Сроки исковой давности

При назначении сроков хранения необходимо также учитывать и сроки исковой давности по тем видам исков, с которыми ваша организация (или другие компании, работающие в той же отрасли) уже сталкивалась или, с большой вероятностью, может столкнуться в будущем.

В отличие от обязательных сроков хранения, которые устанавливаются законодательством и нормативными документами, сроки исковой давности служат лишь определенным ориентиром: организация сама решает, нужно ли удлинять срок хранения документов свыше обязательного, и насколько.

Выбор срока хранения рекомендуется делать на основе анализа рисков, когда сопоставляются возможный ущерб из-за отсутствия документов, возможный ущерб из-за чрезмерно длительного хранения документов и дополнительные затраты на хранение документов. В этой работе должны принять участие все заинтересованные службы организации, такие как юридическая служба, служба документационного обеспечения управления (ДОУ), отдел внешне-экономической деятельности, группа анализа рисков и т.д.

Исковая давность не распространяется на требования вкладчиков к банку о выдаче вкладов. Что будет, если клиент принесет в суд договор об открытии вклада и заявление, что вклад он не получал, а банк ничего материального предъявить не сможет, т.к. согласно “Примерному перечню” все документы уничтожил? По неофициальным данным2, такие иски у банков уже выигрывались.

Международное законодательство, законодательства и нормативы зарубежных стран

В том случае, если документы имеют отношения к внешнеэкономической деятельности, при определении срока хранения необходимо учитывать требования международного и зарубежных национальных законодательств, под которые подпадает соответствующая деятельность. Здесь не обойтись без помощи юристов и специалистов по внешнеэкономической деятельности.

Следует принять во внимание, что сроки исковой давности по внешнеторговым контрактам могут отличаться от сроков, действующих на территории России. При определении срока исковой давности используются “Конвенция об исковой давности в международной купле-продаже товаров”, заключенная в Нью-Йорке в 1974 году, и Соглашение стран СНГ от 20.03.1992 г. “О порядке разрешения споров, связанных с осуществлением хозяйственной деятельности”

Определение сроков хранения в сложных случаях

Порой приходится сталкиваться с документами, конкретный срок хранения которых не определен ни законодательством, ни нормативами. В такой ситуации можно обратиться к опыту организаций, занимающихся аналогичной деятельностью, или использовать в качестве справочного материала рекомендации государственных органов.

После отмены “примерного перечня” для кредитных организаций большой массив документов остался без соответствующей нормативной поддержки. В этих условиях отмененный Перечень можно использовать как справочник общепринятой практики хранения документов, которой кредитные организации следовали на протяжении ряда лет. Не стоит торопиться и уничтожать все ставшие “неопределенными” бухгалтерские документы на основании закона о “О бухгалтерском учете”. “Не высовываться, быть как все” – не самый плохой метод выживания в наших российских условиях.

Самостоятельно выбранный срок хранения может быть узаконен решением экспертной комиссии организации.

Нормативы предписывают минимальный срок хранения, поэтому, исходя из интересов организации, можно назначить и более длительный срок хранения документов. Этой возможностью нужно пользоваться аккуратно, потому что в любой компании обязательно найдется несколько сотрудников, готовых хранить вечно все свои бумаги. Решение о продлении сроков хранения должно быть обосновано и вынесено на заседание экспертной комиссии организации.

Не стоит забывать о сохранении материалов по истории организации. Соответствующие документы, звукозаписи, видео- и фотоматериалы нужно собирать и хранить постоянно.

В ряде случаев документ подпадает под действие нескольких норм.

Ситуация разрешается просто, если каждая их этих норм требует хранения документов в течение строго определенного срока, тогда выбирается наиболее длительный срок хранения. Именно на него дается ссылка в номенклатуре дел.

В более сложном случае один или несколько сроков являются “условными”, т.е. срок хранения отсчитывается с момента наступления определенного события (исполнение обязательств по договору и т.п.). Здесь требуется уже более сложный контроль, обеспечивающий исполнение всех нормативных требований. В этом случае в номенклатуре дел нужно дать ссылки на все соответствующие нормативы.

Успех работы по правильному назначению сроков хранения в организации возможен только при слаженной работе целого ряда служб. Особенно важно наладить хорошее взаимодействие с юристами организации, тем более, что в нынешних условиях, когда перечни устарели, большое значение имеет оперативное получение информации о вновь издаваемых нормативных документах, содержащих требования к срокам хранения.

Работники службы ДОУ должны повышать свою юридическую грамотность и научиться самостоятельно анализировать нормативные документы с точки зрения их влияния на делопроизводство и документооборот. Регулярное посещение семинаров и конференций, чтение актуальных периодических изданий по делопроизводству помогает все время быть в курсе последних изменений.

Для серьезной аналитической работы нужен доступ к информационно-правовым системам типа “Гарант” и “Консультант Плюс”. Возможность общения с коллегами на Интернет-форумах позволяют оперативно получать свежую информацию (и сплетни!).

В спорных и сложных случаях могут помочь письменные запросы в Росархив и другие государственные инстанции. Желательно запрос составлять таким образом, чтобы у государственной организации было бы только два варианта ответа: “да” или “нет”. Не стоит спрашивать “Какой срок хранения мне установить для такого-то документа?”, поскольку чаще всего ответ будет содержать ссылку на общеизвестные нормативные документы. Правильнее спросить: “Нашей организацией установлен следующий срок хранения таких-то документов. Правильно ли мы поступаем?”. Лучше всего посылать запросы одновременно во все инстанции, которые могут быть заинтересованы в сохранности данных документов.

Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.

Пятая графа – « Примечания»  – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

              о заведении дел;

              о переходящих делах;

              о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;

              о выделении дел к уничтожению;

              о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.

При помещении в дело первого документа в графе «Примечания»  номенклатуры дел делается отметка о заведении дела («Дело заведено» ). Это позволит в конце года иметь точные сведения о количестве фактически заведенных дел.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.