1.Теоретические основы производственного документооборота
1.1 Понятие и сущность документооборота
Деятельность любой организации (предприятия, учреждения), в том числе финансовая, отражается в различного рода документах. С учетом общественной значимости документирования управленческой деятельности, необходимости обеспечения эффективного взаимодействия государственных органов и организаций различных отраслей эти вопросы охватываются системой государственного регулирования на законодательном уровне и на уровне подзаконных нормативных актов. Вместе с тем значительная часть вопросов, связанных с организацией и технологией работы с документами, на государственном уровне не регламентируется, да и не должна регламентироваться. Данные вопросы составляют область корпоративного регулирования документационного обеспечения управления, которое должно быть направлено на создание системы работы с документами, учитывающей особенности документирования деятельности конкретной организации, характеристики ее структуры, персонала, технической базы, финансовые возможности, а также управленческие традиции и другие существенные факторы .
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело .
Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР от 29.07.83 г. N 105, под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота .
Документооборот – основа правовой стабильности бизнеса. Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые постоянно отвлекают людские и финансовые ресурсы организации, а, следовательно, поможет избежать возникновения многих судебных споров .
Все документы предприятия делятся на входящие, исходящие и входящие, внутренний и корпоративный. (см. рисунок 1)
Рис. 1 – Виды документов.
Входящие документы поступают на предприятие извне. Это могут быть указы вышестоящей инстанции, письма от деловых партнеров, резюме от ищущих работу.
Документы, поступающие на предприятие проходят:
первичную обработку;
предварительное рассмотрение;
регистрацию;
рассмотрение руководством.
После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям .
К обработке принимаются только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата .
Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций .
Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы документального обеспечения управления (ДОУ) с целью распределения поступивших документов на: направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия .
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
Исходящие документы предназначены для отправки в другие организации, службы и т.д. Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется .
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации .
Внутренние документы предназначены для работы с ними в пределах предприятия. Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.
Кроме того, документы классифицируются по назначению. Различают:
Организационные документы: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении предприятия.
Распорядительные документы: приказ, распоряжение, указание, инструкция.
Информационно-справочные документы: протокол, акт, письмо, докладная объяснительная..
Документы по личному составу: резюме, трудовые контракты, приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки, личное дело.
Договоры о материальной ответственности.
Исковые заявления .
Документооборот на предприятии регламентируется графиком, который по каждому документу должен содержать следующие разделы:
1) Порядок создания документа:
- количество экземпляров,
- ответственный за выписку
- ответственный за оформление,
- ответственный за исполнение,
- срок исполнения;
2) Порядок проверки документа:
- ответственный за проверку,
- кто представляет,
- порядок представления,
- срок представления;
3) порядок обработки документа:
- исполнитель,
- срок исполнения;
4) Порядок передачи документа в архив:
- исполнитель,
- срок передачи.
График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, усилению контрольных функций бухгалтерского учета и обеспечивает своевременность составления отчетности .
Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, таблицы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ .
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия. В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29.07.98 г. N 34н, требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации .