технологий, которые приводят к значительной экономии ресурсов (материальных, экономических и др.) и сокращению производственного цикла. Технология – это способ преобразования сырья в продукцию и услуги.

Внутренняя среда организации – это управленческая, экономическая и социальная ситуация. Характеристики внутренней среды: цели деятельности, внутренняя культура, производственная структура, трудовые ресурсы. Производственной структурой называется совокупность цехов и хозяйств, обеспечивающих предприятие. Структура организации как элемент внутренней среды характеризуется через взаимоотношение уровней и функциональных областей деятельности. В многоуровневой иерархической системе управления в функции низшего уровня входят следующие задачи:

-     сбор и обработка информации и непосредственное управление рабо­той оборудования и технологическими процессами с учетом команд, поступающих с вышестоящего уровня;

-     фиксация времени простоя оборудования с учетом причин простоя;

-     контроль за состоянием инструмента и учет его использования, учет числа обработанных деталей;

-     передача информации на уровень оперативного управления;

-     анализ наличия ресурсов для выполнения сформированных зада­ний;

-     оперативная корректировка режимов отдельных технологических про­цессов и выдача заданий по коррекции технических устройств низ­шего уровня;

-     контроль качества изделий;

-     прием и систематизация информации с управляющих устройств низ­шего уровня;

-     координация работы всех элементов системы в соответствии с полу­ченным заданием, и как следствие, мотивация;

-     передача информации на верхний уровень управления.

В зависимости от особенностей и масштаба предприятия каждая за­дача включает в себя значительное число отдельных задач, связанных с функцией учета. Оперативное планирование и управление производством неразрывно связано с оперативным учетом. Объектами оперативного учета являются:

·     выпуск продукции в соответствии с производственной программой;

·     материальные потоки для производственного процесса;

·     объемы готовой продукции и незавершенного производства.

Управленческий учет информационно связан с бухгалтерский учетом затрат в производстве, финансовым менеджментом и складским учетом. Управленческий учет представляет собой систему сбора, обработки и предоставления информации высшему менеджменту для принятия управленческого решения. Он также является информаци­онным инструментом для контроля управленческой деятельности пред­приятия и реализуется следующими действиями:

-     составлением плана реализации принятых решений;

-     контролем реализации плана;

-     анализом нового текущего состояния.

Оба компонента системы – верхний и нижний уровни – связаны пря­мой и обратной связью. Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой управленческим аппаратом объекту управ­ления. Директивная информация формируется управленческим аппара­том в соответствии с целями управления и информацией о внешней среде и о сложившейся внешней ситуации. Обратная связь выражается потоком отчетной информации о выполнении принятых решений. Отчет­ная информация формируется объектом управления и отражает внут­реннюю ситуацию объекта и степень влияния на нее внешней среды.

Обратная связь, увеличивающая влияние входа системы на ее выход, называется положительной. Обратная связь, уменьшающая влияние вхо­да системы на ее выход, называется отрицательной. Отрицательная обратная связь способствует восстановлению равновесия в системе, ко­гда оно нарушается внешним воздействием, положительная – вызывает большее отклонение, чем то, которое вызвало бы внешнее воздействие при отсутствии обратной связи.

Системы управления с обратной связью функционируют следующим образом. Выбирается управляющее воздействие, которое определяет требуемое состояние управляемого объекта. Информация о фактиче­ском состоянии управляемого объекта поступает по каналу обратной связи. Специальный орган сравнивает требуемое и фактическое состоя­ния и при несовпадении вырабатывает корректирующее управляющее воздействие. Системы, в которых управляющие воздействия каждого объекта управления влияют на реакцию управляемого объекта и на управляю­щие воздействия в других объектах управления, называются систе­мами многосвязанного управления.

Метод управления, основанный на использовании обратной связи, широко применяется в системах управления техническими объектами и в организационно-административных системах. Одним из главных его достоинств является работа элементов систем управления в условиях значительных изменений внешней среды, т. е. в условиях большого числа случайных воздействий различного вида.

По мере роста организации возникает необходимость в должностной иерархии менеджеров, менеджмент разделяется на все более мелкие элементы, происходит специализация управленческих функций в рамках профессиональной группы, развивается иерархия менеджмента. В практике управления принято выделять в связи с горизонтальным разделением труда (специализацией между областями менеджмента) следующие группы:

-     генеральные менеджеры (руководители) возглавляют подразделения организации и несут ответственность за общую деятельность организации или подразделений;

-     функциональные менеджеры (специалисты) несут ответственность за отдельные элементы деятельности организации (управление персоналом, маркетингом, производством и пр.);

-     аппаратные менеджеры отвечают за исполнение непроизводственных функций деятельности организации (финансы, персонал, правовые вопросы, закупки);

-     линейные менеджеры (служащие) несут ответственность за выполнение функций, напрямую связанных с производством или поставкой услуг потребителям.

Система управления функционирует на основе установленных доку­ментально или практически сложившихся правил (положения о подразделениях, должностные инструкции и пр.). На каждом уровне иерархии системы управления реализуется определенный набор функций управ­ления. Функциональная структура работ на каждом уровне неодинакова. При движении по обратной связи (от нижнего уровня к высшему) увеличивается количество и сложность задач по составлению планов, усложняется организация работы, повышается значение контроля. На нижнем и среднем уровнях менеджеры заняты координацией совместной деятельности работников, с ней тесно связана функция мотивации. Чтобы предприятие работало эффективно, необходимо заинтересовать в этом его сотрудников. Для этого руководитель должен следовать современным теориям мотивации – воздействовать на подчиненного через его реальные цели, жизненные установки и ожидания для создания эффективной мотивации производственной деятельности.

Более глубокое горизонтальное разделение труда менеджеров предполагает их специализацию по сферам деятельности, которые образуют подсистемы организации. В процессе управления решаются определенные ком­плексы задач, основные из них: управление финансами, управление производством, сбытом и снабжением, внутренними службами, кадрами.

Вертикальное разделение труда приводит к выделению менеджеров верхнего уровня – руководителей организации; среднего уровня – передаточных звеньев между верхним и низшим уровнями и низшего уровня, которым подчинены непосредственно исполнители. Руководители низового звена называются операционными. Они осуществляют разнообразные функции оперативного, ситуационного характера, отвечают за обеспечение производственного процесса всеми видами ресурсов и за работу с людьми. Средством достижения нормальных взаимоотношений между уровнями управления является делегирование полномочий, которое заключается в передаче полномочий сверху вниз лицам, которые принимают на себя ответственность за их выполнение.

Менеджеры нижнего уровня управления осуществляют управление первичными подразделениями: бригадами, сменами, цехами, участками.  К ним относятся мастера, бригадиры, менеджеры банков и др. Они несут ответственность за исполнение подчиненными ежедневных операций и участвуют в решении возникающих проблем. Нередко функции менеджеров нижнего уровня и непосредственного труда не разделяются. В этом случае ответственность по планированию или контролю за некоторыми видами деятельности возлагается на исполнителей.

Менеджеры, ответственные за управление прямыми рабочими операциями, заняты умственным и физическим трудом по организации производства и поставок товаров или услуг. Такой труд включает вспомогательную деятельность, квалифицированную или техническую работу, профессиональную или творческую деятельность. Чтобы выполнять свои сложные и ответственные функции, менеджеры должны иметь специальные знания и обладать способностью использовать их в повседневной работе. Требования к профессиональной компетенции менеджеров:

-     понимание природы управленческого труда и процессов менеджмента;

-     знание должностных и функциональных обязанностей, способов достижения целей и повышения эффективности работы;

-     умение использовать современную информационную технологию и средства коммуникации, необходимые в управленческом процессе;

-     владение искусством управления человеческими ресурсами;

-     владение искусством налаживания внешних связей;

-     способность к самооценке, умение делать правильные выводы и непрерывно повышать квалификацию.

Отечественные ученые предлагают требования к компетенции менеджеров условно разделить на две группы: первая группа – знания и умения (искусство) в области управления; вторая группа – способность работать с людьми и управлять ими.

В общем виде процесс управления во всех сферах деятельности представляет собой циклическую последовательность следующих эта­пов  (рис. 2.8): прогноза, планирования, реализации планов, учета и анализа результатов, коррекции и прогноза планов.

 

 

Рис. 2.8. Схема функционального управления организацией 

На верхнем уровне управления решаются стратегические задачи, например, составление прогнозов, которые определяют тенденции раз­вития предприятия на много лет вперед. На нижних уровнях, в цехах, отделах, на участках решаются преимущественно задачи тактические, такие как оперативно-календарное планирование, использование сис­тем стимулирования труда и пр. Такая дифференциация управленческих функций не отрицает уча­стия каждого из уровней в решении всех задач управления. Это объяс­няется тем, что стратегические и тактические задачи смыкаются с помощью реализации функций управления: планирования, организации, координации, мотивации и контроля исполне­ния. Функции управления – это направление или вид управленческой деятельности, характеризующийся обособленным комплексом задач и осуществляемый специальными приемами и способами.

.

8. Сущность и классификация организаций. Жизненный цикл организации и специфика управления на различных его этапах.